Ako byť produktívnejší: 7 hlavných pravidiel

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Obchodný kouč vám povie, ako si vypracovať vlastnú stratégiu a začať dosahovať viac a zároveň míňať menej energie.

Mark Pettit pomáha podnikateľom a firmám robiť lepšie. A rokmi praxe sformuloval sedem základných pravidiel produktivity.

1. Majte jasný obraz o tom, čo sa deje

Predtým, ako začnete plánovať, musíte najprv pochopiť, kde sa práve nachádzate. Analyzujte svoju prácu od úplného začiatku až po súčasnosť.

To vám dá skutočný pocit, čo ste už zlepšili, čo je už naozaj dobré a čo ešte chcete zmeniť. Ak to chcete urobiť, musíte urobiť nasledovné.

Uveďte svoje túžby

Ujasnite si svoje výkonnostné ciele. Rozumiete úplne tomu, čo robíte a prečo a aký by mal byť ideálny výsledok?

Keď si odpoviete na tieto otázky, pochopíte, aké konkrétne vylepšenia potrebujete. Keď pred sebou jasne vidíte výsledok a ste motivovaní ho dosiahnuť, pracujete efektívnejšie.

Zamyslite sa nad tým, aké zmeny očakávate

Je dôležité pochopiť, ako konkrétne zlepšenia ovplyvnia vaše podnikanie a osobný život – je to inšpirujúce. Inak zmenu prijmete len na krátke obdobie, po ktorom sa vrátite k starým návykom.

Aby ste tomu zabránili, úprimne si odpovedzte na nasledujúce otázky.

• budete šťastnejší?
• Chcete menej pracovať a tráviť viac času s rodinou? Ak áno, čo urobíte?
• Je pre vás dôležité vybudovať efektívny tím? Čo by ste s ňou mohli dosiahnuť?
• Zameriavate sa na kariéru?
• Chcete viac cestovať?
• Chcete sa cítiť slobodnejšie?
• Plánujete zarobiť viac peňazí?

2. Zamerajte sa na svoje silné stránky

Ak venujeme viac pozornosti našim špeciálnym talentom, staneme sa šťastnejšími a produktívnejšími. Zároveň rastie naša energia, sebavedomie a kreativita.

Vezmite si papier a zapíšte si všetko, čo robíte dobre. Spomeňte si na to, kedy ste sa cítili sebavedomo a dosiahli ste výsledky, s ktorými ste boli spokojní. Ignorujte slabé stránky – zamerajte sa iba na svoje najlepšie vlastnosti a silné stránky tímu, ak nepracujete sami.

Pamätajte, že každý človek má svoje silné stránky. Dopĺňajú ich schopnosti druhých a spoločne dokážu priniesť neuveriteľne silné výsledky. O túto symbiózu efektívnosti sa musíte pri svojej práci snažiť.

3. Delegujte úlohy

Podľa Paretovho princípu sa 80 % výsledku dosiahne len vďaka 20 % akcií. Často sme však takí zaneprázdnení rutinou, že nedokážeme prevziať tie najdôležitejšie veci, ktoré tvoria týchto 20 %. A práve tie určujú našu produktivitu.

Zdôraznite svoje najdôležitejšie úlohy – osobné aj profesionálne. Odmietnite urobiť zvyšok.

Ak máte veľa vecí, ktoré vám veľmi nejdú alebo sa vám do nich ani nechce, zverte ich niekomu inému. Toto bude oveľa efektívnejšie. Ak nemôžete dokončiť projekt, neuháňajte do vyčerpania tým, že sa budete snažiť robiť všetko sami – jednoducho požiadajte o pomoc.

Namiesto plytvania časom a energiou si stanovte, kto vám bude v akej situácii užitočný. Delegujte alebo outsourcujte tri veľké úlohy každé tri mesiace. To vám pomôže uvoľniť čas a zvýšiť vašu produktivitu.

4. Usporiadajte si prácu

Vytvorte si víziu produktívneho dňa

Môžete si vybrať svoju stratégiu: jednoducho reagujte na úlohy tak, ako prichádzajú, alebo si plánujte svoj deň zvnútra aj zvonka. Ale dôsledné preškrtávanie položiek v zozname úloh nie je o efektivite. Musíte mať jasný zámer stráviť deň produktívne a pripraviť sa na to vopred.

Takže namiesto toho, aby ste robili to, čo „potrebujete“, zastavte sa a rozhodnite sa, čo naozaj chcete. Vaše činy by mali byť sústredené.

Stanovte si tri úlohy na deň

Mnoho ľudí si pravidelne vedie denník alebo si robí zoznam úloh. Väčšina ľudí však stále čelí nasledujúcemu problému. Zoznam úloh je jednoducho zoznam úloh, ktoré ľudia plánujú urobiť alebo si myslia, že ich treba urobiť. Zároveň nie je jasné, na ktorých z nich by sa malo pracovať predovšetkým a prečo.

Ak chcete zvýšiť produktivitu, musíte jasne stanoviť priority. Vyberte si a robte len tri kľúčové veci denne a najskôr si vyhraďte ten najdôležitejší čas.

Pracujte na jednej úlohe naraz

Nech si ktokoľvek hovorí čokoľvek, efektívne pracovať na viacerých veciach naraz sa nedá. Prechod z jednej činnosti na druhú berie energiu a znižuje produktivitu. A to, čo nikdy nedokončíte, môže byť stresujúce a viesť k pocitom viny.

Preto sa z troch hlavných úloh dňa zamerajte postupne len na jednu.

šprint

Pracujte krátko, aby ste zostali produktívni a sústredení.

Odhadnite, ako dlho bude trvať dokončenie úlohy. Napríklad, ak to trvá 4 hodiny, môžete použiť metódu 60–60–30. Pracujete hodinu a potom si pár minút odpočiniete. Potom ďalšiu hodinu a potom si urobte dlhú 30-minútovú prestávku. A opakujte, kým sa s úlohou úplne nevyrovnáte.

Nezabudnite na prestávky

Aby vyššie uvedená schéma fungovala, nesmie sa zanedbávať odpočinok.

Použite špeciálne aplikácie alebo si jednoducho nastavte časovač. Bežné hodinky sú lepšie ako telefón: takže vás nič nebude rozptyľovať.

Počas prestávok choďte von na prechádzky, dajte si zdravé maškrty alebo robte niečo, čo vám dodá energiu. Ak máte pocit, že ste úplne vyčerpaní a neviete sa pozbierať, skúste si trochu zdriemnuť.

Čoskoro si všimnete, že vaša koncentrácia a produktivita sa začnú zvyšovať a vy sami sa stanete aktívnejšími.

5. Spravujte svoju energiu

Je dôležité udržiavať a rozvíjať svoju fyzickú a duševnú silu. Potom sa budete každý deň sústrediť na svoju prácu a budete ju môcť robiť efektívne.

Doprajte si dostatok spánku

Čím lepšie spíte, tým produktívnejšie budete pracovať. Ak máte nedostatok spánku a neviete ráno vstať z postele, skúste do svojho rozvrhu zaviesť večerné rituály. Hľadajte tie, ktoré vám osobne vyhovujú.

Často odpočívajte

Zakladateľ Strategic Coach Dan Sullivan verí, že existujú dva spôsoby, ako sa pozerať na svet: cez prizmu času a úsilia alebo cez prizmu výsledkov.

Aby ste z plynu vyťažili maximum pri najnižších nákladoch, Sullivan navrhuje pravidelné „dni voľna“. Ide o 24 hodín, počas ktorých nemusíte robiť nič súvisiace s prácou. Počas tejto prestávky si dobre oddýchnete a načerpáte energiu. A potom môžete použiť všetku svoju energiu a kreativitu na dosiahnutie najlepších výsledkov.

Namiesto toho, aby ste víkend považovali za odmenu, berte ho ako predpoklad úspechu.

Dan Sullivan

Každé ráno si dajte Power Hour

Venujte si hodinu a pol: meditujte, cvičte, čítajte, raňajkujte zdravo, urobte si ďakovný zoznam a naplánujte si, ktoré tri dôležité úlohy budete dnes robiť.

Tieto ranné rituály vás motivujú a nastavia na produktívny deň. Zmiešajte niekoľko rôznych úloh, kým nenájdete kombináciu, ktorá vám vyhovuje.

Nehovorte častejšie

Zabudnite na to, že budete pracovať dlhšie a tvrdšie. Prestaňte hovoriť „áno“tým ľuďom, skutkom a veciam, ktoré mrhajú vašou energiou a nie sú užitočné.

Namiesto toho venujte svoj čas a energiu úlohám, ktoré prinášajú najlepšie výsledky a robia vás šťastnejšími.

Rozdiel medzi úspešnými a veľmi úspešnými ľuďmi je v tom, že tí druhí hovoria nie takmer každému.

Warren Buffett podnikateľ, investor

Prestaňte sa snažiť o dokonalosť

Mnoho ľudí sa neustále len pripravuje na akciu. Čakajú na ten správny moment, kedy začať – až potom môžu urobiť niečo dokonalé.

Hovorí v nás zmysel pre perfekcionizmus. Problém je však v tom, že ten vytúžený moment nemusí nikdy prísť.

Stačí ísť a začať pracovať, snažiť sa čo najlepšie a nakoniec budete spokojní.

6. Merajte a analyzujte

Kľúčom k úspešnému plánu produktivity je merateľný pokrok.

Nejasné a spoločné ciele nám nedávajú dobrý pocit z vykonanej práce. Keď vizuálne vidíme náš pokrok alebo dosahujeme konkrétne ciele, cítime sa oveľa šťastnejší a sebavedomejší.

A sledovanie vlastného pokroku zaisťuje, že sa nebudete porovnávať s úspechmi iných. Koniec koncov, „porovnávanie je zlodejom radosti“, ako povedal Theodore Roosevelt.

Stanovte si konkrétne ciele

Napíšte si päť osobných a profesionálnych zmien, ktoré chcete dosiahnuť počas nasledujúcich troch mesiacov. Vyberte si, čo je pre vás najdôležitejšie a čo môže vo vašom živote výrazne zmeniť.

Formulujte ciele tak, aby bolo možné sledovať pokrok. Urobte to každý mesiac alebo dokonca týždeň.

Vyhodnoťte účinnosť

Vaša stratégia produktivity nevyhnutne ovplyvní vaše pracovné úlohy. Preto si pred začatím nového projektu stanovte osobné kritériá jeho úspechu. Potom analyzujte hotovú prácu, aby ste zistili, či spĺňa tieto kritériá.

Napíšte, čo sa zlepšilo, pretože ste produktívnejší. Všimnite si, čo ešte treba urobiť.

7. Zjednodušte

Kľúčom k zvýšeniu vašej produktivity je jednoduchosť. A je lepšie, ak ide o čo najväčšiu jednoduchosť.

Všetci sme obklopení toľkými zložitosťami, že je ťažké udržať všetko pod kontrolou a sústrediť sa na to najdôležitejšie. Platí to pre osobný aj pracovný život.

Nekontrolovateľný rozvrh, neprehľadná schránka, obrovský zoznam úloh, zmätok myšlienok, nedostatok času, kopa termínov – čokoľvek. To spôsobuje únavu a pocit začarovaného kruhu. V dôsledku toho budete pociťovať neustálu únavu a stres.

Preto sa snažte, aby bol váš život čo najjednoduchší. Osloboďte sa od neproduktívnych činností, ktoré kradnú energiu. To vám umožní sústrediť sa na to, čo vám prinesie najväčšie výsledky, radosť a spokojnosť.

Týchto sedem pravidiel je základných, no netreba sa hneď snažiť všetky dodržiavať. Najprv vyskúšajte jeden alebo dva a uvidíte, ako to ovplyvní váš výkon. Hlavná vec je začať.