Čo je fax a ako ho správne používať v dokumentoch

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Odtlačok podpisu funguje len vtedy, ak je to vopred dohodnuté.

Čo je faksimile

Faksimile v širšom zmysle je duplikátom akéhokoľvek grafického originálu so všetkými detailmi. Ide napríklad o faksimilné kópie rukopisov, brožúr, výtlačkov alebo kresieb.

V užšom zmysle faksimile znamená pečiatku, ktorá duplikuje podpis osoby. Zvyčajne ide o pečať, ktorá je podpísaná v zrkadlovom obraze. Existuje aj digitálna verzia faksimile, ktorá sa vkladá do elektronických dokumentov. V každom prípade sa dá použiť na osvedčenie papierov bez prítomnosti osoby, ktorej podpis patrí.

Ale stojí za to to urobiť a ako správne používať faxový podpis, poďme na to v článku.

Že nemôžete podpísať faksimile

Mnoho serióznych dokumentov musí vlastnoručne podpísať iba osoba, ktorá je s nimi spriaznená. Niekedy je dovolené, aby ho namiesto neho podpísal jeho zástupca notárskou plnou mocou, prípadne bola listina osvedčená vylepšeným elektronickým podpisom. Tieto akcie vám umožňujú uistiť sa, že vlastník podpisu vyjadril súhlas s tým, čo sa deje.

Vo faksimile je oveľa menšia dôvera, keďže ho môže na dokument „natrieť“každý. Preto nemôžu podpísať niektoré dokumenty, a to:

• splnomocnenia;
• platobné a iné dokumenty s finančnými dôsledkami;
• účtovné správy;
• pracovná zmluva, pracovná kniha a iné personálne dokumenty;
• zmenky;
• prvotné účtovné doklady;
• faktúry;
• daňové priznania.

Čo môžete podpísať faksimile

Občiansky zákonník pripúšťa použitie faksimilného podpisu len vtedy, ak to ustanovuje zákon alebo ak sa zmluvné strany dohodli, že ho budú považovať za analógiu vlastného vlastnoručného podpisu.

Vyjadrenie o zákone raz umožní prijať nariadenie, ktoré upraví používanie faksimile. To sa však doteraz na legislatívnej úrovni nedostatočne implementovalo. Napríklad niektoré medzinárodné dohovory, ku ktorým sa Rusko pripojilo, umožňujú umiestniť pečiatku namiesto originálneho podpisu. Ďalšie nariadenie Rospatentu umožňuje v určitých prípadoch nahradiť podpis predsedu tirážou.

V zásade však na to, aby bol faxový podpis právne záväzný, je potrebná dohoda medzi stranami. Tu sú veci približne rovnaké ako s nekvalifikovaným vylepšeným elektronickým podpisom. Sama o sebe nie je obdobou ručne písaného, ale môže sa ním stať, ak sa na tom zmluvné strany dohodli a uzavreli príslušnú dohodu.

Zmluvné strany musia dohodu o používaní faxov potvrdiť vlastnými vlastnoručnými podpismi.

Takýto dokument môže byť vypracovaný samostatne alebo zahrnutý do textu hlavnej zmluvy. V ňom je potrebné poznamenať skutočnosť súhlasu strán a dokumentov, ktoré môžu podpísať faksimile.

Faxová dohoda

Spoločnosť s ručením obmedzeným „Stark Industries“zastúpená generálnym riaditeľom P. Pottsom, konajúcim na základe plnej moci zo dňa 18.5.2010 a spoločnosťou s ručením obmedzeným „SHIELD“zastúpená generálnym riaditeľom N. Furym, konajúcim na zákl. zakladateľskej listiny sa dohodli na možnosti použitia faxovej reprodukcie podpisov svojich zástupcov pri podpisovaní zmlúv, úkonov a faktúr (okrem faktúr) súvisiacich s plnením zmluvy.

V dohode môže byť uvedené, že obe strany používajú faksimile, alebo to môže umožniť len jednej z nich.

Ak sa faksimilný podpis používa interne, malo by sa vydať osobitné ustanovenie. Musí v ňom byť uvedené prípady, kedy je dovolené nahradiť originálny podpis vedúceho faxu, ktorý je zodpovedný za uchovávanie pečiatky a prácu s ňou.

V každom prípade by sa duplikát podpisu mal uschovať na bezpečnom mieste, aby sa zabránilo neoprávnenému použitiu.

Kde získať faxovú pečiatku

Faksimile spravidla vyrábajú rovnaké organizácie ako bežné známky a pečate. Neexistujú žiadne obmedzenia, takže si môžete vybrať akúkoľvek spoločnosť na základe ceny služieb a recenzií.