Ako organizovať pracovný priestor a pracovný čas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Všetka práca v kancelárii začína vlastným pracovným priestorom, no často ľudia tomuto momentu nevenujú dostatočnú pozornosť. Pracovným priestorom nie je len nábytok a počítač, ale aj plánovanie, pracovný postup, ďalšie nástroje. Tento článok obsahuje jednoduché tipy, ako si správne zorganizovať pracovisko.

Všetko to začína na pracovisku.

D. Carnegie

Práca začína pracoviskom a jeho organizáciou. Nájdu sa, samozrejme, výnimky v podobe tvorivých a jedinečných osobností, pre ktoré táto problematika nie je až taká dôležitá. Ale aj oni majú svoj systém tvorivej poruchy, aj keď si to nepripúšťajú. Väčšina ľudí pracuje pri bežných stoloch v bežných kancelárskych priestoroch a práve im sú určené nasledujúce tipy.

Desktop

Správne pracovné prostredie naladí myseľ na správny rytmus. Neudržíte svoj dom v neporiadku a presne viete, kde a čo je. Na pracovisku je to rovnaké: všetko by malo byť na svojom mieste a nič zbytočné, čo by mohlo odvrátiť pozornosť od hlavných úloh.

Ako to všetko začína, keď práve prídete do práce? Z pracovnej plochy. A v počítači sú zvyčajne kopy papierov, rozhádzané písacie potreby, hrnčeky, nejaký zbytočný suvenír a prach. A aký bude vnútorný stav za takýmto pracoviskom? Nezmontované. Samozrejme, nebudete si to myslieť, ale podvedomie už rozhodlo o všetkom. Nech je naokolo akákoľvek realita, ste aj vy. A vedomie zachytilo túto myšlienku a vaša nálada je preč.

Udržujte svoj pracovný stôl vždy uprataný. Začnite deň utieraním prachu, upravte osvetlenie, napíšte užitočné informácie na nálepky, umyte si šálku kávy, vyplňte kalendár – naštartujte sa. Tieto jednoduché akcie energizujú prácu, ktorá nasleduje.

Ideálne pracovisko je pracovný nástroj, pohodlné osvetlenie, nevyhnutné písacie potreby a jednoduchý nábytok pre pracovníka.

Ako pracovať: v stoji alebo v sede? Ty rozhodni. Myslím si, že lepšie je sedenie, ale určite si treba robiť prestávky: prejsť sa, trochu sa rozcvičiť, nadýchať sa čerstvého vzduchu, vyliezť 2-3 poschodia po schodoch. Môj pracovný režim: 45 minút - úloha bez prerušenia, 15 minút prestávka, potom 1 hodina nepretržitej práce a 15 minút oddych. Takto je štruktúrovaný pracovný deň.

Nezabudnite na vlastnú skrinku či archív, keďže každý zamestnanec má vždy svoj osobný spis alebo papierový archív. Do skrinky si môžete uložiť aj osobné veci, ktoré by ste nechceli predvádzať. Každá polica a skrinka by mala plniť svoju funkciu a neprelínať sa s inými prvkami. Vďaka tomu bude práca s dokumentmi a rôznym príslušenstvom pohodlnejšia.

Elektronická správa dokumentov

Vytvorte záložné kópie svojej práce, dokumentov, projektov, servisných informácií uložených na vašom pracovnom počítači a odošlite ich na firemný server alebo cloudové úložisko.

Koľko energie a nervov ľudia míňajú kvôli strateným informáciám! Počítač sa zrútil, zavesil, niekto omylom vymazal dôležité údaje. Neopakujte ich chybu a vytvorte si zálohy. Nedovoľte, aby okolnosti ovládali vás a vašu prácu.

Neinštalujte nepotrebné aplikácie, väčšina potrebných operácií sa vykonáva v štandardných softvérových balíkoch. Ak ovládate určitý pracovný nástroj, požiadajte vedenie alebo IT oddelenie o jeho inštaláciu a zdôvodnite svoju efektívnu prácu v ňom.

Ďalší jednoduchý tip: skúste sa vo svojom elektronickom priestore držať jednej veci. Ak máte radi služby Yandex, vyberte si ich, ak služby Google - pracujte s nimi. Budete poznať všetky silné a slabé stránky nástrojov a tiež budete vedieť rýchlo nastaviť svoj systém na novom mieste. Preteky o čerstvé programy nie sú vždy opodstatnené.

Na pracovnej stanici si vytvorte svoju osobnú jednoduchú elektronickú hierarchiu. Čoskoro by ste mali nájsť akýkoľvek zo svojich starých dokumentov. Toto je obzvlášť dôležité, keď musíte niečo urýchlene vyriešiť a zabudli ste, kde sú tieto informácie uložené.

Naskenujte všetky najdôležitejšie dokumenty. Veľa pracovných konfliktov medzi oddeleniami vzniklo kvôli strate dôležitého papiera.

Plánovanie

Všimli ste si, že práca sa niekedy mení na neporiadok: kopa úloh, rozhovory, stretnutia, kontrola papierov. A vy sa v tom točíte donekonečna. Zdá sa, že pracujete, ale je ťažké to nazvať prácou. Za tým všetkým nie je viditeľný všeobecný obraz toho, čo sa deje, a to je jeden z problémov modernej produktivity: existujú akcie, existujú aj výsledky, ale v rutine nie sú príliš viditeľné.

Aby sa tomu zabránilo, je potrebné zostaviť plán úloh a aktivít na deň, týždeň a dokonca aj na mesiac.

Väčšina používa zápisníky alebo diáre. Áno, to je dobré, ale papier je „pamäť s náhodným prístupom“, uchováva všetku plynulosť a hlavné informácie sa strácajú v množstve strán. Zápisník alebo diár je už archaický spôsob plánovania. V denníku nevidíte celý obraz udalostí, neprídete na to, kedy je lepšie urobiť jednu vec a kedy inú, a tiež môžete zmeškať nejakú dôležitú udalosť. Neexistuje spôsob, ako získať požadované údaje a vykonať komplexnú analýzu. Predstavte si, koľko strán musíte prelistovať, aby ste zhromaždili potrebné informácie.

Teraz existuje veľa aplikácií a online služieb na organizáciu vášho pracovného času. Verte mi, malo by sa to robiť, ak chcete pracovať produktívne bez ohľadu na situáciu a náladu. To-do-list je dnes o efektívnom riadení úloh a času.

Systém kontextového plánovania používam v prostredí Outlooku Gleba Arkhangelského. Čo sa mi na ňom páči: jednoduchosť a efektivita nástroja, známa aplikácia, spojenie kalendára, úloh a pošty v jednom informačnom priestore, integrácia s kancelárskymi aplikáciami. Každý zamestnanec môže byť v krátkom čase zaškolený v tomto plánovacom systéme.

Tu je niekoľko tipov na organizáciu pracovného času:

• Plánujte flexibilne, v kontexte, nie striktne v čase.
• Naučte sa pochopiť, čo je dôležité a čo nie.
• Ľahko sa rozlúčte s nepodstatnými záležitosťami.
• Oceňujte kvalitu stráveného času, nie čas samotný.
• V prípade potreby povedzte nie sebe a iným ľuďom.
• Začnite svoj deň náročnými a nepríjemnými úlohami.
• Pri plánovaní úloh a projektov v práci si stanovte ich termíny.

Silným psychologickým trikom je preškrtnúť splnenú úlohu alebo pred ňu zaškrtnúť. To vám dodá ďalšiu vnútornú energiu na dosiahnutie skvelých výsledkov. Uvidíte, že všetko nie je márne.

Práca s poštou

Ako si zorganizovať prácu s poštou?

Najprv s ním musíte nastaviť prevádzkový čas, aby ste znížili počet prerušení. Najlepšie je to urobiť ráno, keď sa začnú tvoriť úlohy, a popoludní, keď potrebujete skontrolovať, ako sa veci majú.

Po druhé, na nejednoznačné listy by ste nemali hneď odpovedať. Musíte myslieť na všetko: odvolanie, konštrukcia odpovede, dodatočné informácie. Snažte sa udržať subjektivitu na čo najnižšej úrovni. Zabudnite na rýchle odpovede, ako to každý zvykol robiť na sociálnych sieťach.

Po tretie, nepreťažujte text listu informáciami, ktoré sú zrozumiteľné iba pre samotného odosielateľa. Pokúste sa odpovedať stručne a výstižne, zvážte každé slovo. V našom digitálnom veku je to veľmi dôležité: nikto nemá záujem brodiť sa jedinečnými závermi.

A nakoniec nezabudnite na netiketu: oslovovanie adresáta, štýl písania, informácie o prípade, kontaktné údaje. Naučte sa, ako napísať list, analyzovať to, čo ste napísali, a ako sa prihlásiť.

Doplnkový nástroj

Ďalšia vec, ktorá pomáha zefektívniť vašu prácu, je tabuľa. Nepostrádateľná pomôcka najmä vtedy, keď katedra robí brainstorming alebo rieši vážny problém s medzistupňami.

V mojej profesionálnej kariére bola rada nepostrádateľným atribútom pracovného prostredia. Je to užitočné aj z hľadiska úspory papiera. Neuveríte, koľko listov sa minie na vysvetľovanie vašich nápadov a riešení.

Vďaka vizuálnemu mysleniu (má ho každý) môžu ľudia spolu kresliť na tabuľu, vysvetľovať svoje myšlienky a navrhovať najlepšie riešenia problému. Každý môže všetko vidieť a pochopiť.

Rád by som dodal, že hudba mi pomáha pri mojej práci. Priaznivo to vplýva na moju produktivitu, najmä keď musím pracovať s opakujúcimi sa úlohami na počítači alebo vypisovať veľký balík dokumentov. Vo všeobecnosti je dobré začať ráno pozitívnou hudbou. Nemali by ste ho však zapínať pre každého, pamätajte: nepracujete sám, niekomu bude hudba len prekážať.