Ako utiecť z „rutiny“a konečne riešiť strategické úlohy

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

"Kto ak nie ja?" - typická myšlienka, ktorá vás vtiahne do rutiny. Správna príprava vám pomôže nájsť si čas na naozaj dôležité veci.

Organizácia manažment aktuálnych udalostí alebo prevádzkový manažment je nevyhnutnou súčasťou projektovej práce. Patrí sem napríklad každodenná interakcia s podriadenými alebo okamžitá reakcia na všetky prichádzajúce úlohy. To však prináša skutočné výhody iba vtedy, ak je práca postavená na základe premyslenej a schválenej stratégie, ktorú by mal robiť majiteľ podniku. V opačnom prípade ide o nekonečný, chaotický proces, ktorý spotrebuje všetky zdroje.

V každej učebnici manažérskych činností je napísané, ako správne organizovať prácu: navrhnúť, implementovať a následne delegovať systém operatívneho riadenia podniku na vrcholový manažment. Ale v praxi sa všetko ukáže byť oveľa komplikovanejšie. Pred zavedením nového systému riadenia je dôležité vytvoriť potrebné podmienky.

Vyškoliť personál

Aby ste sa dostali z „rutiny“, úlohy musia byť delegované. A robiť to tak, aby ste sa nenechali neustále rozptyľovať kontrolou.

Aby spoločnosť prekvitala a majiteľ sa mohol venovať strategickým úlohám, tím musí mať proaktívnych lídrov a svedomitých ľudí.

Existuje mnoho systémov typológie zamestnancov, ale všetky sa tak či onak scvrkávajú na skutočnosť, že vo firme by mali pracovať motivovaní a zainteresovaní ľudia. Preto je v tejto fáze veľmi dôležité vykonať vysokokvalitné hodnotenie personálu. Najlepšie spôsoby riešenia tohto problému sú spôsoby, pri ktorých je hlavným kritériom výkon, nie kompetencia. Môžete napríklad použiť metódu „360 stupňov“– ide o hodnotenie zamestnanca jeho kolegami, podriadenými, vedením, klientmi a ním samotným.

Čo robiť s tými, ktorí sa ukázali byť neefektívnymi zamestnancami? Na začiatok sa ich pokúsime „opraviť“, teda motivovať. Tu musíte identifikovať tých, ktorí sú inšpirovaní úspechmi: budú pracovať zábavnejšie, ak im bude sľúbená cena. Ale tých, ktorí sú motivovaní trestom, a tých, ktorí na stimuláciu vôbec nereagujú (to je ešte horšie), sa treba zbaviť. Je dôležité, aby bol tento proces krok za krokom a nebol pre tím zrejmý. V opačnom prípade máte všetky šance zruinovať spoločnosť.

Ostatným musíte jasne vyjadriť predstavu o tom, čo od nich očakávate, alebo skôr, za čo dávate svoj plat. Zamestnanec musí pochopiť, že jeho konanie prináša spoločnosti taký zisk, a preto dostáva taký plat a taký bonus. Inými slovami, zaviesť transparentný systém materiálnej motivácie na základe ukazovateľov výkonnosti – KPI (Key Performance Indicator).

Riešiť financie

Tým sa teda vyriešil. Prejdime k najpálčivejšej téme každého podnikateľa – k podnikovým financiám.

Niekedy, najmä pri rýchlom raste, majiteľ a vrcholový manažment zabúdajú na to najdôležitejšie – na ekonomiku projektu. Aby ste jasne pochopili, ako peniaze prichádzajú a odchádzajú, musíte vykonať niekoľko postupov.

• Vypočítajte jednotkovú ekonomiku projektu – ziskovosť alebo stratu jednej jednotky tovaru alebo služieb na klienta. To vám umožní pochopiť, ktoré produkty je potrebné posilniť a ktoré by sa mali úplne opustiť, aby podnik ako celok zostal ziskový.
• Identifikujte a propagujte najokrajovejší produkt. Riaďte sa zásadou: posilňovať silných, aby ste rozvíjali slabých. Ak nebude zisk, jednoducho nebudete mať zdroje na nové smery.
• Skontrolujte vhodnosť mzdového listu (mzdového listu). Budete prekvapení, ale pri správnom prepočte ekonomiky projektu sa môže ukázať, že vám bude stačiť „dva a pol bagra“. Niekedy je lepšie namiesto ponechania troch zamestnancov rozdeliť (za príplatok) dodatočnú časť úloh medzi dvoch zamestnancov – výrazne tým ušetríte mzdy.

To všetko je potrebné urobiť, aby sa pripravilo prostredie na prenos vybudovaných procesov do vrcholového manažmentu spoločnosti.

Štandardizovať procesy

Prejdime k taktickým akciám. Zaujímalo vás niekedy, prečo sú zamestnanci v reštauráciách rýchleho občerstvenia takí rýchli? Pretože majú jasne definované procesy: vedia, v akom poradí dať hamburgery, ako sa pohybovať po kuchyni, aby neublížili kolegovi, koľko gramov omáčky pridať do konkrétneho jedla. To isté by ste mali urobiť s každým procesom vo vašej spoločnosti.

Môžete začať s tým istým personálom: napíšte popisy práce. Len nesťahujte z internetu, ale presne napíšte, čo by mal konkrétny zamestnanec vo vašej firme robiť. Vypočítajte tiež systém KPI - o potrebe použitia tejto techniky sme už hovorili. Je lepšie, ak je schválený pre všetkých zamestnancov.

V predaji určite implementujte CRM (Customer Relationship Management) systém, aby ste nezmeškali jediného klienta a neobchádzali štandardy a kontrolné zoznamy.

Je potrebné regulovať všetky procesy: od najjednoduchších úloh až po zložité manažérske rozhodnutia. Samozrejme, niekedy sa pravidlá dajú porušiť, ale vďaka jasnému súradnicovému systému sa nemôžete obávať toho, čo sa deje na tej či onej úrovni spoločnosti.

Implementujte automatizáciu

Počas procesu štandardizácie identifikujete tie zóny, ktoré môžu a mali by byť automatizované, čiže eliminovať potrebu opakovania rovnakého typu akcií. Napríklad po prijatí prichádzajúcej požiadavky manažér zadá údaje o zákazníkovi do systému CRM, potom skopíruje informácie pre špecialistu na služby zákazníkom do Excelu a pre marketing prenesie informácie do Tabuliek Google. Všetkým týmto manipuláciám je možné sa vyhnúť a tým výrazne zvýšiť efektivitu zamestnancov a výrobného procesu ako celku.

Budete prekvapení, koľko času a námahy ušetríte, ak prácu manažéra nevyužijete na štandardné výpočty, ale raz vynaložíte inteligentné prevádzkové riešenie. Takéto systémy teraz existujú pre CRM v predaji a pre účtovné úlohy a dokonca aj pre nábor.

Automatizujte, čo sa dá. Vyhnete sa tak nekonečným chybám spôsobeným ľudským faktorom, optimalizujete procesy a prípadne ušetríte na mzdách.

Zaviesť operatívne riadenie

Takže ste obklopení motivovanými zamestnancami, ktorí vedia, čo musia robiť, aby dosiahli slušný výsledok. Máte jasný finančný model a máte predstavu, kam sa posunúť, aby ste neustále zvyšovali zisky. Procesy v rámci spoločnosti sú štandardizované a automatizované.

Teraz musíte delegovať prevádzkovú kontrolu. Dôležité: neviažte procesy na jednu osobu, aby ste sa nedostali do pozície, v ktorej je vaša firma úplne závislá od najatého manažéra. Po odstránení operačného riadenia zo seba nevytvárajte ďalší pól, ale snažte sa rozdeliť úlohy do niekoľkých rôznych oblastí: napríklad zverte všetky peňažné záležitosti finančnému oddeleniu a pracujte s klientmi - servisnému oddeleniu.

Teraz sa môžete pokojne venovať strategickému riadeniu. Určite si však aspoň raz za štvrťrok skontrolujte, či sa taktická časť projektového manažmentu zhoduje so stratégiou, ktorú implementujete. Rozumná kontrola je totiž kľúčom k stabilnej a dlhodobej práci firmy.