Ako posielať zamestnancov na služobné cesty bez papierovania: osobná skúsenosť

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Povieme vám o hlavných problémoch služobných ciest a vysvetlíme, ako ich môžete vyriešiť.

Problém č. 1. Pomalý schvaľovací systém

Každá cesta je zhlukom korešpondencie, v ktorej vystupujem ako sprostredkovateľ. Odosielanie správ si vyžaduje veľa času, okrem toho existuje možnosť zmiasť sa a urobiť chyby, najmä keď lietajú viacerí ľudia.

Raz som nepochopil zamestnanca a dohodol som si letenku na nesprávny let. Bolo to nevratné, takže spoločnosť musela minúť peniaze na druhý lístok so správnym dátumom a stratiť asi 10 000 rubľov.

Ako vyriešiť problém

Krátky: automatizovať proces.

Služby na online rezerváciu výletov sa s touto úlohou vyrovnávajú - testoval som to. Dá sa použiť na plánovanie služobných ciest, nákup leteniek a lístkov na vlak a rezerváciu hotelov. Za pripojenie a používanie služby nemusíte platiť.

Službu môže využívať nielen vedúci a vedúci kancelárie, ale aj všetci zamestnanci spoločnosti. Počet používateľov nie je obmedzený, a tak som údaje všetkých chalanov, ktorí chodia na služobné cesty, okamžite nahral do profilu Lifehackera na OneTwoTrip for Business. Môžete ho pridať ručne alebo zo súborov XLS a CSV. Ak to chcete urobiť, v časti „Zamestnanci“sa nachádza tlačidlo „Importovať“.

Pri pridávaní používateľa môžete okamžite zadať údaje o ruských a zahraničných pasoch, aby ste ich zakaždým nevypĺňali.

Pre každého zamestnanca môžete nastaviť cestovný limit a obmedziť prístupové práva. Nastavte si napríklad limit na jednu objednávku a vyberte si hotel do troch hviezdičiek. Keď zamestnanec odíde, jeho profil sa zablokuje. Nebude môcť vstúpiť na svoj osobný účet, ale celá história a podávanie správ o ňom zostane.

To výrazne zjednodušilo moju prácu: zamestnanec sa môže prihlásiť do svojho osobného účtu pomocou svojho hesla, vybrať si požadovaný let a hotel a zarezervovať si ich bez platenia. Na odsúhlasenie lístkov nie je potrebné posielať screenshoty do Telegramu: riaditeľ ako administrátor vidí rezervácie a objednávky všetkých zamestnancov v sekcii „Objednávky“.

Problém č. 2. Vysoké náklady

Cesty sa snažíme plánovať vopred, aby sme si kúpili lístky lacnejšie. Pravda, nie vždy to vyjde.

Ako vyriešiť problém

Krátky: ušetrite na letenkách a hoteloch ich nákupom cez online cestovnú službu.

OneTwoTrip for Business zaručuje, že letenky stoja rovnako alebo lacnejšie ako pre jednotlivcov.

Úspory sa dosahujú vysokým obratom a priamym uzatváraním zmlúv s leteckými spoločnosťami a hotelmi.

Stránka ponúka asi 2 milióny možností ubytovania pre rôzne rozpočty: hotely, apartmány, hostely. Viac ako 1 000 z najpopulárnejších má svoje vlastné vzťahy s OneTwoTrip for Business. Ak sa objekt, ktorý klient potrebuje, v systéme nenachádza, služba s ním môže na požiadanie uzavrieť zmluvu.

Ak sú plány potvrdené a cesta schválená, letenky sa dajú kúpiť dvoma kliknutiami. Ak nie, jednoducho zrušte svoju rezerváciu. Všetky vernostné karty leteckých spoločností sú platné, takže môžete naďalej zbierať míle. Služba zabezpečuje akcie s bankami: napríklad môže vrátiť cashback s bonusmi za nákupy s firemnou kartou.

Problém č. 3. Dlhé vydávanie lístkov a účtovanie

Keď sú letenky a hotel dohodnuté s manažérom, kontaktujem leteckú spoločnosť a hotel, aby som dostal faktúru na platbu. Každá organizácia má svoje vlastné platobné pravidlá pre právnické osoby: niekde musíte napísať e-mail, niekde musíte vyplniť súbor Excel s údajmi o spoločnosti, niekde - formulár na webovej stránke. Stávalo sa, že som musel opakovane volať na horúcu linku kvôli dokladom. Trvá to veľa času a vydanie lístka niekedy trvá aj niekoľko dní. Niektoré firmy nevystavujú faktúry právnickým osobám vôbec. V takýchto prípadoch sa musíte kúpy vzdať a hľadať iný let alebo hotel.

Ako vyriešiť problém

Krátky:zaplatiť za letenky a hotel jednou faktúrou na stránke služby za organizovanie služobných ciest.

Na OneTwoTrip for Business si ja a ďalší zamestnanci, ktorí majú vhodný prístup, môžeme rezervovať a platiť letenky a hotely rovnako jednoducho ako jednotlivci. Celý proces trvá 2-3 minúty: zadáte svoj osobný účet, vyplníte dátum a destináciu a vyberiete si požadovaný let. Nemusíte zadávať údaje z pasu a číslo bonusovej karty, načítajú sa automaticky pri výbere zamestnanca zo zoznamu.

Okrem toho si môžete vytvoriť komplexný itinerár alebo flexibilnejšie organizovať cestu. Napríklad leťte jeden deň s rôznymi leteckými spoločnosťami: ráno z Uljanovska do Moskvy s Aeroflotom a večer späť na Pobedu. Je to povolené, pretože online služba dokáže „lepiť“letenky od rôznych leteckých spoločností v jednej objednávke. Ak by ste si cestu organizovali sami, v tomto prípade by to zabralo viac času: korešpondencia s dvoma leteckými spoločnosťami, dve faktúry na zaplatenie, dvojnásobok záverečných dokumentov.

Za letenky a hotel môžete zaplatiť dvoma spôsobmi: zálohou a firemnou bankovou kartou. Používam zálohu - treba si ju vopred doplniť na ľubovoľnú sumu fakturáciou zo sekcie "Účet". Nákup prebieha okamžite, nielen počas otváracích hodín banky.

V prípade akéhokoľvek problému sa môžete obrátiť na tím servisnej podpory. Pracuje nepretržite a poskytne pomoc, aj keď dôjde k vyššej moci večer alebo cez víkendy.

Problém č. 4. Uzatváranie dokumentov

Nákupom leteniek a rezerváciou hotela sa pracovná cesta nekončí. Oveľa viac úsilia je potrebné vynaložiť na prípravu záverečných dokumentov. Je potrebné si ich vyžiadať oddelene od leteckej spoločnosti a hotela, ktoré ich zasielajú výlučne v papierovej forme. Často zásielky nedorazia poštou a stratia sa. Toto sa odhalí počas vykazovaného obdobia, takže musíte urýchlene vyhľadať kontakt na niekoho, kto dokáže duplikovať uzávierkové dokumenty.

Ako vyriešiť problém

Krátky:poveriť tvorbou uzávierok OneTwoTrip for Business.

Vo OneTwoTrip for Business s faktúrami a prehľadmi je všetko oveľa jednoduchšie. Každý mesiac dostávame akt za všetky služby a faktúru za hotely s DPH, každý štvrťrok - akt odsúhlasenia. Všetky faktúry a prehľady sú uložené v časti „Dokumenty“. Môžete nakonfigurovať, ktorý zo zamestnancov k nim má prístup – sekretárka, účtovník, manažér. Dokumenty nemajú žiadne obmedzenie doby uchovávania vo vašom osobnom účte a sú kedykoľvek k dispozícii.

Aký je základ

Organizovanie služobných ciest prostredníctvom šetrí peniaze a čas. Služba vám umožňuje:

• odmietnuť dlhú korešpondenciu s leteckými spoločnosťami a hotelmi;
• koordinovať výlety priamo s hlavou;
• rezervujte si najziskovejšie možnosti letov a ubytovania;
• vydávať vstupenky a hotel za 2-3 minúty na jednom mieste;
• platiť za vstupenky bez čakania na faktúru;
• zjednodušiť prípravu a uchovávanie uzávierkových dokumentov.