Ako zabrániť tomu, aby vás písmená premohli

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Sú dve kategórie ľudí. Niektoré majú vo všetkom úplný poriadok: písmená sú zoradené, ikony na ploche sú usporiadané. Iní bez strachu otvoria schránku, pretože je tam celá vlna neprečítaných listov, ktorých je každým dňom viac a viac. Je však ľahké sa s nimi vyrovnať.

Obyčajné rozoberanie listov nenapraví situáciu, ak schránka vyzerá ako preplnená skriňa, ktorej dvere otvárate so zavretými očami, aby vám nič nevypadlo. Musíte zmeniť svoj prístup k práci s poštou. Potom môžete efektívnejšie tráviť čas, ktorý zvyčajne trávite nekonečným prúdom nových správ – na dôležitejšie úlohy.

Aby ste sa dostali zo zeme, najprv si položte dve otázky:

1. Prečo dostávate veľa e-mailov?
2. Čo vám bráni v ich rýchlej demontáži?

Na základe vašich odpovedí sa pustite do riešenia problému a použite niekoľko užitočných tipov.

Robiť rozhodnutia

Zablokovanie vašej poštovej schránky môže naznačovať problém s rozhodovaním. Mnoho ľudí jednoducho nie je ochotných prevziať zodpovednosť. Otázky, na ktoré treba odpovedať, odkladajú na neskôr, aby sa všetko vyriešilo v uvoľnenejšej atmosfére. Alebo si nájdu iné výhovorky, len aby teraz neposlali odpoveď.

Aby každý email nezačínal ospravedlnením za meškanie s odpoveďou, že sa list stratil medzi ostatnými alebo sa dostal do spamu (a vlastne zostal tichou výčitkou v schránke, trpezlivo čakajúc na moment, kedy otvoríte to znova), pracujte na sebe: rozhodujte sa.

Urobte pravidlo, že otvoríte list, okamžite urobíte, čo od vás vyžaduje, a okamžite napíšete odpoveď. A neklikajte na krížik, kým sa mail neodošle.

Zbavte sa prebytku

Môžete sa ľahko vyhnúť prijímaniu niektorých listov:

1. Odhláste sa z odberu nepotrebných správ, ktorým ste už dávno prestali venovať pozornosť. Je to otázka pár sekúnd a pár kliknutí: neprečítané listy s reklamnými materiálmi sa už nebudú hromadiť v schránke.
2. Vypnite upozornenia zo sociálnych sietí a rôznych webových služieb.
3. Presmerujte listy, ktoré dostanete na osobnú poštu od klientov, do inej poštovej schránky s uvedením adresy na webovej stránke vašej spoločnosti. Ďalším východiskom je vytvorenie samostatného formulára spätnej väzby.

Jedným slovom, urobte všetko pre to, aby sa z pošty nestala čierna diera, ktorá bez rozdielu nasáva všetko: potrebné aj zbytočné.

Prispôsobte filtre

Ak potrebujete bulletiny, aby ste sa dozvedeli o najlepších materiáloch z vašich obľúbených médií alebo zľavách v internetových obchodoch, môžete ich nechať. Odstráňte ho však z priečinka s doručenou poštou pomocou filtrov. Poštová služba pomocou nich sama odošle listy do potrebných priečinkov.

Základom pre filtrovanie môže byť adresa odosielateľa alebo napríklad kľúčové slová obsiahnuté v tele správy. Všetko závisí od toho, aký druh listov chcete odstrániť z hlavného poštového priečinka.

Nájdite iného správcu úloh

Poštová schránka by nemala nahradiť váš klasický zoznam úloh v notebooku alebo aplikáciu plánovača. Hneď ako dostanete list a spolu s ním nový prípad, presuňte ho z pošty do svojho zoznamu úloh.

Diktujte odpovede

Ak sú pre vás odpovede ťažké kvôli tomu, že sa vám nepáči proces písania listov, choďte inou cestou. Skúste použiť funkciu diktovania: technika zaznamená, čo chcete povedať, sama. A pre najmenej konzervatívnych ľudí vo vašom zozname kontaktov môžete dokonca odpovedať pomocou videí priložených k listu.

Otvorte poštu podľa plánu

Rady nie sú relevantné pre každého, pretože často musíte byť v kontakte 24 hodín denne, 7 dní v týždni. Pre niekoho to však môže byť stále užitočné.

Vyhraďte si časové rámce na posielanie pošty počas dňa. Potom odpovedzte naraz na všetky listy, ktoré prišli počas vašej neprítomnosti.

Nemeňte poštu na poznámkový blok

Telefónne čísla, heslá, adresy – to všetko by ste nemali mať uložené v útrobách poštovej schránky, ale byť po ruke: v zošite, v zozname kontaktov v smartfóne, na nálepkách nalepených na pracovisku. Preneste potrebné informácie z pošty tam, kde ich ľahšie nájdete: stále nie je príliš pohodlné používať vyhľadávanie podľa písmen.

Tiež si neposielajte listy s poznámkami. Mnoho ľudí to robí tak, že si do pošty zapisujú informácie, ktoré si treba zapamätať. Pridajte obrázky do príloh, ktoré chcete uložiť. V pošte hromadia listy s odkazmi na články, ktoré si chcete prečítať neskôr, keď príde čas.

V dôsledku toho je takýchto písmen toľko, že strácajú význam. Nikdy sa k nim nevrátia, pretože sa posúvajú v zozname nižšie - a čoskoro sa na ne zabudne.

Použite Tumblr alebo Pinterest na ukladanie krásnych fotografií a písanie poznámok v špeciálnych aplikáciách.

Dodržiavaním týchto pravidiel budete môcť udržiavať poriadok vo svojej schránke a optimalizovať čas strávený prácou s poštou.