5 tipov, ktoré vám pomôžu zorganizovať si pracovný deň

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Jednoduché triky, ktoré vás zachránia, ak neustále na nič nemáte dostatok času.

1. Uprednostnite

Existuje veľmi jednoduchý, ale účinný spôsob, ako kategorizovať svoje záležitosti podľa naliehavosti a dôležitosti. Toto je obvod nazývaný Eisenhowerova matica. Vynašiel ho Dwight D. Eisenhower, americký prezident, generál americkej armády a len veľmi produktívny človek.

Mám dva typy vecí: naliehavé a dôležité. Dôležité veci sú zriedka naliehavé a tie naliehavé sú len zriedka dôležité.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhowerova matica má štyri časti. Vodorovná os ukazuje naliehavosť prípadu a zvislá os ukazuje dôležitosť. Matica vám umožňuje jednoducho usporiadať všetky vaše úlohy do kategórií: „Nie sú naliehavé a nie dôležité“, „Naliehavé, ale nie dôležité“, „Dôležité a nie súrne“alebo „Naliehavé a dôležité“.

Skúste uprednostniť Eisenhowerovu maticu a budete prekvapení, koľko času strávite naliehavými, no nie veľmi dôležitými vecami. Napríklad nekonečné správy od kolegov alebo telefonáty, ktoré len odvádzajú vašu pozornosť od naliehavých úloh.

Nájdite si čas na správne veci. Ak je niečo dôležité a naliehavé, urobte to okamžite. Naplánujte si dôležité, ale nie urgentné úlohy, odhadnite približný čas ich dokončenia a rozhodnite sa, kedy to urobíte. Nedôležité, ale naliehavé záležitosti možno delegovať na niekoho iného. Nenaliehavé a nedôležité úlohy odložte na neskôr alebo ich úplne odmietnite.

2. Nájdite si čas na hlbokú prácu

Rizikový kapitalista Sam Altman raz povedal: "Digitálne rozptýlenie je jedným z najväčších psychologických problémov našej doby." Len si pomyslite: naše smartfóny kontrolujeme v priemere 50-krát denne. A podľa vedca a spisovateľa Cala Newporta to výrazne zhoršuje našu schopnosť jasne myslieť a byť kreatívny.

Vo svojom „Práca s hlavou. Vzory úspechu od IT špecialistu “predstavuje koncept “Hlboká práca”. Tento typ práce znamená úplné sústredenie a ponorenie sa do konkrétnej úlohy. Žiadne rozptyľovanie – maximálne úsilie a sústredenie. Len tak môžete vykonávať skutočne náročné úlohy s náležitou úrovňou kvality.

Newport uvádza taktiku, ktorú používa jeho kolega, profesor z Pennsylvánskej univerzity Adam Grant. Jesenný semester venuje výučbe a jarný a letný čas výskumu a nikdy to nemieša. Počas intenzívneho výskumu sa profesor vystavuje úplnej izolácii, aby mu študenti neprekážali.

Je pravdepodobné, že nemáte možnosť ísť rovnakou cestou a niekoľko mesiacov sa skrývať pred zdrojmi podráždenia. Nenechajte sa odradiť: nemusíte sa ponoriť do „hlbokej práce“na celý semester. Newport si vytvorte svoj vlastný rozvrh na základe vašich osobných preferencií.

Rozhodnite sa, kedy sa cítite najviac nabití a bdelí, a presne vtedy vykonajte najťažšiu prácu, vypnite svoj smartfón a odmietnite kontrolovať e-maily. Napríklad sám Newport začína pracovať skoro ráno, ale nikdy tak nerobí po 17:30.

3. Odhadnite časy stretnutí

Paul Graham, spoluzakladateľ startupového inkubátora Y Combinator, že existujú dva typy pracovných rozvrhov: rozvrh „manažér“a rozvrh „tvorca“.

Prvá možnosť je pre organizátorov a šéfov. Podľa ich názoru je pracovný čas ľahko zvládnuteľný. Deň si treba rozdeliť na hodinové intervaly. A keď sa objaví nová úloha, stačí si na ňu vyčleniť pár hodín a označiť ju v organizéri. Ak si teda „manažér“potrebuje naplánovať čas na pracovné stretnutie alebo brainstorming, pozrie sa do kalendára, nájde neobsadenú hodinu a zhromaždí svojich kolegov.

No pre „tvorcov“sú takéto stretnutia, aj tie vopred plánované, katastrofou. Koniec koncov, kreatívni ľudia, programátori, spisovatelia alebo umelci, si nerozdeľujú svoj rozvrh ako „manažéri“. Na splnenie úloh musia väčšinou využiť aspoň pol dňa a za hodinu sa v lepšom prípade len zohrejú. A keď sa „tvorcovia“musia uprostred pracovnej činnosti odtrhnúť a ísť na stretnutie s kolegami, vypadnú z rytmu a potom je pre nich veľmi ťažké vrátiť sa k úlohe.

Rozvrh manažéra a rozvrh tvorcu fungujú dobre aj samostatne. Keď sa však pretnú, začnú problémy.

Paul Graham

Preto, ak ste manažér, zistite si vopred od svojich podriadených, kedy je lepšie organizovať spoločné stretnutia, aby ste nevyrušovali ľudí z práce v tých najnevhodnejších chvíľach.

4. Kontrolujte svoju spotrebu energie

Tony Schwartz a Jim Loer vo filme Life at Full Power! tvrdia, že hlavným zdrojom pre produktívneho pracovníka nie je čas, ale energia. Neľahkou úlohou môžete stráviť celý deň, no ak vám chýbajú fyzické a psychické sily, budete stagnovať a nerobiť nič užitočné. Ale keď máte dostatok vnútornej energie, môžete sa s náročnou záležitosťou vysporiadať za pár hodín a zvyšok dňa venovať niečomu jednoduchšiemu.

Schwartz a Loer rozlišujú štyri druhy energie: fyzickú, emocionálnu, mentálnu a duchovnú. A ak niektorý z nich vynecháte, vaša produktivita klesne.

• Fyzická energia priamo ovplyvňuje vašu schopnosť reagovať na okolie a robiť správne rozhodnutia. Nedostatok tohto zdroja je spojený so zlou výživou, nedostatkom spánku a únavou.
• Emocionálna energia ovplyvňuje schopnosť správne zvládať svoje emócie v stresových situáciách.
• Duševná energia umožňuje sústrediť sa na jednu úlohu a nenechať sa rozptyľovať. Človek s jeho veľkou zásobou sa dokáže sústrediť aj v stresovej situácii, keď sa ho všetci naokolo snažia rozptýliť.
• Duchovná energia umožňuje vidieť cieľ vo vašich aktivitách, aby ste si udržali motiváciu. Poháňa nadšenie, húževnatosť a odhodlanie.

Aby ste udržali všetky štyri ukazovatele na správnej úrovni, jedzte správne, doprajte si dostatok spánku a cvičenia (cvičenie stimuluje mozgovú aktivitu). A použite jednoduché techniky na doplnenie energie.

Život nie je maratón. Život je séria šprintov.

Tony Schwartz

Dobrou metódou na striedanie práce s úplným ponorením a krátkym odpočinkom je technika Pomodoro, ktorá dokonale zapadá do konceptu Deep Work od Cala Newporta. Princíp je jednoduchý: odmeriame 25 minút časomierou a celý tento čas bez rušenia robíme jednu dôležitú úlohu. Potom - prestávka na 5 minút. Počas tejto doby dopĺňame energiu. Potom cyklus zopakujeme ešte štyrikrát a dáme si dlhú prestávku na 20 minút.

5. Jedzte žaby na raňajky

Každému sa to už niekedy stalo: narazíte na nejakú úlohu, ktorú potrebujete splniť, no naozaj sa vám do toho nechce. Začnete to odkladať a ako sa blíži konečný termín, visí nad vami stále viac a viac, odvádza pozornosť od iných vecí a znova vás znepokojuje.

Populárny spisovateľ Brian Tracy nazýva tieto problémy „žaby“. A odporúča neodkladať ich na neskôr, ale urobiť ich čo najskôr.

Ak ráno zjete žabu, zvyšok dňa sľubuje, že bude úžasný, pretože to najhoršie pre dnešok je za nami.

mark Twain

Po zbavení sa náročnej úlohy pocítite zadosťučinenie, načerpáte pozitívnu energiu na zvyšok dňa a s čistým svedomím môžete prejsť na ďalšie položky na vašom zozname.