Funkcie programu Microsoft Word, ktoré budete chcieť použiť vo svojej práci

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Ukazuje sa, že ľudia pracujú vo Worde roky, no nepoznajú jeho základné funkcie alebo nesledujú inovácie. Je čas dobehnúť zameškané!

Pár slov o tom, prečo som sa podujal popísať vôbec nie jedinečné funkcie programu Microsoft Word. Článok mi pomaly dozrieval v hlave. Z času na čas som musel svojim kolegom a blízkym opísať schopnosti rovnakého editora. Ich očividné pochopenie, prekvapenie z toho, čo videli, ma podnietili napísať tento materiál. Dúfam, že aj vy sa dozviete niečo nové pre seba.

Všetky nasledujúce tipy fungujú vo Worde 2013. Vrelo odporúčam prejsť na túto konkrétnu generáciu programu, ak ste prechod z nejakého dôvodu odkladali.

1. Začnite písať kdekoľvek

Funkcia Click-to-Write nie je novinkou, no nie každý o nej počul. Často musíte sledovať, ako človek mnohokrát klikne na tlačidlo „Enter“, aby sa dostal na koniec stránky a tam napríklad zadal vykonávateľa listu.

Dvojité kliknutie myšou môže nahradiť tucet stlačení klávesov.

Presuňte kurzor na zamýšľané miesto tlače a urobte pár rýchlych kliknutí myšou. Word sám umiestni nové riadky, tabulátory a pätky na miesto, ktoré ste mu označili. To je jasne viditeľné pri pohľade na skryté značky formátovania.

2. Ihneď preložte

Opýtajte sa svojho suseda, ktorého prekladateľa uprednostňuje, a s najväčšou pravdepodobnosťou budete počuť o Google, Yandex, PROMT, ale sotva o Bing. Z nejakého dôvodu nie je značkový prekladač od Microsoftu v našich končinách veľmi populárny. A márne, pretože kvalita jeho práce je celkom dostatočná pre každodenné potreby. Office samozrejme poskytuje rýchly preklad textu pomocou Bingu. Odporúčam vyskúšať.

Je dosť možné, že sa prestanete ponáhľať medzi prehliadačom a Wordom, donekonečna kopírovať a vkladať vety tam a späť.

Na výber je niekoľko desiatok jazykov a tri spôsoby prekladu. Nájdete ich na karte „Recenzia“.

3. Použite kerning

Dizajnéri dobre vedia, čo je to kerning a často s ním operujú pri sadzbe textov. Zjednodušene povedané, kerning je zodpovedný za rozstup (vzdialenosť) medzi písmenami v závislosti od ich tvaru. Zmena tohto nastavenia môže v porovnaní so štandardným stavom zmenšiť alebo rozšíriť rovnaké slovo, vetu alebo odsek. Videl som, ako ľudia začali časť textu vymazávať, alebo naopak „liať vodu“, len aby to zapadli do určitého rámca. Kerning rieši takéto problémy sofistikovanejším spôsobom. Samozrejme, hrubá hra s ním bolí oko, no drobné manipulácie môžu byť vhodné.

Zmena kerningu bude užitočná pri použití veľkého písma, napríklad pri príprave titulných strán kníh, článkov, správ.

Stlačením kombinácie Ctrl + D vyvolajte dialógové okno "Písmo", prejdite na druhú kartu "Rozšírené". Tu si môžete pohrať s kerningom. A ešte trochu k téme. Len tak mimochodom vám chcem predstaviť zaujímavú prehliadačovú hru, v ktorej musíte uhádnuť najlepší kerning na čítanie. Užite si to!

4. Použite skrytý text

Môže prázdny dokument programu Word vážiť desiatky alebo stovky megabajtov? Áno! A pre mnohých je tu zahmlievanie mysle. Ľudia nevidia pred očami jediné slovo, ale nedokážu pochopiť, prečo je súbor taký veľký? Zlé vírusy alebo škodliví hackeri? nie Všetko je to o skrytých informáciách. Môže ísť o grafiku, obrázky a text.

Rovnako ako netlačiteľné znaky, skryté údaje sa nezobrazujú na obrazovke ani nevytlačia, ale stále sú súčasťou dokumentu.

Pomocou skrytého textu môžete:

• Dočasne skryte dôverné informácie.
• Zanechajte komentáre alebo uveďte odpovede na otázky, ktoré by sa nemali miešať s hlavným textom.
• Vytlačte niekoľko verzií toho istého dokumentu a striedavo skryjte jeho rôzne časti. V tomto prípade sa nemusíte zaoberať viacerými kópiami súboru!

Vyberte časť alebo celý text, stlačte Ctrl + D a začiarknite políčko „Skryté“. Fragment zmizne a bude dostupný na prezeranie len pri zobrazení netlačiteľných znakov. Kvôli prehľadnosti sú skryté údaje podčiarknuté čiarou čiernych bodiek.

5. Pred uložením použite funkciu "Document Inspector"

Starý Word nemôže otvoriť súbor alebo sa zobrazuje nesprávne? Známy všetkým a všetkým! Tento druh problémov sa okolo mňa vyskytuje s desivou pravidelnosťou, pretože veľa organizácií a ľudí stále pracuje v Office 2003. Preto sa pred odoslaním a/alebo uložením dokumentu oplatí skontrolovať jeho kompatibilitu s predchádzajúcimi verziami Wordu. Za to zodpovedá „Dokumentový inšpektor“.

Vie tiež spustiť kontrolu čitateľnosti pre ľudí so zdravotným postihnutím a, čo je dôležité, nájsť skryté vlastnosti a údaje v dokumente.

Funkcia napríklad zisťuje prítomnosť makier, vložených dokumentov, neviditeľného obsahu a iných potenciálne problematických prvkov súboru.

6. Upravte PDF

Množstvo možností nie je vždy prospešné. Práca s PDF je toho ukážkovým príkladom. Niekedy sa ľudia stratia už pri výbere nástroja, pomocou ktorého chcú spracovať súbor PDF. Tu je klasický Adobe Reader a alternatívny Foxit Reader a akýkoľvek viac či menej moderný prehliadač a mnoho ďalších online služieb. Jedna z najúspešnejších metód však leží na povrchu - to je hrdina nášho článku.

Word 2013 sa nielen otvára, ale umožňuje aj upravovať obsah dokumentu PDF.

Editor prevádza text, tabuľky, zoznamy, grafy a ďalšie prvky do súboru DOCX, pričom zachováva formátovanie originálu čo najpresnejšie. Treba poznamenať, že je veľmi, veľmi hodný. Súbory PDF môžete pridať aj do dokumentu programu Word ako vložený objekt. V tomto prípade sa zobrazí iba prvá strana PDF alebo ikona odkazu na súbor.

7. Vložte video

Nie je žiadnym tajomstvom, že dlhodobé prezeranie suchého textu rýchlo znižuje pozornosť a vedie k strate záujmu o čitateľa. Preto takmer všetci študenti, rečníci a pracovníci kancelárie riedia riadky diagramami, tabuľkami, grafmi a inými vizuálnymi trikmi. Len málokto si však osvojuje oveľa silnejší nástroj – video.

Word dokáže vložiť vyhľadávacie videá Bing do dokumentu, pridať videá YouTube a vložiť kódy z rôznych webových stránok.

A nebojte sa o konečnú veľkosť súboru. Dokument neukladá samotné video, ale iba robí jeho odkaz vo vizuálnej podobe. Pre zobrazenie je samozrejme potrebné internetové pripojenie.

8. Spolupracujte na dokumente a komentujte úpravy

Pamätáte si na slová klasika: „Čo človek neurobí, urobíme spolu“? Sú aktuálne dodnes. Ale nie každý rozumie tomu, ako správne organizovať spoločnú prácu. Žiaľ, stále je vidieť, ako človek zvýrazní nejaký text ľubovoľnou farbou, za ňou v zátvorke pridá svoju revíziu alebo námietky a pošle dokument späť. V takýchto chvíľach začína nervózne zášklby očného viečka. Najnovšie vydanie programu Word vám umožňuje pohodlne anotovať a upravovať verejný súbor. Toto by sa malo použiť!

Word 2013 umožňuje odpovedať na komentáre iných ľudí, vďaka čomu je editor skvelým nástrojom na diskusiu v skupinovej práci.

Venujte niekoľko minút skúmaniu karty Recenzia, podeľte sa o svoje nové zručnosti s kolegami a pocítite jednoduchosť spoločnej práce.

9. Zjednodušte si prácu s tabuľkami

Dovoľte mi hádať, stále vkladáte riadky a stĺpce tabuľky kliknutím pravým tlačidlom myši a navigáciou na príslušnú položku ponuky? Je to oveľa jednoduchšie!

Umiestnite kurzor tesne nad / pod (vľavo / vpravo), kde plánujete pridať riadok alebo stĺpec. Word okamžite navrhne zväčšenie tabuľky.

Mimochodom, najnovšia verzia editora má niekoľko nových funkcií pre návrh tabuliek. Aktualizujte svoje znalosti.

10. Spojte časti dokumentu do blokov

Úprimne povedané, sú niektorí zamestnanci, ktorí sú pripravení otočiť viac ako 100 strán dokumentu, len aby zabili čas. Ak chcete rýchlo prechádzať veľkými súbormi, musíte ovládať niekoľko klávesových skratiek pre bleskurýchlu navigáciu alebo správne štruktúrovať svoje diela.

Používanie nadpisov rôznych úrovní vám umožňuje zbaliť prvky dokumentu, na ktorých práve nepracujete.

Umiestnite kurzor vedľa nadpisu a program vás vyzve, aby ste zbalili obsah bloku. Aj tie najobrovskejšie diela sa teda zmestia len na pár strán.

Nenašli ste pre seba nič zaujímavé? Pre každý prípad si prečítajte článok Lifehackera o 20 tajomstvách slov, ktoré vám uľahčia prácu. Alebo dajte rady do komentárov.