Leo Babauta: mojich 10 emailových zvykov

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

© foto

E-mail môže byť skvelým pracovným nástrojom, alebo sa môže zmeniť na nepríjemný zdroj prokrastinácie a je to len o tom, ako ho sami používate. Boli časy, keď som podal návrh na úplný bankrot môjho e-mailu a teraz ho kontrolujem 2-3 krát denne každý deň, ale ide to rýchlo a efektívne.

Vypestoval som si niekoľko návykov, ktoré mi pomáhajú veľmi efektívne pracovať s mojou poštou a lepšie sa sústrediť na inú dôležitú prácu. A aby som bol úprimný, moja schránka je konečne prázdna a je to skvelý pocit. V tomto článku uvediem 10 svojich zvykov. Vôbec to neznamená, že ich musíte slepo nasledovať, ja chcem len ukázať svoju cestu a na jej základe si možno vydláždite tú svoju. Takže tu sú zvyky, ktoré pre mňa fungujú:

Menej často hľadajte v pošte

Poštovú schránku nenechávam otvorenú celý deň. A pozerám sa na to len zriedka. Prišiel som na to, že ak sa mi v schránke nahromadí 20-30 písmen, svet sa nezrúti, zároveň bude pre mňa ľahké rýchlo spracovať presne toto množstvo. Pozor! Hovorím spracovať, nie čítať. Otváram svoju doručenú poštu, aby som rozhádzal správy do iných priečinkov, nie aby som ich čítal a nechávam ich tam.

Rozotrite do priečinkov

Otvorím svoju poštu a začnem robiť rýchle rozhodnutia: vymazať alebo archivovať, prečítať a odpovedať okamžite (ak to trvá menej ako 2 minúty) alebo archivovať, poslať rýchlu odpoveď a potom archivovať, pridať do zoznamu úloh, aby som to mohol urobiť neskôr (označiť hviezdičkou a potom archivovať). V každom prípade by v schránke nemalo zostať NIČ.

Všetko ihneď pridajte do kalendára

Ak mi príde list s dátumom, ktorý si musím zapamätať, hneď si ho zapíšem do kalendára. Osobné stretnutie alebo rozhovor cez Skype, cvičenie alebo niečo, čo si musím zapamätať až po týždni – všetko sa okamžite odošle do kalendára. Teraz je to môj najlepší zvyk, priviedol sa k automatizmu a vďaka nemu málokedy na niečo zabudnem.

Použite "klávesové skratky"

Používam Gmail, ktorý poskytuje rôzne klávesové skratky pre moju poštu. V skutočnosti mi trvalo len pár minút, kým som sa ich naučil, a potom si svalová pamäť pamätá kľúče.

Tu sú skratky, ktoré používam:

"Gi" - návrat do doručenej pošty;

"E" - archív;

"#" - odstrániť;

"C" - vytvorte novú správu;

"R" - odpoveď;

"F" - dopredu;

"A" - odpovedzte všetkým;

"Gs" - prejdite na označené;

"Tab + Return" - keď vytvorím správu, hneď ju odošlem a archivujem.

Nastavenie používam aj vtedy, keď po vymazaní alebo archivácii správy automaticky prejdem na ďalšiu bez toho, aby som sa vracal do doručenej pošty, umožňuje to rýchly pohyb v správach.

Napíšte krátke listy

Moja odpoveď na list je zvyčajne 1-3 vety. Málokedy píšem listy dlhšie ako 5 viet. A na to musí byť dobrý dôvod. Ak potrebujem písať naozaj veľa, radšej to urobím v Google Docs a zdieľam to so správnou osobou. Krátky list znamená rýchlu odpoveď od adresáta, pretože človek sa nemusí brodiť džungľou vašej výrečnosti, aby zachytil a osvojil si kľúčové informácie.

Rýchlo pridajte úlohy do zoznamu úloh

Niektorí ľudia používajú doručenú poštu ako zoznam úloh, ale nie je na to vhodná, a preto:

1. Úlohy, ktoré treba urobiť, sa miešajú s inými písmenami a potom je ťažké ich vyloviť z davu.

2. Príbeh v liste nie vždy obsahuje konkrétny návod na akciu, ale na základe listu si môžete stanoviť úlohu. Keď sa ho chystáte dokončiť, budete si musieť list znova prečítať, aby ste si spomenuli, akú konkrétnu úlohu ste si po prečítaní stanovili.

3. Zakaždým, keď sa pozriete do pošty, aby ste zachytili inú úlohu, narazíte na nové správy, ktoré upútajú vašu pozornosť a odpútajú pozornosť od hlavných úloh, čím narušia váš pracovný rytmus.

Jednoduchý a pohodlný zoznam úloh je bežný textový dokument, do ktorého môžete pridávať úlohy z e-mailov len niekoľkými kliknutiami. A počas práce bude takýto list efektívnejším nástrojom, pretože sa nemusíte stále pozerať do schránky.

Do doručenej pošty ukladať iba neprečítané správy

Toto je trik pre pokročilých používateľov. Napadol som moju schránku Gmail takým spôsobom, že už nemôže ukladať prečítané správy. To znamená, že ak list otvorím a nevložím ho do žiadneho iného priečinka, jednoducho zmizne. To ma motivuje, aby som sa okamžite rozhodol, čo s týmto listom urobím, inak ho jednoducho stratím. Vďaka tomuto špecifickému nastaveniu sa mi v schránke nehromadia otvorené správy, z ktorých sa postupne stáva odpad.

Odložte na čítanie

Často mi posielajú odkazy na články. Okamžite ich posielam na Instapaper, aby som si ich prečítal neskôr. To je dôvod, prečo sa snažím tráviť menej času e-mailom, pretože okrem toho mám veľa zaujímavých vecí na čítanie.

Filtrujte nemilosrdne

Keď sa v mojej schránke objaví list, ktorý by som nechcel vidieť, okamžite to riešim. Nie som lenivý odhlásiť sa z mailing listu alebo nainštalovať filter na tohto odosielateľa. A to výrazne znižuje tok prichádzajúcich e-mailov. Som nemilosrdný k písmenkám, ktoré mi upchávajú schránku a toto pravidlo platí aj pre ľudí, ktorí ma príliš obťažujú.

Zatvorte poštu na konci spracovania listov

Rozložené správy - zatvorte poštu a neotvárajte niekoľko hodín, kým nebude opäť dostatočný počet listov.

Osvojenie si dobrých emailových návykov je dobrá vec. Okamžite si všimnete, o koľko ste sa stali pokojnejšími pri vykonávaní dôležitejších úloh a zbavíte sa rušivých e-mailov každých 10 minút. Vaša hlava bude voľná pre čerstvé myšlienky, akonáhle bude vaša schránka bez zbytočných e-mailov. Veľa štastia!