Ako vytvoriť tabuľku práce na projektoch v Exceli v 10 krokoch

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Pomocou zvyčajných nástrojov najpopulárnejšieho tabuľkového editora MS Excel si môžete zostaviť vizuálny diagram práce na projektoch, ktorý vám pomôže sledovať, ako každá úloha postupuje a koľko toho ešte treba urobiť.

Ak riadite projekty, je dôležité vždy vedieť, koľko úloh máte a kedy ich treba dokončiť. A ak vytvoríte vizuálny diagram, bude jednoduchšie vysvetliť kľúčové body v živote projektov tímu, ktorý sa podieľa na práci, ako aj ostatným zainteresovaným stranám.

Na riadenie projektov sa často využívajú špeciálne programy, no prehľadný a dostupný rozvrh si vytvoríte aj v známom MS Excel.

Pracovný diagram projektu ukazuje, ako udalosti a úlohy navzájom súvisia v priebehu času. Dobre navrhnutý diagram odráža dôležité informácie o vykonaní konkrétnej úlohy a vývoji projektu ako celku, čo pomáha vidieť celkový obraz.

Na vytvorenie takéhoto grafu v MS Excel (verzie 2007 a novšie) stačí urobiť len 10 krokov.

Čo je na tomto diagrame? Kľúčové detaily sú zobrazené farebnými čiarami a doskami:

• čiara aktuálneho dňa - červená zvislá čiara, ktorá ukazuje, kde sa dnes nachádzate;
• termíny úloh - sivé vodorovné pruhy, ktoré ukazujú, ako dlho bude trvať dokončenie každej úlohy;
• pripravenosť úloh - zelené vodorovné čiary, ktoré ukazujú, v akom štádiu je úloha dokončená a koľko toho ešte treba urobiť.

V rôznych verziách MS Excel sa akcie môžu mierne líšiť, ale tak či onak bude proces univerzálny a každý používateľ sa dokáže vyrovnať s plánovaním.

Môžete si pozrieť podrobný video návod (v angličtine), zaberie vám to pol hodiny času.

Krok 1. Začnite premýšľať o výsledku

Aby ste sa s úlohou vyrovnali bez problémov, vytlačte alebo nakreslite na list papiera rozvrh tak, ako by mal nakoniec vyzerať. Držte kus papiera pred sebou a porovnajte každý krok so vzorom. Diagram nemusí byť starostlivo nakreslený, stačí opraviť tvar diagramu a mať ho po ruke, bude to dobrá pripomienka.

Krok 2. Vytvorte tabuľku s údajmi

Ak chcete vytvoriť graf, musíte najskôr zostaviť tabuľku. V príklade je projekt rozdelený do štyroch fáz, každá s úlohami.

Vytvorte tabuľku pod grafom. 30. riadok obsahuje nadpisy stĺpcov.

Poďme zistiť, čo znamenajú údaje v tabuľke:

• Fáza: "Fáza 1", "Fáza 2", "Fáza 3", "Fáza 4" alebo "Dnes". Ukazuje, ktorej fáze projektu udalosť zodpovedá.
• Typ: "Fáza", "Úloha", "Dnes". Zobrazuje typ udalosti, vymedzuje úlohy a fázy realizácie projektu.
• Dátum začiatku: dátum začiatku podujatia.
• Udalosť: zobrazuje názov udalosti v diagrame.
• Načasovanie: ukazuje, koľko dní trvá dokončenie úlohy.
• Percentuálna pripravenosť: zobrazuje stupeň dokončenia pre každú úlohu a fázu, 0 % - úloha sa nezačala, 100 % - dokončená. Tento ukazovateľ pre kategóriu „Fáza“nesúvisí s dokončením úloh a je stanovený ako odhad. Ak chcete rozhodnúť, na koľko percent je fáza dokončená, musíte použiť svoje vlastné pravidlá.
• Pripravené do dní: obdobie, za ktoré bol dosiahnutý ukazovateľ pripravenosti udalosti v percentách. Pre úlohu, ktorá trvá 10 dní a je dokončená na 50 %, bude tento údaj päť dní (10 dní × 50 %).
• výška: hodnota výšky je dôležitá pre dekoráciu, pretože určuje, ako vysoko alebo nízko sa udalosť premietne do plánovacej mapy. Môžete zadať ľubovoľné hodnoty, ale je lepšie brať malé čísla blízke nule. Príklad používa rozsah od +25 do -25. Ak je výška kladná, udalosť sa na grafe prejaví nad vodorovnou osou, ak záporná - pod osou.

Krok 3. Vytvorte graf s osami X a Y, pridajte doň prvé údaje zo stĺpca „Časová os“

Je čas vytvoriť graf na vizualizáciu údajov udalostí z tabuľky vytvorenej v predchádzajúcom kroku. Použite bodový graf s osami X a Y, pretože vám umožňuje voľne umiestniť základné súradnice na obe osi.

Nasleduj inštrukcie:

• V hlavnej ponuke vyberte kartu "Vložiť".
• Potom vyberte "Grafy" → "Rozptyl" → "Rozptyl so značkami", pred vami sa objaví prázdny graf.
• Zaveste okraje grafu a zmeňte veľkosť a veľkosť grafu tak, aby pole grafu pokrývalo rozsah od bunky B4 po bunku K26 (stlačením a podržaním klávesu Alt zarovnáte oblasť grafu presne k okrajom bunky).
• Kliknite pravým tlačidlom myši na diagram a vyberte položku ponuky „Vybrať údaje“.

Pridajte sériu údajov do rozsahu kliknutím na tlačidlo "Pridať" v dialógovom okne, ktoré sa otvorí.

1. Ak chcete zmeniť názov „Názov série“, zadajte do príslušného poľa hodnotu bunky E30 „Dátumy“.
2. Pre hodnotu osi X vyberte príslušné pole a vyberte bunky C33: C46 Dátum začiatku.
3. Pre hodnotu osi Y vyberte príslušné pole a vyberte bunky H33: H46 Výška.
4. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte okno pridania údajov.
5. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte okno výberu údajov.

Tieto kroky nám poskytnú jednoduchý bodový graf s automatickým formátovaním.

Značky udalostí nastavíme na zelené:

• Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú vybranú dátovú značku, vyberte zmeniť "Formát dátových radov".
• V zozname, ktorý sa otvorí vľavo, vyberte kartu „Parametre značky“a potom vyberte vstavaný typ značky „Crystal“. Zväčšite veľkosť na 10 bodov.
• Na karte Výplň značky vyberte plnú výplň. Zmeňte farbu výplne na zelenú.

Teraz máme bodový graf predstavujúci časovú os. Zelené značky zatiaľ zobrazujú iba začiatok úloh.

Zmeňte názov grafu: dvakrát kliknite na textové pole s názvom a zadajte svoje meno.

Vrátime sa k možnostiam časovania v kroku 5, pridáme vodorovné pruhy pozdĺž osi X, ale zatiaľ pokračujeme vo formátovaní grafu.

Krok 4. Usporiadanie vzhľadu diagramu a pridanie názvov udalostí

V diagrame sa zbavíme toho, čo nepotrebujeme.

Os Y … Skryť vertikálnu os, pretože nenesie informačnú záťaž. Vyberte diagram, v hlavnom menu na karte „Práca s diagramami“vyberte „Rozloženie“. Potom vyberte Osi → Hlavná vertikálna os → Nezobrazovať.

Horizontálne vodidlá … Sú tiež zbytočné. Vyberte graf, v hlavnom menu prejdite na kartu Rozloženie, potom vyberte Mriežka → Vodorovné mriežky pozdĺž hlavnej osi → Nezobrazovať.

Legenda grafu … Potom ho nahradíme krajším, ale zatiaľ ho vypnite: „Rozloženie“→ „Legenda“→ „Nie“.

Nakoniec zobrazíme štítky s údajmi pre každú značku. V hlavnom menu na karte „Rozloženie“vyberte „Podpisy údajov“→ „Vľavo“.

Ako zmeniť údaje v podpise tokenu

Zadávanie údajov o každej udalosti do diagramu je zdĺhavé a náročné, pretože musíte vybrať každú značku zvlášť a premenovať ju.

Tento proces však možno urýchliť štyrikrát:

• Kliknutím na nadpis prvej značky (ľavý horný roh grafu) vyberiete všetky hodnoty naraz. Neklikajte na zelenú značku, tým vyberiete iné objekty!
• Opätovným kliknutím na popis značky upravíte jedno meno.
• Do poľa na zadanie vzorca zadajte symbol =.
• Kliknite na bunku D33, obsahuje udalosť „Fáza 1“, stlačte Enter.
• Opakujte prvé štyri kroky pre zostávajúce štítky pre každú značku.

Ako pripnúť oblasti

Je užitočné pripnúť regióny na riadok 28, aby ste pri práci na dokumente vždy videli diagram. Prvých 27 riadkov zostane pred vašimi očami, aj keď budete rolovať cez ostatné riadky.

Na zmrazenie oblastí:

• Vyberte bunku A28.
• V hlavnej ponuke vyberte kartu „Zobraziť“.
• Vyberte Okno → Zmraziť oblasti.
• V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Zmraziť oblasti“.

Nad 28. riadkom sa zobrazí čierna vodorovná čiara. Všetko vyššie je teraz ukotvené a pri posúvaní sa budú pohybovať iba spodné riadky.

Krok 5. Pridajte chybové úsečky na zobrazenie časovej osi, aby sa graf zmenil na vizuálny rozvrh

Vodorovné chybové úsečky na diagrame ukazujú, ako dlho trvá dokončenie každej úlohy. Ak ich chcete urobiť:

• Zvýraznite graf.
• V hlavnej ponuke Nástroje grafu vyberte kartu Rozloženie.
• V rozbaľovacom zozname v ľavom hornom rohu (oblasť pozemku) vyberte sériu údajov „Časová os“.
• Na karte Rozloženie vyberte položku Chybové pruhy → Rozšírené nastavenia pruhov chýb. Otvorí sa dialógové okno.
• V rozbaľovacom zozname v ľavom hornom rohu vyberte chybové úsečky osi X na formátovanie grafu.
• V dialógovom okne na zmenu vodorovných pruhov začiarknite políčko pre špendlík Plus. Koncový štýl → Bez bodu.
• V zozname "Hodnota chyby" vyberte položku "Vlastné" a kliknite na tlačidlo "Zadať hodnotu". V novom okne „Konfigurácia chybovej lišty“, ktoré sa otvorí, zadajte „Pozitívna chybová hodnota“Ak to chcete urobiť, umiestnite kurzor do príslušného poľa a vyberte rozsah buniek od E33 do E74. Kliknite na tlačidlo OK.

Sivé čiary sa teraz tiahnu od zelených značiek doprava a ukazujú, koľko času musíte stráviť na tej či onej úlohe. Pre prehľadnosť ich treba naformátovať:

• V okne Formát panelov chýb prejdite na kartu Farba čiary. Vyberte Plná čiara. Upravte výplň sivou.
• Na karte Typ čiary zväčšite šírku čiary na 4 body.

Pre lepšiu navigáciu v diagrame nakreslite tenké zvislé čiary smerom nadol od značiek. Ak to chcete urobiť, v rozbaľovacom zozname v ľavom hornom rohu vyberte položku "Chybové pruhy pozdĺž osi Y". Dialógové okno zobrazuje vertikálne chybové pruhy. Vyberte smer mínus, Koncový štýl → Žiadny bod, Množstvo chyby → Relatívna hodnota, do tohto poľa zadajte 100 %. Farbu a hrúbku čiar si vyberte sami.

Krok 6. Pridajte hodnotu pripravenosti do grafu

Je čas pridať do grafu sériu údajov, ktoré ukazujú percento dokončenej úlohy.

Ak úloha trvá 10 dní a je dokončená na 50 %, panel na dokončenie bude polovičný. Toto je opatrenie na sledovanie práce a nezahŕňa víkendy a sviatky. Ak chcete do grafu pridať nové informácie, postupujte podľa pokynov nižšie.

• Kliknite pravým tlačidlom myši na oblasť grafu a v kontextovej ponuke vyberte možnosť „Vybrať údaje“.
• Kliknite na tlačidlo "Pridať", v zobrazenom okne definujte "Názov riadka" výberom bunky G30. Rozsah údajov pre osi X a Y je rovnaký ako v kroku #3.
• Na diagrame sa objavia červené značky, ktoré skryjú zelené.

Krok 7. Formátovanie nových údajových metrík

Aby sa graf odrážal rovnakým štýlom a údaje sa neprekrývali, formátujeme značky:

• V rozbaľovacom zozname v ľavom hornom rohu vyberte možnosť „Pripravený riadok“. Hneď pod rozbaľovacím zoznamom sa nachádza tlačidlo „Formát vybraného fragmentu“. Kliknite naň, otvorí sa dialógové okno.
• Zmeňte parametre značky. Vyberte typ tvaru „Crystal“, nastavte veľkosť na 10 pt a vyberte plnú zelenú výplň pre značku. Zatvorte dialógové okno.
• Bez odstránenia výberu značiek kliknite v hlavnej ponuke na karte „Rozloženie“na tlačidlo „Štítky údajov“a v zobrazenej ponuke vyberte položku „Nezobrazovať“.

Krok 8. Pridajte chybové úsečky na sledovanie percenta dokončenia úloh

Teraz musíte pridať nové dosky, aby ste na prvý pohľad videli, v akom štádiu sú úlohy.

• Z rozbaľovacieho zoznamu naľavo znova vyberte možnosť Row Ready. Stlačte tlačidlo "Chybové pruhy" v hlavnom menu. V rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Rozšírené možnosti“. Otvorí sa dialógové okno. Nastavte zvislé lamely na pevnú hodnotu zadaním nuly do príslušného poľa.
• Prepnite na parametre dosiek rovnobežne s osou X. Smer nastavte na „Plus“. Štýl konca → Bez bodu, Množstvo chyby → Vlastné. V dialógovom okne Pozitívna chybová hodnota zadajte rozsah buniek G33-G47.
• Zmeňte farbu čiar na zelenú výberom plnej výplne. Nastavte šírku čiary na 7 bodov.

Vodorovné zelené čiary ukazujú, či boli úlohy splnené čiastočne alebo úplne.

Krok 9. Pridajte zvislú čiaru predstavujúcu aktuálny deň

Červená čiara ukazuje, aký je deň, a dáva jasne najavo, ako projekt ako celok zapadá do termínu.

• Vyvolajte kontextové menu diagramu pravým tlačidlom. Vyberte "Vybrať údaje".
• Kliknite na tlačidlo „Pridať“a do poľa „Názov série“zadajte slovo „Dnes“. Zadajte rozsah buniek C31-C32 pre hodnotu osi X a H31-H32 pre hodnotu osi Y.

V tabuľke sa objavili dve nové značky. Označte ich: vyberte označenia údajov a do riadka vzorcov napíšte slovo „Dnes“. Kliknite pravým tlačidlom myši na podpis a v kontextovej ponuke vyberte položku „Formát údajov“. Umiestnite polohu nadpisu „Nahor“.

• Prejdite do hlavnej ponuky na karte „Rozloženie“.
• V rozbaľovacom zozname v ľavom hornom rohu vyberte možnosť „Today Row“.
• Pridajte chybové úsečky s ďalšími parametrami podľa pokynov ako v piatom kroku. Budete potrebovať dosku pozdĺž zvislej osi so smerom mínus, konečný štýl bez bodu, s relatívnou hodnotou 100 %.

Teraz máte zvislú čiaru predstavujúcu aktuálny deň. Zmeňte farbu čiary na červenú, zväčšite veľkosť na 3 body.

V ukážke je aktuálny dátum pevný, takže sa nezmení. Ale pre projekty, ktoré sa aktívne rozvíjajú, sa odporúča iný spôsob zaznamenávania údajov. Ak to chcete urobiť, vložte dátum do bunky B2 zadaním vzorca = DNES () a v dialógovom okne výberu údajov zadajte hodnotu bunky B2 osi X namiesto rozsahu, ktorý ste zadali predtým.

Krok 10. Pridajte textové bloky

Teraz v diagrame chýba iba legenda k legende, aby ju pochopil celý tím.

• Vyberte diagram, prejdite do hlavnej ponuky na karte "Vložiť". Vyberte "Nápisy".
• Umiestnite oblasť označenia do pravého horného rohu grafu. Pravým tlačidlom myši vyberte orámovanie textového poľa, v kontextovej ponuke vyberte položku "Formátovať tvar". V okne, ktoré sa otvorí, vyberte typ výplne „Plná“, farba je šedá. Naformátujte štítok. Môžete vložiť ľubovoľný počet blokov.

Teraz môžete vytvoriť diagram za 20-30 minút iba pomocou vášho obľúbeného editora MS Excel.