Ako nebyť otrokom e-mailov: 7 tipov od šéfa LinkedIn

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Obrovské množstvo ľudí čelí rovnakému problému každý deň: e-mail určený na zefektívnenie a organizáciu pracovných a komunikačných procesov sa často mení na krutého dozorcu, ktorý vás núti dávať pozor na prichádzajúcich ľudí, ako keby ste pracovali na bežiacom páse.. Akonáhle sa rozptýlite, neustále sa hromadiace informácie rýchlo premenia úhľadnú a čistú poštovú schránku na smetisko, ktoré bude tým ťažšie, čím dlhšie sa k pošte nevrátite.

Dnes vám prinášame niekoľko jednoduchých tipov na správu e-mailových interakcií od Jeffa Weinera, generálneho riaditeľa LinkedIn. Tento muž v službe je nútený byť každý deň v kontakte so stovkami ľudí a má niekoľko trikov, vďaka ktorým sa v tejto lavíne informácií neutopí.

Moja schránka sa v podstate stala centrálnym centrom môjho pracovného toku – pravidelne komunikujem s viac ako 4 300 zamestnancami v 26 mestách po celom svete prostredníctvom pošty. Tým nechcem povedať, že som bol vždy fanúšikom e-mailu, alebo že by som nezažil situácie, kedy by moja práca s poštou pripomínala sizyfovskú prácu.

Každopádne, za tie roky som si vypracoval niekoľko praktických návodov, ktoré mi umožnili prejsť od konceptu „pošta ma ovláda“ku konceptu „ovládam poštu“.

1. Chcete dostávať menej pošty – posielajte menej pošty

Táto rada sa zdá byť smiešne jednoduchá, najmä v kontexte takého bežného problému, ale pre seba ju považujem za zlaté pravidlo úspešnej správy e-mailov.

K tomuto záveru som dospel počas môjho pôsobenia v predchádzajúcej spoločnosti, kde zo spoločnosti odišli dvaja ľudia, ktorí sú so mnou najužšie. Veľmi efektívne komunikovali s ľuďmi, tvrdo pracovali a ako sa ukázalo, posielali veľa pošty. Kým pracovali pre spoločnosť, objem korešpondencie prichádzajúci cez e-mail sa zdal úplne normálny, avšak po ich odchode som zistil, že návštevnosť mojej pošty klesla asi o 20-30%.

Celá táto aktivita v pošte nebola len ich listami: boli tam moje odpovede na ne, ale boli tam aj listy a odpovede od všetkých adresátov priložené ku korešpondencii. Často tieto správy nevyžadovali moju povinnú účasť v diskusii.

Od toho momentu som si dal jasnú podmienku – zbytočne nepísať. Výsledok: menej pošty a väčší poriadok v doručenej pošte bez ohrozenia pracovných činností. Odvtedy sa snažím z tohto pravidla nevybočiť.

2. Označte čakajúce e-maily ako neprečítané

Označenie emailu ako neprečítaného zásadne zmenilo spôsob, akým s poštou pracujem. Stačí mi rýchlo prejsť prichádzajúce listy, okamžite odpovedať na tie najnaliehavejšie a nepotrebné vymazať. Tie isté písmená, ku ktorým sa potrebujem vrátiť neskôr, ak je čas, označím ako neprečítané. Odpadá tak obava, že dôležitý list, prečítaný a nezodpovedaný, zostane zabudnutý a zahrabaný v útrobách poštovej schránky. Rovnaký prístup nám umožňuje implementovať akýsi zoznam úloh, ku ktorému sa budem musieť vrátiť neskôr.

Snažím sa každý pracovný deň zakončiť s minimom takýchto nevybavených listov a ideálne by nemali byť vôbec. Ak sa v tento deň nestihnem k nim vrátiť, tak s nimi začnem nasledujúce pracovné ráno.

3. Stanovte si jasný harmonogram zasielania správ

Posledných pár rokov sa môj život v pracovných dňoch uberá podľa celkom jasného harmonogramu. Budíček o 5:00-5:30 ráno, hodina na poštu, čítanie správ, raňajky, hra s deťmi, tréning, kancelária, príchod domov, uloženie detí do postele, večera s manželkou, odpočinok (zvyčajne ide o sledovanie televízie so sprievodným čistením priečinka doručenej pošty počas reklám a nudných chvíľ).

Ukázalo sa, že pri dodržaní takéhoto harmonogramu môžem poštu ľahko spravovať, no akonáhle sa harmonogram trochu zmení, v schránke začína chaos.

V tomto prípade nepocítite zvyšujúci sa tlak z uvedomenia si, že váš box zrazu zostane bez dozoru. Dodržiavanie plánu pomôže udržať veci pod kontrolou. Pomohlo to Benjaminovi Franklinovi, pomôže to aj vám.

4. Vyjadrite sa jasnejšie

Pamätáte si hru s nefunkčným telefónom? Vtedy to bolo celkom vtipné, ale teraz sa všetko zvažuje v koncepte práce a podnikania a na hry nie je čas.

Slová sú veľmi dôležité a musia sa vyberať veľmi opatrne, aby sa predišlo nejasnostiam a nedorozumeniam. Čím je váš text jednoznačnejší a zrozumiteľnejší, tým je menej pravdepodobné, že dostanete druhý list so žiadosťou o objasnenie prvého.

5. Myslite na príjemcov

Často sa zdá, že polia To a Cc mnohí vnímajú ako rovnaké. S ich pomocou totiž môžete jednoznačne dať najavo, od ktorého z príjemcov očakávate odpoveď a komu bola zaslaná kópia listu, aby bol informovaný.

V skutočnosti nezvýrazňovanie príjemcov, od ktorých sa vyžaduje odpoveď, je najrýchlejší spôsob, ako vyvolať paniku a zmätok v korešpondencii. 6 príjemcov namiesto 1 príjemcu a 5 kópií je 5 ďalších možných odpovedí, z ktorých každá môže prerásť do celého samostatného reťazca listov.

6. Potvrďte príjem

Ak ste uvedený ako príjemca a list je skutočne adresovaný vám, nebuďte leniví a informujte odosielateľa, že ste list dostali. Netreba veľa slov, postačí obyčajné „prijaté“alebo „prijaté“. Stane sa to znakom toho, že ste dostali informácie v plnom rozsahu a v náležitom množstve a že odosielateľ už nemusí posielať niečo ďalšie na rovnakú tému.

Ak ste nepotvrdili príjem, odosielateľ o liste vôbec nevie. Možno sa to stratilo v hĺbke vašej krabice? Ak ide o dôležitú informáciu, potom pochybnosti a úzkosť donútia odosielateľa napísať vám ďalší list so žiadosťou o potvrdenie prijatia prvého listu, alebo požiadať niekoho iného o vašu prítomnosť na pracovisku. Sú zapojení ďalší ľudia, posielajú sa a prijímajú sa ďalšie listy.

7. Udržujte emócie mimo mail

E-mail môže byť užitočným nástrojom, ak sa používa správne. Pri nesprávnom použití sa môže stať aj deštruktívnou silou. Najbežnejším príkladom je používanie pošty na diskusiu o kontroverzných, konfliktných a citlivých otázkach.

Neprestáva ma udivovať, ako ľudia v korešpondencii používajú slová a výrazy, ktoré by nikdy nepovedali pred tým istým publikom.

Ak sa zrazu ocitnete v takejto korešpondencii, urobte jednu jednoduchú vec - zastavte sa. Spor alebo konflikt môžete vyriešiť zdvihnutím telefónu a zavolaním adresátovi, prípadne osobným stretnutím s ním. Takéto delikátne veci by sa nemali riešiť v textovej korešpondencii. Text neprenáša emocionálnu zložku, intonáciu a iné dôležité veci, ktoré môžu byť rozhodujúce pre konštruktívne riešenie problematiky.

(prostredníctvom Jeffa Weinera)