Prečo zoznamy úloh nefungujú a ako to opraviť

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Ak chcete byť produktívni, sústreďte sa na čas, nie na úlohy.

Dobrý time management znamená získať viac výsledkov za kratší čas. Populárny blogger a podnikateľ Thomas Oppong vysvetľuje, ako robiť dobré plány na dosiahnutie svojich cieľov a prečo jednoduché zoznamy úloh môžu len brániť produktivite.

Prečo bežné zoznamy úloh nefungujú

V jednoduchom zozname úloh neuvádzate, ako dlho bude trvať dokončenie akejkoľvek úlohy. A s najväčšou pravdepodobnosťou začnete s malými a nekomplikovanými, ktoré nezaberú viac ako päť minút.

Postupne prichádzate na to, že zas a znova preberáte len jednoduché veci a dôležité a časovo náročné neustále odkladáte na neskôr. Vďaka tomu sa veľké projekty nepohnú. A väčšina bodov plánu zostáva nenaplnená, pretože k nim naďalej pridávate nové bez toho, aby ste mali akýkoľvek systém kontroly.

Tu sa spúšťa Zeigarnik efekt, podľa ktorého si ľudia lepšie pamätajú nedokončené alebo prerušené úkony ako vykonané. To znamená, že myšlienky na nedokončené úlohy z to-do listu vám budú stále víriť hlavou, kým ich nesplníte. Bude vás prenasledovať obsedantný pocit, ktorý sťažuje sústredenie sa na vykonanie práce. To môže v konečnom dôsledku viesť k stresu a nespavosti.

Ako efektívne plánovať

Opíšte svoj ideálny deň

Jason Womack, výkonný tréner, rečník a autor o produktivite, odporúča svoj prístup k organizácii procesu na dosiahnutie cieľa. Navrhuje napísať scenár dokonalého dňa, na ktorý by ste sa mali sústrediť. Uvedomenie si, že ideál je pre vás, vás motivuje k práci.

Ak chcete vytvoriť skript, odpovedzte na nasledujúce otázky.

• Ako chceš stráviť deň?
• Aké úlohy presne treba dnes splniť?
• Kedy ste najproduktívnejší?

Na základe odpovedí si môžete pracovný čas rozdeliť na segmenty, z ktorých každý bude obsahovať určité úlohy z vášho to-do-listu.

Táto metóda vám pomôže efektívnejšie pracovať so zoznamom úloh a včas riešiť naliehavé a dôležité úlohy.

Naplánujte si všetko do kalendára

Aby boli vaše zoznamy úloh pre vás čo najefektívnejšie, nerobte si jednoduché plány bez termínov a termínov, ale naučte sa používať kalendár rozumne.

Podrobne opíšte nasledujúci deň alebo celý týždeň. Zaznačte si všetky svoje veci do kalendára a žite podľa vytvoreného harmonogramu. Pomôže vám to rozhodnúť sa, ktorý projekt budete riešiť ako prvý a či môžete pridať ďalšie úlohy.

Namiesto zvyčajného uprednostňovania vytvorte položky plánu formulárov s dátumom a presným časom – najmä pri najdôležitejších úlohách. To dá pocit naliehavosti a budete ich môcť dokončiť do určitého bodu.

Vyhodnoťte každú úlohu

Ak neanalyzujete, ako trávite každý deň, je pravdepodobné, že väčšinu z toho premrháte.

Jedným z dôležitých pravidiel produktivity je nenechať úlohu trvať dlhšie, ako je potrebné.

Pre efektívny time management nestačí len vedieť, čo je potrebné urobiť. Treba zvážiť, ako dlho to bude trvať. Je lepšie povedať: „Dnes mám na to len 40 minút,“namiesto plánovania vecí v jednoduchom poradí dôležitosti bez konkrétnych termínov.

Pridajte do svojho zoznamu úloh odhad, ako dlho bude trvať dokončenie každej položky. Skúste si naplánovať každú minútu od 8:00 do 17:00. Vopred si stanovte, kedy budú prestávky. Naplánujte si kontrolu upozornení, e-mailov a sociálnych médií.

Môže sa zdať, že táto činnosť je len stratou času. Ale v skutočnosti nastavuje latku, ktorú sa snažíte splniť. V dôsledku toho uvidíte, že vaša koncentrácia sa zlepšila.

Sledovanie toho, koľko času venujete úlohám, môže byť pre vás skutočným objavom. To bude definovať štýl vašej práce a môže ho zlepšiť. Pomáha vám tiež pochopiť, v ktorú dennú dobu ste viac alebo menej efektívni.

Meranie je prvým krokom potrebným na monitorovanie a konečné zlepšenie výkonu. Ak nemôžete niečo zmerať, nemôžete to pochopiť. Ak niečomu nerozumiete, nemôžete to ovládať. A ak to neviete ovládať, určite to nemôžete zlepšiť.

James Harrington podnikateľ, špecialista na riadenie procesov

Analyzujte svoj čas a potom si ho môžete správne prideliť.

Časová os

Otvorte si plánovač dňa alebo aplikáciu na plánovanie a pridajte si termíny do zoznamu úloh. Každému priraďte úroveň priority.

A aby ste pochopili, čomu sa oplatí venovať viac času, odpovedzte si na niekoľko otázok:

• Aké úlohy zaberú menej ako 20 minút?
• Aké úlohy zaberú viac ako hodinu?
• Čo je najlepšie robiť ráno, keď máte najviac energie?

Teraz namiesto „Dokončiť návrhový projekt“napíšte „Dokončiť návrhový projekt za dve hodiny“. Aj keď to nestihnete dokončiť, aspoň sa odlepíte od zeme bez toho, aby ste nad tým strávili celý deň.

Ak nemáte za cieľ dokončiť úlohu v konkrétny dátum, naplánujte si, že tomu venujete každý deň určitý čas. A potom prejdite na ďalšie rovnako dôležité veci. Postupne sa tak môžete zbaviť veľkých úloh.

Rozdeľte veľké úlohy na menšie

Niektoré úlohy môžu trvať hodiny alebo dokonca dni. Ak máte pred sebou veľký projekt, nájdite si pár minút na premyslenie. Z akých častí sa skladá? Koľko úsilia to vyžaduje a ako dlho to bude trvať? Napíš to.

Ďalej rozdeľte projekt na niekoľko úloh s jasným termínom a riešte ich jednu po druhej, kým nebude dokončený. Čím viac malých akcií dosiahnete, tým sa budú zdať uskutočniteľnejšie.

Keď sa z neprístupného množstva práce stane niečo malé, mozog sa sústredí na to, čo treba urobiť práve teraz – na konkrétnu úlohu a malý cieľ. Preto je lepšie usporiadať šprinty 40-60 minút s krátkymi prestávkami.

Pracujte na jednej úlohe naraz

Venujte tomu plnú pozornosť a potom budete môcť byť čo najefektívnejšie.

Mark Murphy z Forbes vysvetľuje: „Keď sa ľudia dokážu vyhnúť prerušeniam práce, je 67 % šanca, že nadobudnú dojem, že ‚dnes bol veľmi produktívny deň‘.

Naozaj má zmysel pracovať hodinu na jednej úlohe bez rozptýlenia. Môže to byť ťažké, najmä ak neustále dostávate upozornenia alebo musíte odpovedať na otázky kolegov.

Napríklad technika Pomodoro pomáha sústrediť sa na prácu. Zahŕňa 25 minútové pracovné šprinty s krátkymi 5 minútovými prestávkami. Po niekoľkých takýchto prístupoch sa môžete úplne uvoľniť.

Táto metóda nie je univerzálna: trvanie koncentrácie a štýl práce sú u každého iné. Vyskúšajte teda rôzne techniky time managementu a držte sa tej, ktorá vám osobne vyhovuje.

Ak ste napríklad ráno produktívnejší, odložte úlohy, ktoré vám zaberú viac času. Pomôže vám to byť organizovanejší a dosiahnuť viac.