7 najrušivejších vecí v kancelárii a ako sa s nimi vysporiadať

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Zvyšujeme svoju produktivitu a učíme sa, ako efektívne využívať čas v práci.

Smutné, ale pravdivé: Ľudia prokrastinujú v priemere 4 hodiny denne. Pri sedení v práci v skutočnosti používame infografiku: Koľko z pracovného dňa skutočne trávite prácou? len 60 % (alebo ešte menej) času na dokončenie dôležitých úloh a zvyšok robí nezmysly.

V roku 2008 Dr. John Taylor vymyslel termín „chronofág“(to znamená „požierač času“). A aby ste mohli ovládať svoj pracovný postup, musíte poznať nepriateľa zrakom.

Rozptyľovanie v kancelárii

1. Email

Priemerný pracovník v kancelárii dostane 88 e-mailov denne a približne 15-krát za ten čas skontroluje, ako kontrolujete e-maily, vďaka ktorým ste menej produktívni. Kontrola e-mailového účtu je akýmsi rituálom, s ktorým väčšina ľudí začína svoju prácu každé ráno.

Ale v skutočnosti je to čistá prokrastinácia. Keď vyhrabávame nánosy listov, máme pocit, že robíme niečo užitočné, no pravdou je, že nás to len odvádza od skutočne dôležitých úloh.

2. Sociálne siete

Všetci potrebujeme internet v našej kancelárii, aby sme mohli pracovať. Zamestnanci však milujú The State of Workplace Distractions, aby mohli používať web aj na osobné použitie. Napríklad vystrájať sa na sociálnych sieťach.

28 % zamestnávateľov v prieskume CNBC.com uviedlo, že prepustili svojich zamestnancov za zneužívanie sociálnych médií a online nakupovania počas pracovnej doby. Online zábava teda nielen odpútava vašu pozornosť, ale môže spôsobiť aj stratu zamestnania.

3. Prestávky na kávu

Máte radi kávu s kolegami uprostred pracovného dňa? Stavím sa, že áno. Prestávky na kávu vám môžu pomôcť spojiť sa s ľuďmi okolo vás a vo všeobecnosti sú len príjemné.

Priemerný pracovník míňa Je prestávka na čaj v práci dobrá pre produktivitu? 24 minút denne na prípravu a pitie čaju alebo kávy. K tomu si pridajte povinné rozhovory s ostatnými zamestnancami, bez ktorých sa žiaden čaj nezaobíde. Strašná strata času.

4. Stretnutia a stretnutia

Pri práci v kancelárii sa určite neustále zúčastňujete najrôznejších stretnutí a rokovaní a zúčastňujete sa mnohých diskusií. Aj keď sú takéto zásahy nevyhnutné, často sú desivo neúčinné.

V práci strácate veľa času, dokázalo sa, že ľudia strávia na stretnutiach a stretnutiach približne 31 hodín mesačne. Len si predstavte, koľko užitočného môžete v tomto období urobiť.

5. Kolegovia

Práca na diaľku má svoje nevýhody, no tu je jednoznačné plus – ticho a samota. V kancelárii ste o tento luxus ukrátení. Spolupracovníci okolo vás sú jedným z najväčších rušivých prvkov, najmä preto, že ich nemôžete ovplyvniť.

Vaši kolegovia môžu byť otravní svojimi nekonečnými konverzáciami, hlasnou hudbou, chatovaním po telefóne alebo nepríjemnými návykmi, ako je žuvanie kancelárskych potrieb. Tiež radi rozptyľujú vašu pozornosť uprostred práce. O akom stave toku tu môžeme hovoriť?

6. Hluk

Hladiny hluku z prostredia výrazne ovplyvňujú našu produktivitu. A kancelária je plná jeho zdrojov: zariadení, ktoré vydávajú hlasné signály, zvuky ulice z okien a zhovorčivých kolegov. Hluk na pracovisku môže podľa amerického Národného inštitútu pre bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci zvýšiť hladinu stresu a spôsobiť úzkosť.

7. Hlad

Výživa ovplyvňuje nielen vaše fyzické, ale aj duševné zdravie. Preto by ste na pracovisku nemali hladovať. Možno si myslíte, že prestávka na obed je strata drahocenného času, ale nie je to tak. Hlad negatívne ovplyvňuje vašu schopnosť sústrediť sa a sústrediť sa, čo znižuje vašu produktivitu.

Spôsoby, ako sa s nimi vysporiadať

1. Usporiadajte si svoje pracovisko

Neporiadok na pracovnej ploche môže spôsobiť stres a brániť vašej produktivite. Preto sa snažte zabezpečiť si prijateľné pracovné podmienky.

Pracovníci kancelárie vytvárajú každý deň obrovské množstvo súborov: poznámky, správy, prezentácie – je ľahké sa stratiť v celom tomto chaose. Zorganizujte si to všetko do systému: strávte trochu času organizovaním údajov, ale potom vás nimi okamžite prevedieme. Guru produktivity David Allen napríklad odporúča svoj GTD systém na upratanie papierov. Ale môžete si vytvoriť svoj vlastný - hlavná vec je, že je to pre vás výhodné.

2. Postarajte sa o zvukovú izoláciu

Zamestnanci, ktorí po telefóne diskutujú o dôležitých problémoch, môžu kolegov veľmi znepokojovať, aj keď hovoria veľmi potichu. Ak teda vlastníte vlastnú kanceláriu, zabezpečte na pracovisku prijateľné odhlučnenie a efektivita vašich podriadených sa výrazne zvýši. Môžete tiež vytvoriť špeciálne izolované miesto v miestnosti na telefonovanie.

Ak ste radový zamestnanec, kúpte si slúchadlá alebo štuple do uší, aby ste sa pred okolitým hlukom aspoň trochu ochránili. A ušetrite svojich kolegov: opustite kanceláriu, keď prijmete hovory.

3. Kontrolujte si poštu menej často

Skontrolujte svoj e-mail dvakrát alebo trikrát denne, nie viac. Nastavte si kontextové upozornenia, aby vás pri práci nerozptyľovali. Vedci zistili, že kontrola e-mailov menej často znižuje stres, že tí, ktorí kontrolujú svoje e-maily menej často, sú menej stresovaní.

4. Usporiadajte videokonferencie

Zatiaľ čo 23 % zo 7 bláznivých štatistík o kancelárskej produktivite, ktoré skúmal zdroj CareerBuilder medzi kancelárskymi pracovníkmi, považuje konferencie za stratu času, stále sa to nezaobíde bez spoločnej diskusie o pracovných chvíľach. Ak chcete zostať v kontakte s kolegami bez toho, aby vás rozptyľovali, usporiadajte videokonferenciu. Je to oveľa lepšie ako valné zhromaždenia v nejakej kancelárii, kde inde musíte ísť, nechať všetko a čakať na zvyšok.

V štúdii spoločnosti Highfive ČO SA SKUTOČNE STANE POČAS VAŠICH KONFERENČNÝCH HOVOROV (INFOGRAFICKÉ) 94 % respondentov uviedlo, že nahradenie tradičných stretnutí videokonferenciami im pomáha zvýšiť produktivitu. Počas takýchto stretnutí sa ľudia menej nudia a sú viac sústredení a tento formát komunikácie zaberie oveľa menej času. Na stretnutie s kolegami nemusíte opustiť svoje miesto a zároveň môžete pokračovať v práci.

5. Sledujte, kde trávite čas

Častokrát, keď preberáme konkrétnu kancelársku úlohu, míňame na ňu viac zdrojov, ako si zaslúži. Používajte aplikácie na sledovanie času, aby ste boli produktívnejší. To vám povie, kedy robíte nezmysly a kedy robíte užitočné veci. Existuje veľa bezplatných nástrojov, ktoré vám to pomôžu kontrolovať.

6. Pauza každých 25 minút

Nemali by ste pracovať na opotrebovanie: z dlhodobého hľadiska je to nerentabilné. Prepracovanosť znižuje vašu bdelosť a schopnosť sústrediť sa. Urobte si prestávky na odpočinok od práce, ale prestávky sú kontrolované - inak riskujete stratu drahocenného času.

Použite techniku Pomodoro, aby ste sa rozhodli, kedy si dať prestávku. Táto metóda odporúča urobiť si päťminútovú prestávku po každých 25 minútach namáhavej práce. Takto budete môcť efektívne využiť svoj čas a urobiť viac. Môžete použiť časovač, ktorý vám pomôže zapamätať si, kedy máte odpočívať a kedy pracovať.