Ako spoznať, že ste odviedli dobrú prácu a konečne si oddýchnuť

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Päť tipov pre tých, ktorí sa neustále cítia neproduktívne.

Pre ľudí, ktorí sa podieľajú na duševnej práci, môže byť ťažké posúdiť svoju produktivitu. Vždy je tu ďalšia správa, na ktorú treba odpovedať, ďalší nápad, ktorý treba prepracovať, ďalšie stretnutie, ktorého sa treba zúčastniť. Niet divu, že je pre nás také ťažké prestať pracovať večer a cez víkendy. Už nerozumieme, kedy sme za deň urobili dosť. Pocit, že sme neustále neproduktívni, sa premieta do stresu, preťaženia a v konečnom dôsledku do vyhorenia. Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu vyrovnať sa s týmto pocitom.

1. Zmeňte svoj postoj k produktivite

Pre majiteľa farmy alebo závodu zvýšenie produktivity znamená zvýšenie produkcie bez plytvania časom a zdrojmi. Ale tento prístup nemá zmysel aplikovať na osobnú efektivitu v informačnom veku.

Zameriavame sa na množstvo práce vykonanej za deň: prečítajte si všetky správy, zúčastnite sa všetkých stretnutí, prejdite 50 položiek zo zoznamu úloh. Medzi aplikáciami prepíname takmer každých 20 sekúnd a len zriedka strávime viac ako 20 minút vykonávaním jednej veci. Takéto posuny negatívne ovplyvňujú schopnosť sústrediť sa a dotiahnuť veci do konca. Ale takto funguje väčšina z nás, pretože sme zvyknutí vychvaľovať neustále zamestnanie. Koniec koncov, ak ste neustále zaneprázdnení (bez ohľadu na to, čo), zdá sa, že ste potrební a cenní.

Preto, aby ste sa zbavili pocitu hanby, musíte v prvom rade pochopiť, že byť produktívny neznamená len celý deň podnikať. Znamená to robiť správnu vec.

Zbytočné zamestnanie	Produktivita
Pravidelne analyzujte poštu, aby bola vaša doručená pošta prázdna	Kontrolujte poštu v určitých časoch dňa a neodpovedajte na všetko okamžite
Zúčastnite sa všetkých stretnutí	Vyhraďte si časové úseky na hĺbkovú prácu
Odstráňte úlohy s nízkou prioritou zo zoznamu úloh	Dokončite jednu ťažkú a dôležitú úlohu
Pokúste sa urobiť čo najviac za deň	Pravidelne vykonávajte dôležité úlohy a na konci pracovného dňa sa odpojte od práce

Pripomeňte si, že byť produktívny znamená robiť dôležité úlohy pravidelne. Plánujte a trávte svoj čas vedome. Akonáhle budete mať pocit, že vás pohlcuje prúd neustáleho zamestnania, opýtajte sa sami seba, či je to biznis, do ktorého sa musíte teraz pustiť.

2. Naučte sa vidieť svoj pokrok

Keď máme pred sebou obrovský cieľ, nevnímame pokrok. Deň čo deň sa nám zdá, že sa do cieľa nepribližujeme. Prirodzene sa to vzdáva a vzniká pocit hanby.

To neznamená, že sa musíte úplne vzdať ambicióznych cieľov. Stačí ich rozdeliť na malé kroky. Odstránite tak pocit, že sa neposúvate dopredu. A robenie malých úloh vás nabije nadšením.

Zo všetkých faktorov, ktoré poháňajú náladu, motiváciu a prehľad počas dňa, je sledovanie vášho pokroku v dôležitej práci najdôležitejšie, píše Theresa Amabile z Harvard Business School. Cítime sa spokojní a motivovaní, keď sa obzrieme za uplynulým dňom a vidíme, že napredujeme v niečom, čo má pre nás zmysel.

3. Vybudujte podporný systém

Ďalším zdrojom hanby je ťažký cieľ bez systému, ktorý by vás podporil na vašej ceste. Stanovili sme si také ciele a potom si myslíme, že sme zlyhali, pretože nám chýbala vôľa. Očakávali sme, že sa objaví motivácia a pomôže nám dostať sa k veci. Ale paradoxom je, že sa rodí v procese práce. Preto je od začiatku také dôležité vytvoriť si systém nástrojov, ktoré vám pomôžu napredovať aj vtedy, keď sa vám vôbec nechce. Tu je to, čo potrebujete.

Sledovač času

Čas je náš najcennejší zdroj. Čím efektívnejšie ho využívame, tým produktívnejší sa na konci dňa cítime. Ale častejšie ani nevieme, kam presne ide, pretože to nesledujeme. Na to potrebujete iba sledovač času. Program sleduje, ktoré stránky navštevujete, koľko minút premrháte a nad čím strávite celý pracovný deň. Záznamy môžete viesť aj manuálne, no táto možnosť je menej presná.

Elektronický plánovač

Uľahčuje to triedenie úloh podľa priority, stanovenie termínov a sledovanie toho, na čo sa zameriavate. Niektoré, ako napríklad Todoist, poskytujú štatistiky o dokončených úlohách a možnosť sledovať vašu produktivitu za deň, týždeň alebo mesiac. Plánovačov je teraz veľa, tak si vyberte podľa svojho gusta.

Metóda ako GTD

Getting Things Done (GTD) je technika na dokončenie vecí. Pomáha organizovať plnenie povinností bez zbytočného stresu. Skrátka si podľa nej treba evidovať všetky prichádzajúce informácie, rozdeľovať úlohy podľa zoznamov a v súlade s nimi plánovať deň.

4. Naučte sa odpojiť na konci dňa

Ak svoj pracovný život neoddelíme od všetkého ostatného, aj vo voľnom čase nás prenasleduje myšlienka na úlohy: zdá sa, že treba urobiť niečo iné. V takomto stave je nemožné odpočívať a zotavovať sa.

Psychológovia identifikovali štyri prvky, ktoré pomáhajú odpojiť sa od práce:

• Pozastavenie - fyzicky sa vzdialiť od pracovného prostredia a nástrojov.
• Relaxácia - byť sám so svojimi myšlienkami na strávenie minulého dňa.
• Inšpirácia - venovať čas koníčkom a záľubám.
• Kontrola - vytvorte si rituál vypnutia a dodržujte ho každú noc. Takouto akciou môže byť napríklad prechádzka alebo sprcha.

Zamerajte sa na tieto body, aby vaša myseľ aj telo boli uvoľnené a neprenasledoval vás pocit nesplnených úloh.

5. Zistite, čo pre vás znamená „robiť dosť“

Kvôli našej túžbe uspieť sa často tlačíme do prepracovania namiesto toho, aby sme si stanovili malé, dosiahnuteľné ciele. Vo väčšine prípadov to prináša zbytočnú únavu a frustráciu.

Hľadajte hranicu, po ktorej dosiahnutí budete spokojní so svojimi úspechmi, no zároveň sa budete chcieť posunúť ďalej. Dobrým nástrojom na to je metóda Objectives and Key Results (OKR), ktorú používa Google a ďalšie korporácie. Je to systém stanovovania cieľov, ktorý kombinuje to, o čo sa snažíte, s metrikami úspechu. Vďaka nej si môžete nastaviť vlastnú mieru úspešnosti pre každý biznis a oslobodiť sa od myslenia „všetko alebo nič“.

Tu sú príklady použitia metódy na pracovné a osobné účely.

Ciele	Kľúčové výsledky
Zvýšte zapojenie používateľov blogu	Zvýšte počet jedinečných používateľov na 25 000 týždenne. Zvýšte počet odkazov vedúcich na blog o 20 %. Zvýšte počet zobrazení blogových reklám na sociálnych sieťach o 15%.
Zlepšite systém podpory používateľov	Znížte počet klientov na jedného manažéra. Skráťte čas spracovania požiadavky používateľa na dve hodiny alebo menej. Znížte počet e-mailov zákazníkom o 5 %.
Trávte viac času s rodinou a priateľmi	Raz týždenne sa stretnite s jedným z priateľov na šálku kávy. Zhromažďujte sa na spoločných rodinných jedlách trikrát týždenne. Raz za mesiac choďte na veľký výlet s priateľmi.
Naučte sa surfovať	V roku 2020 absolvujte 12 lekcií surfovania. Strávte 20 hodín učením sa s videami na YouTube.

Pripomeňte si, že úlohy nikdy nekončia. Naučte sa prestať, keď urobíte dosť, aby ste išli domov šťastní a pripravení pokračovať zajtra.