Ako urobiť poriadok a udržať krok so všetkým: kompletný sprievodca systémom GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Od teórie po šablónu, ktorá pomôže naplánovať akýkoľvek projekt.

Prečo je GTD dobré?

Problém so službami produktivity je v tom, že každý sa stavia ako miesto, kde môže riešiť všetky problémy, uchovávať informácie, komunikovať. Väčšina služieb vás žiada, aby ste im určili priority a konali podľa nich.

No málokto sa dokáže sústrediť na plnenie dôležitých úloh a nevenovať pozornosť najrôznejším maličkostiam: urgentným úlohám, požiadavkám kolegov, priateľov či známych. Keď je úloh veľa, je ťažké sa s nimi vyrovnať. Preto v praxi musíte na spravovanie záležitostí využívať viacero služieb. Keď je potrebné urobiť veľa vecí, začneme byť v týchto službách a zoznamoch zmätení a nakoniec ich prestaneme používať.

Metodológia Getting Things Done (GTD) poskytuje univerzálny plán na vybudovanie jednotného systému, v ktorom môžete vyriešiť akýkoľvek problém. Budete si môcť oddýchnuť a nebudete sa báť, pretože budete mať istotu, že na nič nezabudnete. V správnom čase systém vyzve, čo treba urobiť a na čo sa zamerať.

Prečo teda mnohí pracujú neproduktívne?

Ľudia začnú neproduktívne pracovať, keď je veľa projektov, prípadov a úloh. Toto všetko si len ťažko udržia v hlave, nieto ešte uprednostnia. Preto sa buď nerobí vôbec nič, alebo sa robí to, čo je najjednoduchšie, a dôležité veci sa odkladajú na neskôr. Objavuje sa ďalší problém: keď sa včera museli riešiť urgentné úlohy.

Okrem toho sa človek začne rýchlejšie unavovať, stáva sa podráždeným. Neustále behá ako veverička v kolese rutiny a skutočne dôležité, menové a strategické projekty sú ponechané bokom.

Zvládnuť túto situáciu pomôže systém Getting Things Done, ktorý opísal David Allen v knihe, ktorá vyšla v roku 2001 a stala sa svetovým bestsellerom.

Povedzte mi o základných konceptoch GTD, ktoré potrebujete vedieť

Rutina - to sú tie skutky, myšlienky a obavy, ktoré rušia, rozptyľujú a plytvajú energiou. Kým sa rutina nepretaví do úloh, nedá sa ovládať. Viacnásobné premýšľanie o rovnakých problémoch je neefektívnym využívaním tvorivej energie, ktorá vytvára frustráciu a stres.

Cieľom GTD je oslobodiť hlavu od rutiny a odstrániť vnútorný stres.

Ľudská operatívna pamäť- oblasť mozgu, kde sa nachádza krátkodobá pamäť. Sem zvyčajne dávame aktuálne nedokončené veci, sľuby dané iným ľuďom a iné myšlienky, ktoré nás trápia. Bohužiaľ, množstvo rutiny, ktorú si môžete uložiť, aby váš mozog správne fungoval, je limitovaný. Ak je vaša RAM plná, rozptyľujú vás malé úlohy a zabúdate na svoje ciele, čo vedie k stresu.

Nástroje na zhromažďovanie informácií- kam idú informácie a kde zaznamenávate, čo je potrebné urobiť. Napríklad:

• organizátori;
• notebooky;
• e-mail;
• kalendár;
• hlasový záznamník.

Košík "Doručená pošta"- jediné úložisko pre rutinu, ktorú premieňate na úlohy a úlohy. Jedným z najdôležitejších pravidiel pre prácu s doručenou poštou je jej pravidelné čistenie.

Jednoduché akcie - jednokrokové akcie, ktorých dokončenie trvá menej ako dve minúty. V praxi je vhodnejšie vyhradiť si na takéto záležitosti päť minút.

Projekt - úloha, ktorej dokončenie vyžaduje viac ako jeden krok. Je potrebné zanechať pripomienku o projekte a popísať prvé kroky na jeho realizáciu. Výsledkom je, že projekt sa zmení na jednoduchú akciu, ktorú je možné dokončiť v priebehu nasledujúcich piatich minút a získať konečný výsledok.

Projekt musí mať odkaz na kartu alebo súbor, kde sú popísané podrobnosti: zodpovedný, termíny, kategória (napríklad „Marketing“, „Právo“, „Vývoj“), odkazy na menšie karty s úlohami. Túto štruktúru je vhodné organizovať v Trello.

Kontextový zoznam - zoznam úloh, ktoré je vhodné vykonať za určitých podmienok. Napríklad v kontextovom zozname „Nákupy“bude zoznam vecí a produktov, ktoré je potrebné kúpiť v obchode. Zoznam hovorov môže obsahovať zoznam hovorov, ktoré môžete uskutočniť, keď máte voľno.

Je vhodné vytvárať individuálne kontextové zoznamy pre ľudí, s ktorými pracujete a komunikujete. Pri stretnutí s konkrétnou osobou môžete rýchlo otvoriť zoznam a vyriešiť potrebné problémy.

Ako mám používať kalendár?

Do kalendára je potrebné zadať:

• akcie, ktoré by sa mali vykonať v určitom čase (stretnutia, obchodné stretnutia, semináre);
• akcie, ktoré je potrebné vykonať v konkrétny deň (dokončiť projekt do určitého dátumu, zúčastniť sa konferencie);
• informácie o konkrétnych dátumoch (výročia, narodeniny, sviatky).

Na sledovanie všetkých týchto vecí používam Kalendár Google. Táto služba je výhodná, pretože:

• prístupné z telefónu aj z počítača;
• na jednej obrazovke je možné zobraziť niekoľko kalendárov naraz;
• na smartfóne sú pripomienky.

Ak ste si do kalendára niečo pridali, buď to urobíte, alebo to odložíte na iný dátum. Nie je potrebné zahltiť kalendár zoznamom úloh, ktorý sa pravidelne mení zo dňa na deň. Pre takéto zoznamy existujú samostatné riešenia.

Ak potrebujete pravidelne telefonovať zákazníkom, dodávateľom alebo dodávateľom v určitom čase, je lepšie na to použiť CRM systém.

Aké zoznamy by ste mali vytvoriť?

Zoznamy prioritných akcií

Zostavenie týždenného reportu, preskúmanie webu konkurencie, vyčistenie schránky vo vašej poštovej schránke, vypracovanie technického zadania pre dizajnérov – všetky tieto úkony zaberú viac ako dve minúty, no nemožno ich delegovať na nikoho. Takéto veci dávame na zoznamy prioritných akcií a vykonávame ich počas dňa.

Pravidlá pre prácu s takýmito zoznamami:

• Zoznamov by nemalo byť veľa, stačia dva alebo tri. Napríklad Osobné, Pracovné, Rodinné. Ak máte zo zoznamu úlohu na konkrétny deň, nastavte si pripomienku v kalendári.
• V tomto zozname je vhodné označiť úlohy podľa kontextu: „Na ceste“, „Pri počítači“, „Prečítané“, „Kúpiť“, „Sľuby“. Úlohy môžu mať jeden alebo viac štítkov. Napríklad úloha „Walk the Dog“by odkazovala na projekt „Osobný“a označenie „Promises“.
• Pred pridaním úlohy do zoznamu zvážte, či ju vôbec potrebujete urobiť. Ak je odpoveď áno, rozhodnite sa, či potrebujete prípad osobne dokončiť. Môžete predsa poslať hlasovú správu podriadenému a delegovať ho. Úlohy, ktoré ste pridelili, budú označené ako „Priradené“. Bude obsahovať prípady z pracovného aj osobného zoznamu.
• Pravidelne kontrolujte zoznamy. Urobte to, keď máte voľnú minútu. Posuňte úlohy, ktoré je potrebné vykonať ako prvé.
• Vyčistite si zoznamy úloh aspoň raz za mesiac.

Zoznam "Jedného dňa"

Tento zoznam bude obsahovať veci, ktoré nevyžadujú aktívnu akciu. To môže byť:

• knihy, záznamy, video školenia, ktoré si chcete kúpiť;
• užitočné zručnosti, ktoré chcete ovládať;
• miesta, ktoré chcete navštíviť;
• veci, ktoré si chcete kúpiť.

Musíte pravidelne nazerať do tohto zoznamu, robiť si poznámky a premeniť ich na ciele, na ktorých sa bude pracovať.

Ako uchovávate referenčné informácie, ktoré budú užitočné v budúcnosti?

Tieto informácie nevyžadujú žiadnu akciu. Hlavné kritériá na uchovávanie týchto informácií:

• Pohodlné vyhľadávanie podľa názvov, značiek, krátkych popisov.
• Jednoduché umiestnenie informácií do úložiska.
• Intuitívna štruktúra ukladania informácií. Keď prídu nové údaje, musíte si rýchlo vybrať kategóriu a podkategóriu, kam ich umiestniť.
• Dostupnosť úložiska z akéhokoľvek zariadenia.

Existujú povinné rituály GTD?

Áno, je ich niekoľko.

Zhromažďovanie všetkých informácií v košíku „Doručená pošta“

Existuje mnoho nástrojov na zhromažďovanie informácií. To všetko by ale malo prúdiť na jedno miesto, s ktorým budete ďalej pracovať.

Vyprázdnenie koša doručenej pošty

Raz alebo dvakrát týždenne budete musieť skontrolovať zoznam doručenej pošty a usporiadať nahromadené položky podľa priečinkov alebo skratiek. Tento rituál by sa mal stať zvykom, ktorý je tvorený zrozumiteľným algoritmom akcií a ich systematickým opakovaním.

Mali by ste mať jednoduchý plán krok za krokom, ako týždenne upratať svoj systém úloh. Vytvorte si kalendár, v ktorom si označíte dni, kedy sa prípady riešili. Prideľte si cenu, ak napríklad za 30 dní aspoň 20 vyprázdnite doručenú poštu a vyškrtnete dni v kalendári.

Revízia zoznamu prioritných akcií a zoznamu „Niekedy“, stanovenie priorít

Pri revízii zoznamov je dôležité správne stanoviť priority a byť realistickí, pokiaľ ide o vaše silné stránky. Je to potrebné, aby ste sa nepreťažili zdrvujúcou úlohou a aby ste netrpeli uvedomením si svojej neefektívnosti.

Ničenie nepotrebných košov

Počas komunikácie s kolegami a partnermi sa často objavujú nové poštové schránky, dokumenty a zoznamy.

Vašou úlohou je všetko čo najviac zautomatizovať, aby dáta prúdili do priečinka Doručená pošta.

Môže to byť buď poštová schránka alebo elektronický plánovač. Pre automatizáciu a presmerovanie informácií sú vhodné služby IFTTT a Zapier. Malo by byť menej košov na zhromažďovanie informácií.

Ako pracovať s košíkom Inbox a triediť nahromadené obaly?

Najprv vyberte úlohu, prípad alebo informácie z doručenej pošty a odpovedzte na otázku: „Čo je to? Naozaj potrebuješ niečo urobiť?"

Ak nemusíte nič robiť, máte dve možnosti. Ak sú to odpadky, ktoré už nie sú užitočné, vyhoďte ich. Ak sú to užitočné informácie, uložte ich do archívu. Mal by byť štruktúrovaný podľa kategórie a značky, aby bolo ľahké nájsť to, čo hľadáte.

Ak potrebujete niečo urobiť s informáciami, máte tri možnosti:

1. Vyplňte požadované. Ak je akcia dôležitá a nezaberie viac ako 2-5 minút.

2. Delegovať na niekoho. Ak akcia trvá viac ako dve minúty, zvážte, či ju môžete niekomu delegovať.

Pri delegovaní na niekoho by sa malo napísať toto:

• konečný výsledok;
• plán práce (cesta k cieľu);
• termín dokončenia úlohy;
• termín kontroly a výsledok, ktorý na ňu musí byť pripravený (medzibežný alebo konečný).

3. Odložiť do budúcnosti. Pritom uveďte:

• požadovaný výsledok;
• najbližšia ďalšia akcia, ktorá sa má vykonať. Pamätajte: nie je možné dokončiť projekt ako celok, môžete urobiť len konkrétne jednoduché kroky, ktoré vás priblížia ku konečnému výsledku;
• Konečný termín. Ak neexistuje presný časový rámec, pridajte akciu do zoznamu „Niekedy“.

Môžete si poslať správy, aby ste ich dostali v určený deň. Na to sa hodí ako „Google Kalendár“s pripomienkou na správny deň, tak aj poštová aplikácia Boomerang, ktorá vám pošle email v určitom čase.

Ako si naplánovať prácu?

Všetky práce možno rozdeliť do troch krokov:

1. Realizácia plánovaného vopred. Môžu to byť strategicky dôležité veci, ktoré vás približujú k vášmu cieľu, alebo rutina, ktorú jednoducho treba urobiť.
2. Vykonávanie práce tak, ako sa neočakávane javí. Vtedy počas dňa prichádzajú úlohy od kolegov, manažérov, listy od klientov.
3. Plánovanie ďalšej práce: zostavenie a revízia zoznamov, stanovenie priorít. Tento bod by vám nemal trvať príliš dlho, kým budete plánovať kvôli plánovaniu.

Prax plánovania prípadov a úloh (memo book) je opísaná v knihe Davida Allena.

David Allen Poradca pre osobný výkon a riadenie času, autor metodológie GTD Productivity

Na pamätnú knihu potrebujete 43 priečinkov: 31 označených číslami od 1 do 31, ďalších 12 s názvom mesiacov. Denné priečinky sa ukladajú do popredia od zajtra. Za priečinkom s číslom 31 je priečinok na ďalší mesiac a za ním priečinky so zvyškom mesiacov.

Obsah priečinka na nasledujúci deň sa denne presúva do koša, potom sa priečinok umiestni za posledný z denných priečinkov (ako keby sa preniesol do ďalšieho mesiaca). Keď uvoľníte priečinok 31 pre aktuálny mesiac, bude za ním priečinok s názvom nového mesiaca, za ktorým budú nasledovať priečinky s dňami nového mesiaca. Rovnako aj priečinok s aktuálnym mesiacom, kedy uplynul, sa prenesie do ďalšieho roka.

V špecifickom priečinku musíte uložiť dokumenty, ktoré vyžadujú špecifické akcie (formulár, ktorý je potrebné vyplniť, list na odoslanie).

Aby systém fungoval, je potrebné ho denne aktualizovať. Ak zabudnete aktualizovať priečinok zajtrajška, nemôžete dôverovať systému. Uniknú dôležité informácie, s ktorými sa bude treba vysporiadať iným spôsobom.

Ak odchádzate na niekoľko dní, musíte pred odchodom skontrolovať priečinky na dni, počas ktorých budete neprítomní.

Ako to zorganizovať v praxi, berúc do úvahy moderné systémy plánovania:

1. Namiesto pamätnej knihy použite organizér so zoznamami úloh na každý deň a zadávajte si do neho úlohy na aktuálny deň. Stretnutia a záležitosti viazané na čas by sa mali najskôr zaznamenávať a mali by sa nastaviť pripomienky tak, aby ich systém vopred upozornil.
2. Vytvorte súbor so zoznamom úloh na mesiac. Toto je zoznam toho, čo chcete počas tohto obdobia stihnúť. Prípady do nej pridávate počas celého mesiaca. Revízia úloh by mala prebiehať raz týždenne. Pri plánovaní najdôležitejších úloh si rozdeľte týždeň po týždni, aby ste pochopili svoje priority. Budete ich vykonávať v prvom rade, inak sa celý čas bude venovať drobným a neodkladným záležitostiam.
3. Vytvorte súbor s plánmi na rok. Mal by sa revidovať raz za mesiac. Prípady z tohto súboru sa prenesú do mesačných plánov.
4. Urobte si plány na rok na základe dlhodobých cieľov na 3-5 rokov. Tieto veci je lepšie si naordinovať buď na konci roka, alebo počas dovolenky, keď hlava nie je zaťažená každodennými úlohami.

Tieto štyri body nazýva David Allen prirodzeným plánovacím systémom. Tento systém vám umožňuje posúvať sa smerom k cieľom, ktoré sú pre vás dôležité, a nestrácať čas rutinou.

Existuje univerzálny plán, ktorý možno použiť na plánovanie akéhokoľvek projektu?

Jasné. David Allen to nazýva model prirodzeného plánovania. Pozostáva z niekoľkých krokov.

Krok 1. Cieľ a obraz ideálneho výsledku

Definujte si cieľ alebo ideálny konečný výsledok, predstavte si, že ste ho dosiahli.

Popíšte ho so všetkými kritériami úspechu (peniaze, ľudia, uznanie). Čím podrobnejšie opíšete konečný výsledok, tým silnejšia bude motivácia, najmä vo chvíľach, keď potrebujete vykonať konkrétne akcie, ale nie je na to čas.

Krok 2. Zásady

Popíšte zásady, ktoré budete dodržiavať, keď dosiahnete svoj cieľ. Napríklad: "Dám ľuďom plnú slobodu konania, ak… (držia sa v rozpočte, dokončia projekt pred konkrétnym termínom)." Položte si otázku: „Aké činy môžu zasahovať do mojich aktivít? Ako im môžem zabrániť?"

Zásady sú jasné a poskytujú spoľahlivý návod na riadenie činností.

Krok 3. Brainstorming

Premýšľajte a zapisujte si všetky rôzne nápady, ktoré vás napadnú.

Hlavné princípy brainstormingu:

• nesúď;
• nespochybňujte;
• nehodnotiť;
• nekritizovať;
• myslite na kvantitu, nie na kvalitu;
• vedľajšia analýza a organizácia.

Krok 4. Plán projektu vo forme zoznamu

Usporiadajte si výsledky brainstormingu do zoznamu úloh. Začnite plánovať na konci a pracujte späť. To vám uľahčí plánovanie a identifikáciu prvého kroku k vášmu cieľu. Príklad plánovania od konca:

Účel (ideálny výsledok): Hovorím po španielsky a rozumiem ľuďom.

Prečo je toto: Chcem komunikovať bez účasti prekladateľov počas obchodných rokovaní so španielskymi partnermi a voľne komunikovať s ostatnými počas dovolenky v Španielsku.

Kroky k cieľu:

• Krok pred dosiahnutím cieľa: Našiel som rodeného španielskeho hovorcu a rozprávam sa s ním dvakrát týždenne.
• Krok predtým: Zložil som jazykovú skúšku B1.
• O krok skôr: Absolvoval som test odbornej spôsobilosti A1.
• Krok pred tým: Osemkrát za mesiac som chodil na hodiny španielčiny a dokončil som všetky svoje domáce úlohy.
• Krok pred tým: Prihlásil som sa na kurz španielčiny a zaplatil som si mesiac štúdia.
• Krok predtým: Zozbieral som informácie o kurzoch španielčiny a urobil porovnávaciu tabuľku.
• Prvý krok: Naplánoval som si čas v kalendári, kedy budem zbierať informácie o kurzoch španielčiny.

Keď tím pracuje na jednej úlohe a potrebuje zorganizovať celý plán na jednom mieste, je vhodné použiť Ganttov diagram. V prvom stĺpci sú v ňom etapy na ceste k cieľu, v druhom sú tie zodpovedné. Ďalej budú stĺpce s časovým obdobím. Bunky budú obsahovať stav konkrétnej fázy, napríklad „Plánované“, „Prebieha“, „Dokončené“, „Odložené“.

GTD a prirodzený systém plánovania sa môžu zdať skľučujúce. Keď si ho ale prispôsobíte pre seba a začnete ho pravidelne používať, budete mať pocit, že všetko je oveľa jednoduchšie, ako sa na prvý pohľad zdalo.