7 spôsobov, ako zvýšiť svoju produktivitu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Všetkým nám veľmi často chýba motivácia dokončiť dôležitú úlohu. Sami často zámerne odďaľujeme dokončenie tej či onej úlohy len preto, že sa nám to nechce. V dôsledku toho sa znižuje naša efektivita a produktivita. Ako sa s tým vysporiadať, vám povieme v tomto článku.

V roku 1915 Albert Einstein predstavil svoju brilantnú a revolučnú teóriu relativity. Počas troch rokov, ktoré tomu predchádzali, sa úplne venoval vytvoreniu tejto teórie bez toho, aby ho niečo rozptyľovalo.

Nenabádam vás, aby ste strávili tri roky vytváraním jedného projektu, ale tento spôsob zaostrovania je skutočne efektívny.

Bola to malá exkurzia do minulosti a teraz prejdime k modernej realite: dnes sa tendencia „robiť menej“stala celkom populárnou. Ako už názov napovedá, táto oblasť zahŕňa techniky, ktoré možno použiť na dosiahnutie lepších výsledkov s menšou námahou.

Dnes sa s vami chcem podeliť o niektoré z týchto techník. Dúfame, že vám pomôžu dosiahnuť najlepšie výsledky v čo najkratšom čase.

1. Paretov zákon, alebo princíp 20/80

Vo všeobecnosti je tento princíp formulovaný takto: 20% úsilia dáva 80% výsledku a zvyšných 80% úsilia - iba 20% výsledku. Zákon 20/80 platí takmer vo všetkých oblastiach života. Napríklad podľa tohto zákona 20 % zločincov spácha 80 % trestných činov.

Vedieť správne používať Paretov zákon vám pomôže nielen v profesionálnom živote, ale aj v každodennom živote. Toto je šikovný malý trik, ktorý vám môže pomôcť predpovedať výsledok. Napríklad, ak ste odchádzajúci človek, potom máte s najväčšou pravdepodobnosťou veľa priateľov. Zamyslite sa nad tým, kto z týchto ľudí vám v ťažkej situácii príde na pomoc. Pravdepodobne ich bude málo, len niečo okolo povestných 20 %. Stojí za to vziať to na vedomie a snažiť sa zostať v kontakte s týmito 20%, namiesto toho, aby ste strácali čas s virtuálnymi priateľmi.

Ako to funguje

Podľa Paretovho zákona by ste mali robiť všetky nedôležité úlohy, keď je vaša produktivita nízka. Mnohí ľudia sa napríklad hneď po príchode do práce nevedia hneď zapojiť do pracovného procesu. Potrebujú sa porozprávať s kolegami, dať si šálku kávy alebo urobiť niečo iné, čo im pomôže naladiť sa do práce.

Len tak budú môcť produktívne pracovať. Dôležité je uprednostniť pracovné úlohy. Pokúste sa dokončiť dôležité úlohy v čase dňa, keď je váš výkon na vysokej úrovni.

2. Tri dôležité úlohy

Mnoho ľudí si vytvára zoznam úloh, aby si udržali svoj pracovný postup organizovaný. Samozrejme, v 21. storočí sme sa už vzdialili od písania pripravovaných záležitostí na papier, na to máme smartfóny a počítače.

Navrhujem, aby ste sa držali jednoduchého pravidla: každé ráno venujte päť minút zapisovaniu svojich troch najdôležitejších úloh dňa. Potom zamerajte všetko svoje úsilie na dokončenie tohto krátkeho zoznamu.

Je to skvelá alternatíva k tým nekonečne dlhým zoznamom úloh, ktoré zvyčajne radi píšeme. Kto si robíme srandu, veď im na to nebude stačiť ani týždeň, nieto ešte jeden deň. Zamerajte sa na tieto tri hlavné úlohy a ak ich stihnete v predstihu, môžete začať robiť niečo iné.

Tento jednoduchý, ale účinný zvyk môže skutočne zvýšiť vašu produktivitu.

3. Robte menej filozofie

Filozofia Do Less je v modernom živote veľmi populárna. Rôzni autori navrhujú rôzne prístupy. Napríklad Mark Lesser napísal Achieve More With Less na základe zenového budhizmu.

Jeho manifest „robiť menej“začína vyvrátením tvrdenia, že znižovanie pracovného zaťaženia robí zamestnancov lenivými a negatívne ovplyvňuje ich produktivitu. Keď robíme menej úloh, môžeme sa tešiť z našich úspechov.

Mark Lesser odporúča, aby ste si počas pracovného dňa našli pár minút na meditáciu. Vyrovná sa vám dýchanie, spamätáte sa, odbúrate stres a dokážete sa lepšie sústrediť na danú úlohu.

Nezabudnite určiť priority. Najprv vykonajte dôležité úlohy a potom prejdite na úlohy s nízkou prioritou. Nepreťažujte sa množstvom úloh: je lepšie robiť menej, ale kvalitne a s radosťou, ako viac, ale bez nadšenia.

4. Paradajková technika

Techniku paradajok navrhol Francesco Cirillo. Technika sa nazýva paradajková, pretože jej autor pôvodne používal na meranie času kuchynskú minútku v tvare paradajky.

Táto technika je založená na princípe práce 25 minút na konkrétnej úlohe bez prerušenia, ale potom je nevyhnutné urobiť si prestávku.

Ako to funguje

1. Pozrite si svoj zoznam úloh a vyberte z neho úlohy s najvyššou prioritou.
2. Potom nastavte časovač na 25 minút a začnite pracovať bez rozptyľovania, kým nebudete počuť pípnutie časovača. Každých 25 minút sa nazýva „paradajka“.
3. Potom si urobte päťminútovú prestávku a znova zapnite časovač.
4. Po štyroch „paradajkách“(teda každé dve hodiny) si urobte dlhšiu prestávku 15–20 minút.
5. Ak vaša úloha zaberie viac ako päť „rajčín“, dá sa rozdeliť na niekoľko častí.

Táto technika vám pomáha pracovať na úlohách s vyššou prioritou, zlepšuje sústredenie a pomáha vám lepšie sa sústrediť.

5. Mýtus o multitaskingu

Multitasking nás vôbec nerobí produktívnejšími, je to mýtus. V skutočnosti, keď sa sústredíme na veľa úloh súčasne, má to negatívny vplyv na našu produktivitu a koncentráciu.

Bez ohľadu na to, ako dobre si zvyknete na multitasking, vaša produktivita bude oveľa nižšia, ako keby ste sa rozhodli sústrediť sa od začiatku do konca na jednu úlohu.

David Meyer, profesor na University of Michigan

Účinné vykonávanie viacerých úloh súčasne je možné len v niektorých špeciálnych prípadoch. Povedzme, že keď niečo robíte automaticky, napríklad kráčate a rozprávate súčasne. Chôdza je automatická činnosť a nevyžaduje, aby ste sa na ňu sústredili. Dobre to ilustruje známe podobenstvo:

Raz stretol mravec na lesnej cestičke stonožku, ktorá sa k nemu veselo a pokojne rozbehla. Mravec sa spýtal stonožky: „Ako dokážeš tak obratne hýbať všetkými svojimi 40 nohami? Ako sa vám darí pohybovať sa tak ľahko a rýchlo? Stonožka sa na chvíľu zamyslela a… už sa nemohla pohnúť!

Ak chcete plniť úlohy produktívnejšie, je lepšie zamerať sa na jednu úlohu, dokončiť ju od začiatku do konca a až potom prejsť na ďalšie.

6. Informačná diéta

Preťaženie mozgu informáciami je v dnešnej dobe také jednoduché, ako dostať úpal na saharskej púšti. A dokonca aj príznaky sú podobné: porucha spánku, rozptýlená pozornosť a oneskorená reakcia. Náš mozog je preťažený informačným šumom. V modernom svete ľudia neustále hľadajú novinky, hoci nás už obklopujú všade.

V tomto prípade Timothy Ferris, autor knihy Ako pracovať štyri hodiny týždenne a zároveň sa nemotať v kancelárii „od hovoru do hovoru“, bývať kdekoľvek a zbohatnúť „radí ľuďom, informačná diéta. Myslíte si, že všetky e-maily, blogy, noviny a časopisy, ktoré čítate, sú pre vás skutočne dôležité? Naozaj potrebujete tráviť toľko času na sociálnych sieťach a televízii?

Pokúste sa získať čo najmenej informácií, ktoré sú pre vás úplne zbytočné, aspoň na týždeň a uvidíte, ako to ovplyvní vašu produktivitu.

7. Žite podľa plánu

Opýtajte sa každého úspešného človeka, keď sa zobudí, a s najväčšou pravdepodobnosťou budete počuť, že človek vstáva skoro. Je to celkom jednoduché: ráno nie je veľa rozptýlení, takže sa môžeme sústrediť na naše priority.

Pamätajte, že je čas na odpočinok a čas na prácu. Nakreslite jasné hranice medzi jedným a druhým. Začnite tým, že prestanete podnikať hneď, ako pocítite, že si potrebujete oddýchnuť.

Je lepšie žiť s plánom ako bez neho

Parkinsonov zákon hovorí, že „práca vypĺňa čas, ktorý je na ňu určený“. To znamená, že ak sa napríklad rozhodnete, že správu napíšete o týždeň, budete ju písať celý týždeň. Parkinsonov zákon sa vzťahuje najmä na veci, ktoré sa nám nepáčia a nechceme ich robiť. Mnohí z nás majú tendenciu naťahovať prípady čo najviac. Ak však každú úlohu vložíte do pevného boxu, umožní vám to riešiť prípady oveľa efektívnejšie. Keď máte termíny, snažíte sa všetko stihnúť načas, takže toto je skvelá motivácia.