"GTD dokonca funguje aj vo vesmíre." Lifehackerov rozhovor s otcom produktivity Davidom Allenom

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

David Allen, autor knihy How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ktorú časopis Time označil za najlepšiu obchodnú knihu desaťročia, povedal Lifehackerovi, čo je GTD a kto to potrebuje, ako napísať knihu a neopiť sa a ako vám zložité štruktúry úloh môžu uľahčiť život.

Pred tridsiatimi štyrmi rokmi si David Allen uvedomil, že môžete ľuďom poradiť a zarobiť na tom dobré peniaze – otvoril si vlastnú poradenskú spoločnosť a vyvinul systém Getting Things Done, ktorý vám umožňuje manévrovať medzi prípadmi a uvoľniť si čas na to, čo naozaj si užívate. Odvtedy medzi jeho klientov patria astronauti na ISS, rockoví hudobníci a generálni riaditelia veľkých spoločností a Forbes ho zaradil medzi 5 najlepších biznis koučov v USA.

GTD je pomerne jednoduchá technika na zvýšenie vlastnej efektívnosti, ktorá si v počiatočnej fáze vyžaduje veľmi vážnu disciplínu. Na to, aby ste mohli úspešne robiť jednu vec, musíte podľa GTD oslobodiť hlavu od všetkých ostatných úloh a sústrediť sa na ňu. To znamená, že namiesto toho, aby sa myseľ zaoberala zapamätaním si všetkých nadchádzajúcich záležitostí, úlohy sú stanovené v súlade s určitým systémom.

David, povedz nám o svojom publiku. Kto by sa mal riadiť vašimi radami a žiť podľa GTD systému?

- GTD je rovnako relevantné pre každého, ale tí, ktorí ho naozaj používajú, nie sú jednotní podľa sociálneho, vekového alebo geografického princípu - sú to ľudia s určitým zmýšľaním. Každý, kto sa o GTD zaujíma, si po 18 mesiacoch všimne, ako sa jeho život mení k lepšiemu. V skutočnosti môže systém fungovať rovnako efektívne pre tínedžerov aj generálnych riaditeľov veľkých spoločností, alebo môže byť pre nich rovnako zbytočný.

Používate všetko, čo odporúčate?

- Áno, inak si jednoducho neviem poradiť - všetko sa mi vymkne spod kontroly. Napadá ma obraz surfistu na doske, na veľkej vlne. Určite ste si všimli, že sú priviazané k doske špeciálnym popruhom. Za čo? Byť schopný sa po páde rýchlo vrátiť späť na dosku. GTD učí byť na vlne, byť kreatívny a produktívny. Ale aj tí najefektívnejší ľudia si dovolia, aby sa vymkli kontrole. Ak pravidelne nespadnete z dosky, vyberáte si príliš jednoduché vlny. GTD vám umožňuje uvedomiť si, že ste vypadli z produktívneho stavu a rýchlo sa do neho vrátiť.

Keď sa pustíte do nového podnikania, prihláste sa na nezvyčajnú úlohu - môžete sa ľahko zmyť z dosky. Nič v zlom, ale vďaka štruktúrovanému prístupu viete, čo máte riešiť a ako von z vody.

S akými problémami najčastejšie prichádzajú, na čo sa sťažujú?

- Väčšinou sa ľudia obracajú kvôli stresu, všeobecnému stavu úzkosti v dôsledku preťaženia mozgu. Príliš málo času a príliš veľa práce. Ale v skutočnosti problém nie je v čase, ale v tom, že ľudia chcú viac duševného priestoru, chcú byť kreatívnejší a robiť to, čo ich baví.

Najneobvyklejšie prípady?

„Trénovali sme pre astronautov, keď boli na vesmírnej stanici. Medzi nimi bola Catherine Coleman, jedna z prvých ženských astronautiek. Boli to zaujímavé sedenia, pretože sme ich museli prerušiť, keď bola na druhej strane planéty, a potom sa vrátiť ku konverzácii, keď sa znova ozvala.

Na čo si najviac hrdý?

- Napísanie mojej prvej knihy Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity si z mojej strany vyžiadalo obrovské množstvo času a úsilia. Prakticky som sa stal alkoholikom pri písaní knihy o tom, ako žiť bez stresu. Potom som však pracoval na plný úväzok a nemohol som si dovoliť samostatný čas na prípravu knihy. Najdôležitejšie je, že som si nebol istý, či dokážem poznatky nazbierané za 25 rokov preniesť tak, aby to ľuďom naozaj pomohlo. Stále pravidelne dostávame listy od vďačných čitateľov, no je tu jeden problém: niektorí ľudia sú po prečítaní zahltení informáciami, pretože do knihy som vložil všetko, čo by ľudstvo mohlo potrebovať, keby ma zrazil autobus..

Aký je rozdiel medzi GTD a štandardnými dennými zoznamami úloh? Takmer každý z nás si takéto zoznamy píše každý deň a zostavenie zoznamu niekedy trvá dlhšie ako jeho vymazanie

- Ľudia často zaznamenávajú len to najdôležitejšie a stovky prípadov, ktoré nie sú až také dôležité, vôbec neberú do úvahy. Ľudia veria, že ak vec nie je dôležitá, je možné ju nezapisovať, ale práve takéto malé úlohy, rolujúce hlavou, využívajú značnú časť mozgových zdrojov.

Aby ste boli slobodní a mohli sa sústrediť na najvýznamnejšie záležitosti, musíte sa zbaviť všetkého, čo nie je až také dôležité.

Áno, ale veci môžu byť také bezvýznamné, že ich zapísanie trvá dlhšie ako ich vykonanie

- Ale ak ich neurobíte hneď, budú vás obťažovať a budete sa k nim opakovane vracať. Koľkokrát si chcete pripomenúť, aby ste kúpili jedlo pre svoju mačku? Alebo že potrebuješ zavolať sestre? Zakaždým, keď vymyslíte nejakú čo i len najmenšiu úlohu, musíte vytiahnuť zošit a zapísať si ju, pokiaľ túto úlohu neplánujete splniť práve teraz.

Koľko takýchto kategórií zoznamu máte?

- Aby som bol úprimný, nepamätám si - uvidíme. Celkovo je ich asi 20, ale priamych upozornení na akciu je asi osem.

Mám kategóriu "Projekty", "Rozhovory" - tu sú uložené úlohy, podľa ktorých by bolo ďalším krokom diskutovať o téme s niekým iným.

Potom sú tu „Hovory“, za ktorými nasledujú „Veci, ktoré musím urobiť na svojom počítači“a, všimnite si, tie, ktoré nevyžadujú internet. Mám veľa letov a nie všetky lietadlá majú Wi-Fi, a preto je to jediný zoznam, s ktorým môžem pracovať.

Ďalšou kategóriou je „Práca na pripojenom počítači“. No všetko je jasné. Mám aj zoznam "Písanie textov", to je tiež práca na počítači, ale vyžaduje si to úplne iný stav, v určitej nálade a kontexte.

„Obrat“– otázky, ktoré sa dajú vyriešiť za pochodu. „Domov“– úkony, ktoré musím robiť, keď som doma.

Tiež mám taký zoznam, nazval som ho „Surfovanie“. Sú to rôzne vtipné alebo náučné videá, napríklad mačky hrajúce na klavíri, vo všeobecnosti videá, ktoré mi boli zaslané alebo na ktoré som narazil. Takmer nikdy sa tam nepozerám, ale v zásade, keď budem mať spojenie, čas a chuť, môžem sa k nim vrátiť.

A tu je zoznam "Otázky, na ktoré čakám na informácie alebo akcie iných ľudí." A samozrejme, kalendár je hlavnou kostrou alebo krajinou môjho života. Predstavte si, že všetky tieto veci uvediete na jeden zoznam – vznikne skutočný zmätok. Preto som vytvoril zložitejšiu štruktúru na jej zjednodušenie. Ak mám dnes len pár voľných minút, asi zabudnem na kreatívne texty, ktoré potrebujem napísať. Ak nie som doma, nemá zmysel prezerať si zoznam Domov. Všetko som roztriedil tak, aby som na nič nezabudol a nepremárnil svoj duševný priestor na zapamätanie, pričom som sa mohol rýchlo venovať úlohám, na ktoré mám čas.

Preferujete papierové médiá alebo elektronické aplikácie? Akú radu môžete dať?

- Aby som na niečo nezabudol, vždy so sebou nosím malý zošit, kde si všetko zaznamenávam. Potom zadávam všetky úlohy do počítača. Vo všeobecnosti to urobí každý správca úloh. Ľudia sa snažia používať svoju hlavu ako kanceláriu a všetky life hacky sú v podstate verziami vonkajšieho mozgu. Ako môžem urobiť vhodné pripomienky, aby som videl, čo musím urobiť v momente, keď to potrebujem urobiť.

Je len na vás, či je tento životný štýl pre vás vhodný a GTD vlastne nie je systém techník, ale životný štýl, v ktorom je na jednej strane všetko jasne regulované a na druhej strane je možnosť choďte bezhlavo do toho, čo máte naozaj radi, a nezamestnávajte si hlavu tým, čo sa dá uložiť do papiera.

Viac o GTD si môžete prečítať v najnovšom vydaní Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ktoré vyjde v Rusku v septembri 2015.