5 hlavných chýb v time managemente, ktoré nám bránia stihnúť všetko

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Urobíme si zoznam úloh a snažíme sa dodržať harmonogram, nech sa deje čokoľvek. Ale bez ohľadu na to, ako veľmi sa snažíme, stále sa objavia nové a naliehavé úlohy. Zoznam je čoraz dlhší a my sa nemôžeme zbaviť pocitu, že čas sa nám doslova vymyká z rúk. Poďme teda prísť na to, aké chyby robíme najčastejšie a ako si správne manažovať čas.

1. Neuprednostňujeme

Samozrejme, zoznam úloh je efektívny spôsob, ako si usporiadať myšlienky o tom, čo treba urobiť. Ak však neuprednostňujete, to najdôležitejšie vám môže jednoducho z oka vypadnúť. Musíte pochopiť smer, účel svojej činnosti a nepreskakovať z jednej úlohy na druhú. Nevhodné stanovenie priorít môže veľa napovedať o súčasnom pracovnom prostredí.

Mnoho ľudí pracujúcich v tíme sa cíti nepríjemne, keď ich nadriadení alebo kolegovia žiadajú, aby niečo urobili: odkladajú svoje aktuálne úlohy, nestanovujú si priority a potom nedržia svoj harmonogram. Preto, ak si plánujete deň, týždeň či mesiac, položte si otázku, čo je pre vás v tomto období najdôležitejšia úloha.

Často sa stáva, že práca na dôležitej úlohe zaberie všetky myšlienky a postupne prechádza do prokrastinácie. Pretože to zvyčajne vyžaduje vážne duševné úsilie a úplné sústredenie. Je oveľa lákavejšie robiť celý deň malé päťminútové úlohy ako jedna veľká úloha, ktorá nie je jednoduchá, hoci v konečnom dôsledku prináša veľa návratnosti.

2. Preceňujeme svoje sily

Preceňovanie svojich možností je v time managemente známy hriech. Keď si myslíte, že úloha zaberie nanajvýš pár minút, ale zaberie vám to aspoň pol hodiny. Aby ste sa tejto situácii vyhli, pred začatím práce si niekam zapíšte, koľko času sa tomu chystáte venovať.

Ak úloha trvá 25-30 minút, určite ju zaraďte do plánu.

Ďalší tip: dvakrát si premyslite, ako dlho môže úloha skutočne trvať.

Ak ste si istí, že práca trvá 30 minút, vyhraďte si z bezpečnostných dôvodov hodinu v rozvrhu. V opačnom prípade sa môžete stať jedným z tých nešťastných workoholikov, ktorí pracujú celú noc.

Na začiatku dňa si nájdite 10 minút na kontrolu svojho rozvrhu. Fakt: 10 minút ranného plánovania vám ušetrí hodinu počas pracovného dňa. Nenahrávajte však celý svoj rozvrh, nezabudnite si nechať nejaký voľný čas na nové a/alebo neočakávané úlohy.

3. Roztržitý

Rozptýlená pozornosť je hlavnou príčinou prokrastinácie. A predovšetkým nás sociálne siete a pošta odvádzajú od práce. Aby ste tomu zabránili, odporúčame vám vypnúť upozornenia na doručenú poštu, keď sa pokúsite zamerať na nuansy úlohy, alebo určiť interval pre upozornenia, napríklad každé tri hodiny. Pomôže vám to, aby ste sa nenechali rozptyľovať písmenami každé dve minúty.

Ďalším skvelým spôsobom, ako to urobiť, je vyhradiť si vo svojom rozvrhu špeciálny čas, ktorý strávite prácou so schránkami. Neustále kontrolovať poštu znamená venovať jej malú pozornosť: list rýchlo naskenujete a rovnako rýchlo odošlete odpoveď, často nepresnú a s preklepmi. Ospravedlňovať sa a znova vysvetľovať, čo máte na mysli, je strata času, ktorej sa dalo predísť.

Neporiadok môže byť tiež veľmi rušivý. Rozhádzané šanóny s papiermi na stole, chaos v kancelárskych potrebách, poznámky, ktoré sa v tomto neporiadku nedajú nájsť… Urobte si pravidlo, že vždy na konci týždňa upratujete stôl a nemilosrdne vyhadzujte papiere, ktoré sa vám nehodia vás a pravdepodobne nebudete potrebovať.

4. Myslíme si, že počítať strávený čas je zbytočné

Existujú dva spôsoby, ako uvoľniť čas: ignorovať nové úlohy alebo racionalizovať jeho využitie. Kým si však nezačnete sledovať, koľko času venujete konkrétnej činnosti, nebudete vedieť, ktorá metóda je pre vás tá pravá.

Skúste si týždeň alebo dva sledovať čas, ktorý strávite pracovnými úlohami. Pomôže vám to vidieť a analyzovať, ako trávite čas a v budúcnosti sa vyhnúť vlastným chybám.

Neustále vás vyrušujú telefonáty alebo klopanie na vaše dvere? Trávite príliš veľa času na internete alebo príliš často kontrolujete poštu? Pozrite sa, ako dlho vám trvá vykonať tieto neproduktívne úlohy, a vytvorte stratégiu, ako ich ignorovať alebo znížiť ich počet.

5. Veríme v multitasking

Odborníci na time management jedným hlasom hovoria: neexistuje nič také ako multitasking. To, čo sa bežne označuje ako „multitasking“, je vlastne hádzanie sa z jednej úlohy na druhú a nie je na tom nič dobré.

Pre čo najlepší výsledok sa musíte sústrediť na jednu úlohu, nastaviť si časovač a pracovať v určený čas len na nej.

Opakujte si ako mantru: „Práve teraz dokončím túto úlohu“– a nebudete skákať z jednej úlohy na druhú.