Čo je chyba v plánovaní a ako správne odhadnúť termíny

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Šesť spôsobov, ako to môžete urobiť v práci aj v každodennom živote.

Čo je chyba plánovania

Za posledné tri roky som vymaľoval päť izieb v mojom dome. Začal som so spálňou a plánoval som to zvládnuť do týždňa. K finálnemu zásahu však došlo až o mesiac neskôr.

Myslíte si, že keď som začal s druhou miestnosťou, predpokladal som mesiac na jej vymaľovanie? Ale nie. Bol som si istý: keďže som si už naplnil ruku, určite skončím do víkendu, maximálne do budúceho. Ale zase mi to trvalo mesiac. Rovnako ako v každej inej miestnosti. Okrem kuchyne to trvalo ešte dlhšie.

Zakaždým, keď som sa pripravoval na maľovanie ďalšej miestnosti, očakával som, že o týždeň alebo dva bude všetko hotové. Skúsenosť mi hovorila, že by som to nikdy nespravil skôr ako za mesiac. Bolo však ťažké vzdať sa dôvery, že tentoraz to pôjde určite rýchlejšie.

Táto nadmerná sebadôvera, ktorá nás núti podceňovať čas, ktorý potrebujeme na vyriešenie problémov, má názov: chyba plánovania. Tento koncept zaviedli koncom 70. rokov psychológovia Daniel Kahneman a Amos Tversky.

Vedci vysvetlili, že pri plánovaní ľudia často ignorujú svoje minulé skúsenosti. V mojom prípade to bol fakt, že mi zakaždým trvalo mesiac, kým som izbu vymaľoval. Zvyčajne sa zameriavame iba na úlohu, ktorá nás čaká: táto miestnosť je malá, čo znamená, že jej vymaľovanie nebude trvať dlho.

Daniel Kahneman o tom podrobne hovorí v knihe Mysli pomaly … Rozhodni sa rýchlo. Tvrdí, že chyby v plánovaní zvyčajne súvisia s dvoma vecami:

1. Neberieme do úvahy, ako dlho nám v minulosti trvalo zrealizovať podobné úlohy.
2. Predpokladáme, že sa nestretneme s komplikáciami, ktoré spôsobujú meškanie.

K čomu vedie nesprávny odhad času?

Podľa Project Management Institute je o niečo viac ako polovica všetkých projektov dokončená podľa plánu.

Jedna vec je však podceniť čas potrebný na vymaľovanie izby (akurát vám to spôsobí trochu nepohodlia). Niečo iné je urobiť rovnakú chybu pri hodnotení pracovných úloh a projektov. Tu môžu byť následky oveľa vážnejšie.

V najlepšom prípade to bude mať za následok, že vy alebo váš tím budete musieť pracovať nadčas. V najhoršom prípade - na nedostatok rozpočtu, malé zisky, nespokojnosť so šéfmi a zákazníkmi.

Ako správne vyhodnotiť úlohy

Musíte prestať plánovať, dôverovať jednej intuícii. Je lepšie použiť špeciálne techniky.

1. Stavte na predchádzajúce skúsenosti

Psychológovia Kahneman a Tversky odporúčajú: pred začatím práce musíte nielen posúdiť, čo je potrebné urobiť, ale aj odhadnúť, koľko času zvyčajne strávite na takýchto úlohách.

Potrebujete napríklad vytvoriť novú funkciu pre mobilnú aplikáciu – zistite, koľko času váš tím venoval podobnej úlohe. Ak chcete napísať blogový príspevok so 4 000 slovami, nájdite si údaje o tom, koľko hodín alebo dní ste naposledy strávili.

Ak pracujete sami, najjednoduchším spôsobom, ako získať tieto informácie, je použiť aplikáciu na sledovanie času. Aplikujte ho na rôzne typy úloh a neskôr použite hotové zostavy.

Pre tímové aktivity príde vhod softvér na riadenie projektov. Väčšina z nich využíva niekoľko metód zberu údajov, napríklad zohľadňuje skutočný pracovný čas a zostavuje Ganttov diagram.

2. Požiadajte niekoho iného, aby ohodnotil vašu úlohu

V roku 1994 publikoval časopis Americkej psychologickej asociácie „Personality and Social Psychology“výsledky piatich štúdií, ktoré uskutočnili Roger Buhler, Dale Griffin a Michael Ross.

Potvrdili, že ľudia často robia chybu v plánovaní, ktorú opísali Kahneman a Tversky. No vyšlo najavo niečo iné: často zle odhadujeme náklady na vlastné úlohy, no vieme celkom dobre predpovedať, ako dlho to niekomu inému potrvá.

Vedci požiadali účastníkov štúdie, aby uhádli, ako dlho bude inej osobe trvať, kým dokončí určitú úlohu. Pri odpovediach sa častejšie odvolávali na doterajšie skúsenosti. A aj keď tam nebol, ich hodnotenia boli oveľa racionálnejšie ako závery tých, ktorí mali úlohu splniť.

Je to preto, že sme zvyčajne veľmi optimistickí, pokiaľ ide o naše schopnosti. A oveľa objektívnejšie, keď ide o niekoho iného. Takže namiesto toho, aby ste sa pokúšali hodnotiť úlohy sami, požiadajte priateľa alebo kolegu, aby to urobil za vás.

3. Vytvorte časový rozsah a zohľadnite možnosť oneskorenia

Sú známe známe veci – veci, o ktorých vieme, že ich poznáme. Existujú aj známe neznáme – veci, o ktorých vieme, že ich nepoznáme. Ale stále sú tu neznáme neznáme – to sú veci, o ktorých nevieme, že ich nepoznáme.

Donald Rumsfeld americký politik

Tento citát sa často uvádza v riadení projektov. Na vysvetlenie neznámych neznámych, o ktorých hovorí Rumsfeld, manažéri používajú to, čo nazývajú kužeľ neistoty. Je navrhnutý tak, aby zobrazoval rozsah času, ktorý môže úloha vyžadovať.

Keď prvýkrát začnete pracovať na projekte, stále o ňom viete málo. Preto sa skutočný čas potrebný na jeho dokončenie môže značne líšiť od prognózy. Myslíte si, že práca bude trvať dva dni, ale v skutočnosti môže trvať osem. Alebo len pár hodín.

Ale ako proces postupuje, tento rozsah sa zmenšuje. Môžete však povedať len presne, koľko času potrebujete na konci - keď je projekt dokončený.

Napriek tomu kužeľ neistoty umožňuje presnejší odhad. Ak toho o pripravovanom projekte veľa neviete, vydeľte odhadovaný čas spustenia štyrmi, aby ste našli spodnú hranicu rozsahu, a vynásobte rovnakým dielom, aby ste určili horný limit. Výsledok bude napríklad od 1 do 16 dní.

Ak vám takýto veľký rozsah nevyhovuje, použite na účtovanie len hornú hranicu – potom vám práca potrvá pravdepodobne 16 dní. Toto nie je najpresnejšie číslo, ale s najväčšou pravdepodobnosťou je bližšie k realite ako vaša pôvodná predpoveď.

4. Ohodnoťte problém v troch bodoch

Táto metóda vám pomôže byť objektívnejším. Pre každú úlohu musíte zadať hodnotenie:

• najlepší scenár;
• najhorší prípad;
• najpravdepodobnejší scenár.

Prvé číslo bude s najväčšou pravdepodobnosťou zodpovedať vašej pôvodnej predpovedi. Hodnotenie najpravdepodobnejšieho scenára môže byť založené na empirických údajoch, ktoré máte k dispozícii. A pri hodnotení najhoršieho treba zvážiť, ako dlho bude trvať, ak sa veci pokazia.

S tromi číslami vypočítajte priemer. Napríklad, ak je najlepší scenár tri dni, pravdepodobný je päť dní a najhorší je deväť, stačí pridať: 3 + 5 + 9 = 17. Potom toto číslo vydeľte tromi. Ukazuje sa to v priemere 5, 67 dní - to je vaša predpoveď požadovaného času.

5. Vypočítajte chybovosť

Steve Pavlina, autor Kurzu osobného rozvoja pre šikovných ľudí, odporúča vypočítať si koeficient toho, ako veľmi sa pri plánovaní mýlite. V budúcnosti môžete toto číslo použiť na všetky svoje úlohy.

Uveďte odhad času na niekoľko úloh, ktoré musíte v blízkej budúcnosti splniť. Zapíšte si svoje predpoklady. Po skončení práce si poznačte, koľko ste nakoniec minuli.

Pridajte všetky naplánované časy dohromady. Urobte to isté so skutočným. Teraz vydeľte všetok skutočný čas pôvodným odhadom - dostanete pomer, ktorý chcete.

Odhadujete napríklad, že splnenie niekoľkých úloh bude trvať 12 hodín. Nakoniec sme ich minuli 15. Chybovosť: 15/12 = 1,25 To znamená, že úlohy vám trvali o 25 % dlhšie, ako ste plánovali.

Teraz vždy vynásobte svoje počiatočné odhady výsledným chybovým faktorom – a budú presnejšie.

6. Vykonajte hodnotenie v najneproduktívnejších časoch dňa

Americký analytik a autor obchodnej literatúry Daniel Pink vo svojej knihe Timehacking. Ako nám veda pomáha robiť všetko načas “sa vrhla do výskumu našich chronotypov – vnútorných hodín.

Študoval, ako ovplyvňujú to, ako sa počas dňa cítime. A zistil som, že chronotypy nielen riadia našu fyzickú a duševnú aktivitu, ale určujú aj to, v akom čase dňa sme najviac kreatívni a kedy máme sklony k pozitívnym a negatívnym myšlienkam.

Pink sa odvoláva na výskum Scotta Goldera a Michaela Macyho, ktorí analyzovali náladu ľudí na Twitteri. Zistili, že príspevky používateľov zvyčajne nie sú veľmi pozitívne v obdobiach nízkej produktivity.

U väčšiny ľudí k tomuto poklesu dochádza uprostred dňa, tesne po obede. Podľa Goldera a Macy je nepravdepodobné, že v tomto období budete mať dobrú náladu. To vám môže pomôcť vyhnúť sa nadmernému sebavedomiu a optimizmu a v dôsledku toho plánovať efektívnejšie.

Podstatou druhej metódy je teda hodnotenie úloh pri poklese produktivity. To je asi šesť hodín po prebudení. Ale môžete len počkať, kým príde pocit rozptýlenosti a únavy.

Na základe výsledkov práce si overte, či ste sa takýmto plánovaním času priblížili realite.

Samotné pochopenie chyby plánovania vám pomôže správne vyhodnotiť úlohy. Možno nebudete schopní ovládať svoju tendenciu preceňovať svoje vlastné schopnosti. Ale ak si uvedomíte, aký vplyv má nadmerný optimizmus, a pokúsite sa tento vplyv znížiť, potom budete oveľa lepší v riadení svojho času.