Prečo zoznamy úloh nefungujú a čo s tým robiť

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Tu je niekoľko tipov, ako premeniť svoje „telo“z jednoduchého notebooku na výkonný nástroj na rozhodovanie, plánovanie a analyzovanie priebehu zadaných úloh.

Správa zoznamov úloh už nemôže byť jednoduchšia. Napísal som svoje záležitosti do stĺpca a potom si to jednoducho vezmite a prečiarknite, ako to robíte. čo ti ešte napadne?

Ak sa však pozriete na množstvo rôznych desktopových, mobilných a webových aplikácií, ktoré implementujú tento koncept, je jasné, že všetko nie je vôbec také jednoduché. Napriek všetkej rozmanitosti nástrojov a funkcií zoznamy úloh stále nefungujú! Možno len neviete, ako ich použiť?

Všetci ľudia začínajú používať správcov úloh v momente, keď cítia, že ich každodenná rutina sa mení na chaos. Začnú zabúdať na dôležité veci, pletú si poradie úloh a zadaní, sklamú kolegov a meškajú na rande. V takejto chvíli si človek vyberie "tudušku" podľa svojho vkusu a snaží sa vniesť do svojho života organizáciu. A spravidla sa mu to najskôr darí. Ale uplynie nejaký čas a zoznamy úloh prestanú fungovať a pôvodný neporiadok sa vráti k životu.

Prečo sa to deje?

Ide o to, že správcovia úloh sú len nástroj. Ktoré je potrebné správne nastaviť, aby dobre fungovalo. A tu je niekoľko tipov, ako na to.

1. Zdieľajte

V žiadnom prípade by ste nemali hádzať všetky svoje veľké a malé veci do jedného veľkého, dlhého zoznamu. Nie je nič deprimujúcejšie, ako premýšľať o svojom zozname úloh s desiatkami záznamov. V tomto prípade má pravdepodobnosť, že sa niekedy dostaneme na koniec zoznamu, k nule. Rôzne štúdie produktivity vo všeobecnosti naznačujú, že počet vašich úloh na jednom hárku by nemal presiahnuť 7-8 kusov. Preto oddeľte zoznamy úloh podľa kategórie, projektu, témy, naliehavosti a ďalších kritérií.

2. Pridajte termíny

Podľa Parkinsonovho zákona práca vždy zaberie toľko času, koľko jej venujete. Udržiavanie zoznamu úloh má preto zmysel len vtedy, ak si ku každej položke napíšete približný čas vykonania. Áno, v skutočnosti môžu existovať odchýlky; áno, v niektorých dňoch sa veci pokazia, ale väčšinou tento prístup funguje. Po zadaní približného času na dokončenie konkrétnej úlohy sa podvedome budete snažiť jej zodpovedať, čo radikálne mení pravidlá hry. Vyskúšajte to a budete prekvapení, aký silný môže byť váš zoznam úloh.

3. Uprednostnite

Tento bod je jednoduchý a priamočiary. Vybavujeme predovšetkým dôležité veci, malé a nie súrne – ak máme čas. Zostáva len uprednostniť váš zoznam a urobiť to správne. Sú to predsa veľmi naliehavé záležitosti, no pre vás úplne nepodstatné. A deje sa to aj naopak. Preto vám ponúkame nasledujúcu prioritu:

• dôležité a naliehavé záležitosti;
• dôležité, ale nie naliehavé;
• naliehavé, ale nie veľmi dôležité;
• nie súrne a nedôležité.

4. Vyhodnoťte

A posledným pravidlom na tomto zozname, ale nie najmenej dôležitým, je potreba analyzovať a vyhodnotiť plnenie vášho zoznamu. Nesnažte sa okamžite skryť a zabudnúť na dokončenú úlohu navždy. Skúste si na konci každého týždňa vyhradiť pár hodín a na konci mesiaca možno aj celý deň na bilanciu. Vyberte si preškrtnuté prvky z archívu a zhodnoťte, čo vám dalo ich realizáciu.

• Ako dobre a rýchlo ste robili svoju prácu?
• Dalo sa to urobiť lepšie, alebo to možno vôbec nemalo stáť za to?
• Ako ďaleko ste pokročili k svojmu cieľu?
• Čo je potrebné urobiť, aby ste sa posunuli o krok ďalej?

Keď odpoviete na tieto a podobné otázky, váš zoznam pre vás nadobudne úplne iný význam. Premení sa z jednoduchého zápisníka „aby ste na niečo nezabudli“na výkonný nástroj na rozhodovanie, plánovanie a analýzu úspechov.