Prečo systémy GTD často zlyhávajú?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

© foto

Ak používate to, čo považujete za najlepší systém GTD, ale nevidíte výsledky, je nepravdepodobné, že problém spočíva v systéme, ale skôr v presvedčení, že dokonale štruktúrovaný zoznam úloh vám umožní 10-krát viac práce ako vaši kolegovia. Žiadna metóda zvyšovania produktivity nie je pre vás efektívna, kým nezačnete myslieť realisticky. O tom si povieme v článku.

Nedá sa stihnúť „všetko“za jeden deň

Každý deň máte veľa vecí, ktoré dnes musíte nevyhnutne urobiť. Zdá sa, že chápete, že sa nedá urobiť všetko naraz, no napriek tomu sa so závideniahodnou vytrvalosťou snažíte dokázať opak, čo v konečnom dôsledku vedie k pocitu, že ste sa celý deň krútili ako veverička v kolese, ale nemali čas nič robiť. Vyhnúť sa tomuto pocitu je jednoduché – musíte si uprednostniť. Rozhodnite sa, čo je skutočne potrebné urobiť dnes a čo môže počkať do zajtra. Po dokončení malého zoznamu úloh za deň pocítite pokrok, čo znamená, že na druhý deň sa pustíte do práce s veľkým nadšením.

Pravdepodobne ste si už mysleli, že je v skutočnosti ťažké určiť priority. Nie je vždy možné pochopiť, ktoré podnikanie je dnes dôležitejšie. Slávny bloger Ze Frank vo svojom videoblogu dáva túto radu: napíšte si zoznam všetkých vecí, ktoré je potrebné dokončiť, potom začnite čítať zoznam od konca a počúvajte svoje vnútorné pocity. Ak chápete, že tento bod je skutočne dôležitý, nechajte ho, ak máte čo i len najmenšiu pochybnosť, nemilosrdne ho prečiarknite. Zostávajúce úlohy začnite od prvej úlohy v zozname.

Pamätajte, že deň má 24 hodín, týmto časom ste limitovaní. Keď ste toho naplánovali príliš veľa, do večera budete sklamaní, že ste opäť nemali čas. Naopak, je lepšie stanoviť si príliš jednoduchý cieľ, s ktorým sa určite vyrovnáte. A potom vykonajte ďalšiu prácu. Na konci dňa sa budete cítiť ako víťaz, pretože ste okrem nevyhnutných vecí stihli aj niečo iné.

Zabudnite na multitasking a sústreďte sa na jednu vec

Multitasking je pre človeka veľmi náročný, no napriek tomu to mnohí ľudia radi robia, pretože sa tak cítia aktívnejší a produktívnejší. Každých päť minút môžeme prerušiť nejakú aktivitu, aby sme odpovedali telefonicky alebo e-mailom. Multitasking značne rozptyľuje našu pozornosť a tu je dôvod: zakaždým, keď prepnete svoju pozornosť z jednej úlohy na druhú, potom sa bolestne vrátite k prvej a budete si pamätať, kde ste skončili.

V ideálnom svete by sme multitasking mohli úplne opustiť, no v reálnom svete predsa len nastávajú situácie, keď sa tomu nedá vyhnúť. V tomto prípade sa oplatí urobiť kompromis, napríklad pomocou techniky „rajcovného plánovania“, keď sa 25 minút sústredíte výlučne na jednu úlohu a nenecháte sa rozptyľovať.

Pracujte na jednej úlohe a po 25 minútach upravte zoznam a vyberte ďalšiu, ktorá si momentálne vyžaduje vašu okamžitú pozornosť. To vám umožní vykonávať viacero úloh naraz, no zároveň sa sústrediť na danú úlohu.

Tipy na zvýšenie produktivity vyberajte a používajte múdro

Na tému produktivity a efektivity je napísaných veľa článkov, donekonečna sa objavujú nové techniky a hacky, no žiaden z nich vám nepomôže, pokiaľ nevyriešite vyššie popísané problémy. A aj keď ich vyriešite, musíte sa naučiť, ako správne a na mieste aplikovať GTD systém.

Ako už bolo spomenuté v jednom z našich príspevkov, ak je to, čo robíte, pre vás dôležité, nepotrebujete systémy, zoznamy a pripomienky. Nebude pre vás ťažké mať na pamäti, čo musíte urobiť. Ak je problém, ktorý riešite, globálny, potom ho pravdepodobne rozdelíte na časti napísaním zoznamu úloh, ale urobte to bez premýšľania: "Ach, používam GTD!" Na čo sú teda GTD systémy a ďalšie tipy na produktivitu? Aby ste mohli robiť rutinné a nudné veci načas: platiť účty, telefonovať, podávať správy. To je to, o čom z celej duše snívate, že to odložíte na „zajtra“, ktorý nikdy nepríde.

Akýkoľvek systém produktivity by sa však nemal aplikovať naslepo, treba sa najskôr zamyslieť nad tým, ako si ho pre seba „vybrúsiť“, aby ste z neho vyťažili maximum. GTD systémy nie sú čarovným prútikom, ktorý sa má aplikovať striktným dodržiavaním pokynov, je to nástroj, ktorý je potrebné dolaďovať spoznávaním seba a spôsobu práce, aby ste sa na konci dňa cítili spokojní.