12 jednoduchých trikov, ako robiť veci rýchlejšie v Exceli

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-13 02:52

Ako rýchlo pridať údaje, vytvoriť inteligentnú tabuľku alebo uložiť neuložený súbor.

1. Rýchlo pridajte nové údaje do grafu

Ak sa na hárku pre vykreslený diagram objavia nové údaje, ktoré je potrebné pridať, môžete jednoducho vybrať rozsah s novými informáciami, skopírovať ho (Ctrl + C) a potom vložiť priamo do diagramu (Ctrl + V).

2. Blesková výplň

Predpokladajme, že máte zoznam celých mien (Ivanov Ivan Ivanovič), ktoré musíte zmeniť na skrátené mená (Ivanov I. I.). Aby ste to dosiahli, stačí začať písať požadovaný text do susedného stĺpca ručne. Na druhom alebo treťom riadku sa Excel pokúsi predpovedať naše akcie a automaticky vykoná ďalšie spracovanie. Všetko, čo musíte urobiť, je potvrdiť stlačením klávesu Enter a všetky mená sa okamžite skonvertujú. Podobne môžete extrahovať mená z e-mailov, lepiť mená z fragmentov atď.

3. Kopírujte bez porušenia formátov

S najväčšou pravdepodobnosťou poznáte magickú značku automatického dopĺňania. Ide o tenký čierny krížik v pravom dolnom rohu bunky, za ktorý môžete skopírovať obsah bunky alebo vzorca do niekoľkých buniek naraz. Existuje však jedna nepríjemná nuansa: takéto kopírovanie často porušuje dizajn tabuľky, pretože sa skopíruje nielen vzorec, ale aj formát bunky. Dá sa tomu vyhnúť. Ihneď po potiahnutí čierneho krížika kliknite na inteligentnú značku - špeciálnu ikonu, ktorá sa zobrazí v pravom dolnom rohu skopírovanej oblasti.

Ak vyberiete možnosť Vyplniť bez formátovania, Excel skopíruje váš vzorec bez formátovania a nepoškodí rozloženie.

4. Zobrazenie údajov z excelovskej tabuľky na mape

V Exceli môžete rýchlo zobraziť svoje geodáta na interaktívnej mape, napríklad predaj podľa mesta. Ak to chcete urobiť, prejdite do obchodu Office Store na karte Vložiť a odtiaľ nainštalujte doplnok Mapy Bing. Môžete to urobiť zo stránky kliknutím na tlačidlo Get It Now.

Po pridaní modulu ho môžete vybrať z rozbaľovacieho zoznamu Moje aplikácie na karte Vložiť a umiestniť ho do pracovného hárka. Zostáva vybrať bunky s údajmi a kliknúť na tlačidlo Zobraziť miesta v module mapy, aby ste na nich videli naše údaje. Ak chcete, v nastaveniach pluginu si môžete vybrať typ grafu a farby, ktoré sa majú zobraziť.

5. Rýchly skok na požadovaný list

Ak počet pracovných hárkov v súbore presiahne 10, bude ťažké sa v nich orientovať. Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľné z tlačidiel posúvania kariet hárkov v ľavom dolnom rohu obrazovky. Zobrazí sa obsah a môžete okamžite prejsť na ľubovoľný požadovaný hárok.

6. Preveďte riadky na stĺpce a naopak

Ak ste niekedy museli presúvať bunky z riadkov do stĺpcov ručne, potom oceníte nasledujúci trik:

1. Zvýraznite rozsah.
2. Skopírujte ho (Ctrl + C) alebo kliknutím pravým tlačidlom myši vyberte „Kopírovať“(Kopírovať).
3. Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku, do ktorej chcete vložiť údaje, a z kontextovej ponuky vyberte jednu z možností Prilepiť špeciálne – ikonu Transponovať. Staršie verzie Excelu túto ikonu nemajú, ale problém môžete vyriešiť použitím možnosti Prilepiť špeciálne (Ctrl + Alt + V) a výberom možnosti Transponovať.

7. Rozbaľovací zoznam v bunke

Ak sa má v niektorej bunke zadať presne definované hodnoty z povolenej množiny (napríklad iba „áno“a „nie“alebo len zo zoznamu oddelení spoločnosti a pod.), dá sa to jednoducho usporiadať pomocou rozbaľovacieho zoznamu.

1. Vyberte bunku (alebo rozsah buniek), ktorá by mala mať takéto obmedzenie.
2. Kliknite na tlačidlo "Overenie" na karte "Údaje" (Údaje → Overenie).
3. V rozbaľovacom zozname „Typ“(Povoliť) vyberte možnosť „Zoznam“(Zoznam).
4. V poli „Zdroj“zadajte rozsah obsahujúci referenčné varianty prvkov, ktoré následne pri písaní vypadnú.

8. Inteligentný stôl

Ak vyberiete rozsah s údajmi a na karte „Domov“kliknete na „Formátovať ako tabuľku“(Domov → Formátovať ako tabuľku), potom sa náš zoznam prevedie na inteligentnú tabuľku, ktorá dokáže veľa užitočných vecí:

1. Automaticky sa roztiahne, keď sa doň pridajú nové riadky alebo stĺpce.
2. Zadané vzorce sa automaticky skopírujú do celého stĺpca.
3. Hlavička takejto tabuľky je pri rolovaní automaticky pevná a obsahuje filtrovacie tlačidlá na filtrovanie a triedenie.
4. Na zobrazenej karte „Návrh“v takejto tabuľke môžete pridať riadok súčtov s automatickým výpočtom.

9. Iskry

Sparklines sú miniatúrne grafy nakreslené priamo v bunkách, ktoré vizualizujú dynamiku našich údajov. Ak ich chcete vytvoriť, kliknite na tlačidlo Čiara alebo Stĺpce v skupine Krivky na karte Vložiť. V okne, ktoré sa otvorí, zadajte rozsah s pôvodnými číselnými údajmi a bunkami, v ktorých chcete zobraziť miniatúrne čiary.

Po kliknutí na tlačidlo "OK" ich Microsoft Excel vytvorí v určených bunkách. Na záložke „Návrh“, ktorá sa zobrazí, môžete ďalej prispôsobiť ich farbu, typ, povoliť zobrazenie minimálnych a maximálnych hodnôt atď.

10. Obnovte neuložené súbory

Predstavte si: zatvoríte správu, s ktorou ste sa popasovali s poslednou polovicou dňa, a v dialógovom okne, ktoré sa zobrazí "Uložiť zmeny do súboru?" zrazu z nejakého dôvodu stlačíte "Nie". Kancelária oznamuje váš srdcervúci výkrik, ale už je neskoro: posledných pár hodín práce išlo dole vodou.

V skutočnosti existuje šanca na nápravu situácie. Ak máte Excel 2010, kliknite na „Súbor“→ „Nedávne“(Súbor → Nedávne) a nájdite tlačidlo „Obnoviť neuložené zošity“v pravom dolnom rohu obrazovky.

V Exceli 2013 je cesta mierne odlišná: Súbor → Podrobnosti → Kontrola verzií → Súbor - Vlastnosti - Obnoviť neuložené zošity.

V ďalších verziách Excelu otvorte Súbor → Informácie → Správa zošita.

Otvorí sa špeciálny priečinok z útrob Microsoft Office, kde sa v takomto prípade ukladajú dočasné kópie všetkých vytvorených alebo upravených, no neuložených kníh.

11. Porovnanie dvoch rozsahov pre rozdiely a zhody

Niekedy pri práci v Exceli potrebujete porovnať dva zoznamy a rýchlo nájsť položky, ktoré sú v nich rovnaké alebo odlišné. Tu je najrýchlejší a najintuitívnejší spôsob, ako to urobiť:

1. Označte oba porovnávané stĺpce (podržte kláves Ctrl).
2. Vyberte kartu Domov → Podmienené formátovanie → Pravidlá zvýraznenia buniek → Duplicitné hodnoty.
3. V rozbaľovacom zozname vyberte možnosť Jedinečné.

12. Výber (úprava) výsledkov výpočtu pre požadované hodnoty

Už ste niekedy upravili vstupné hodnoty vo výpočte v Exceli, aby ste získali požadovaný výstup? V takých chvíľach sa cítite ako ostrieľaný delostrelec: stačí pár desiatok opakovaní „podstrelov – preletov“– a je to tu, dlho očakávaný hit!

Microsoft Excel to dokáže urobiť za vás rýchlejšie a presnejšie. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo „Čo ak“na karte „Údaje“a vyberte príkaz „Výber parametrov“(Vložiť → Analýza Čo keď → Hľadanie cieľa). V zobrazenom okne zadajte bunku, v ktorej chcete vybrať požadovanú hodnotu, požadovaný výsledok a vstupnú bunku, ktorá sa má zmeniť. Po kliknutí na „OK“Excel vykoná až 100 „záberov“, aby našiel požadovaný súčet s presnosťou 0,001.