„0 incoming“– prehľadný systém udržiavania nulovej schránky

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Prečítaním tohto článku sa stanete kráľom e-mailov. úprimne.

Pre mnohých je e-mail stále nesporným pracovným nástrojom a každodenným utrpením. Niekto má sedem prichádzajúcich listov a teraz ich rýchlo vytriedi. Niekto má 46 došlých, ale tie zhrabne aj za deň, lebo je na to zvyknutý. Pre každého človeka existuje určitá hranica pre počet prichádzajúcich emailov za deň, s ktorou sa dokáže vyrovnať bez zdržania spracovania na druhý deň a teda bez vytvárania blokád v emailovej schránke. Túto hranicu môžete nazvať „prirodzenou“.

Ak existuje viac e-mailov, ako môže osoba spracovať, musíte zmeniť svoj prístup k správe e-mailov. Tým sa prah zvýši na hodnotu požadovanú v konkrétnom prípade. Potrebujete spravovať 100 e-mailov denne? To znamená, že môžete urobiť 100, stačí použiť správnu metodiku pri práci s poštou. Ktorý? Povedzme si to teraz.

Jediným indikátorom toho, že človek dokáže vybaviť poštu, je nulová došlá pošta na konci pracovného dňa. Kľúčovým princípom kompetentného spracovania prichádzajúcich správ je pochopenie toho, aký druh listu máte pred sebou. Najprv sa musíte naučiť, ako jasne klasifikovať písmená a vedieť, čo robiť s každým typom.

Všetky prichádzajúce e-maily možno rozdeliť do siedmich kategórií:

1. Nemusíte odpovedať, nemusíte čítať. Existujú dva spôsoby pre takéto listy: archivácia alebo vymazanie. Ak dostávate ďalší newsletter, ktorý ste nikdy nečítali, urobte si láskavosť – odhláste sa. Jedna akcia výmenou za zbavenie sa desiatok takýchto e-mailov v budúcnosti. Chceme sa naučiť, ako zvládnuť tok písmen za deň? Menší prietok je ľahšie zvládnuteľný. Nebojte sa premeškať niečo dôležité. Naozaj potrebné informácie sa k vám dostanú inou cestou a vyskočia pred vami ešte minimálne raz.
2. S pripojenými súbormi. Môžu to byť upozornenia o potrebe zaplatiť za niečo alebo informácie o súčasnej alebo budúcej práci. Pre takéto listy je užitočné vytvárať samostatné priečinky, ale bez fanatizmu. Príliš veľa priečinkov? Zjednodušiť. Na to, aby ste neskôr našli niečo, čo potrebujete, nepotrebujete tisíc priečinkov, ale možnosť používať funkcie vyhľadávania odosielateľa.
3. Odpovedzte ľubovoľne. Zdá sa, že odpoveď je nepovinná, ale niekedy je zdvorilosť užitočná. Tu konajte výlučne podľa situácie.
4. S rezervou času na zoznámenie. Zaujímavé čítanie, ale nie nevyhnutné. Pokúste sa kategorizovať čo najviac e-mailov v tejto a predchádzajúcej kategórii. Toto je kľúč k efektívnej manipulácii s poštou.
5. Musím dnes odpovedať. Všetko je tu jednoduché: vezmite a odpovedzte buď teraz, ak je niečo veľmi naliehavé, alebo na konci pracovného dňa.
6. Musím odpovedať, ale nie dnes. Krása e-mailu je v tom, že to nie je chat ani telefón. Nikto neočakáva a ani by nemal očakávať rýchlu odpoveď emailom, ak to nie je uvedené v hlavičke listu. Ak je určitý deň uvedený ako konečný termín na odpoveď, alebo ak sami viete a rozumiete, ako dlho potrebujete odpovedať, umiestnite takéto listy do príslušného priečinka. Napríklad „Odpovedať v pondelok“, „Odpovedať v utorok“atď. Teraz si vytvorte kontrolný zoznam, ktorý obsahuje položku „Ráno spracovať poštu odloženú na dnes“. Na tieto účely existujú aj špecializované automatizačné nástroje: pre Gmail a.
7. Nezrozumiteľný list. Existujú písmená, ktoré sa ťažko kategorizujú. Netrápte sa úvahami a dohodnite sa, že takéto písmená zaradíte do jednej z vyššie uvedených kategórií.

Na základe tejto klasifikácie potrebujeme priečinky pre kategórie 2, 3, 4 a 6.

Pravidlá pre efektívne spracovanie e-mailov

• Na konci pracovného dňa si vyhraďte 30 minút na to, aby sa vaša schránka vynulovala. Je to efektívnejšie ako snažiť sa okamžite odpovedať na každý e-mail. Ľudia nerobia viac vecí naraz. Menej rozptyľovania a prepínania, vyššia efektivita.
• Čo robiť s urgentnými e-mailami? Nastavte si interval, v ktorom budete kontrolovať doručenú poštu počas dňa. Napríklad raz za hodinu. Skontrolujte si doručenú poštu, či nemáte naliehavé dôležité e-maily, a ak žiadne nemáte, vráťte sa do práce. Pamätajte na výhodu pošty: nie je to prostriedok okamžitej komunikácie. Je možné, že problém uvedený v niektorom z neurgentných e-mailov bude do konca dňa vyriešený bez vašej účasti alebo do konca dňa dostanete ďalšie informácie, ktoré vám umožnia rýchlejšie vyriešiť problém a efektívnejšie.
• Vždy, keď si nekontrolujete poštu, nechajte korešpondenciu zatvorenú. Vypnite upozornenia. Ušetrite si rušivé rozjímanie nad množstvom prichádzajúcich listov. Teraz máte inú prácu a čas na poštu ešte neprišiel. Vo chvíľach pochybností o správnosti tohto postupu pamätajte: nie ste v jadrovej elektrárni, ale aj keby ste tam boli, o prehriatí reaktora by ste aj tak nedostali e-mail.
• Využite nutkanie dokončiť svoj pracovný deň včas, aby ste urýchlili spracovanie pošty. Preto sa odporúča na konci dňa schránku rozobrať na nulu. Máte 30 minút a chcete to mať rýchlo za sebou. V podstate sa ukazuje, že ide o akúsi hru, no aj spracovanie emailov môžete účelovo gamifikovať.
• Buďte struční a vecní.
• Buďte pozitívni a priateľskí. E-maily môžu budovať a ničiť vzťahy. Namiesto toho, aby sa riešili naozaj dôležité veci, ľudia občas skĺznu k pokusom čo najjemnejšie a najskrytejšie nazvať protivníka hlupákom a na tom sa odvíja celý text. Nie je nič zvláštne, ak svoj pozitívny vzťah k adresátovi vyjadríte malou príjemnou frázou v tele listu. Vaša priateľskosť sa k vám vráti a vaša korešpondencia bude oveľa zmysluplnejšia a efektívnejšia.
• Listy musíte hrabať v opačnom poradí. A len tak. Zdá sa, že je logickejšie začať staršími listami, no naším cieľom je nulová schránka, čo znamená, že sa do konca pracovného dňa dostaneme aj k úplne prvému doručenému listu. Ak si doprajete a posledné písmenká, ktoré ste dnes dostali, si začnete nechávať na zajtra, potom celá technika prestane fungovať. Prečo by ste sa vôbec chceli naučiť dobrý mailing, ak nedodržiavate základné pravidlo? Pokračujte v práci ako predtým a trpte.
• Otvorte iba písmená, ktoré potrebujete, zvyšok odošlite do archívu alebo na vymazanie. Nadmerne využívame predplatné nepotrebných vecí (predplatné Lifehackera je naopak veľmi potrebné) a vďaka tomu dostávame viac informácií, ako dokážeme prečítať. Ako rozlíšiť písmená, ktoré chcete? Existuje jedno jednoduché, ale veľmi účinné pravidlo: otvárajte iba tie listy, ktoré sú adresované konkrétnej osobe osobne. Zvyšok - v jednej z kategórií opísaných na začiatku článku podľa situácie.
• Vytvorte šablóny. Často sú odpovede na e-maily celkom štandardné, to znamená, že píšete to isté. Všimli ste si, že túto frázu píšete často? Vytvorte šablónu na rýchle kopírovanie a prilepenie alebo ju vytvorte v samotnej poštovej službe.
• Ak bola pošta spracovaná a stále je čas, musíte ju použiť racionálne. Ideme do kategórie písmen číslo 3, 4 a 6 a tam dávame veci do poriadku.

Tento návod, ktorý je založený na správnom triedení, ako vidíte, je skvelým doplnkom k všeobecnejším e-mailovým tipom od generálneho riaditeľa LinkedIn Jeffa Weinera. Nenechajte si ujsť ani 10 e-mailových tipov Lea Babautu. V skutočnosti existuje mnoho ďalších spôsobov, ako z e-mailu vyťažiť maximum. Vyskúšajte techniky, ktoré sa na vás vzťahujú, analyzujte výsledky a nezabudnite v komentároch zanechať vlastné tipy na zlepšenie efektivity práce s e-mailom.