Prečo vám prestávky pomôžu urobiť viac

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Zoznam úloh je jedným z najbežnejších spôsobov, ako kontrolovať svoju každodennú rutinu. Často sa však ukáže, že je to neúčinné. Existuje riešenie: začnite si starostlivo plánovať všetky prestávky. A táto metóda bude určite fungovať.

Čo je to zoznam prestávok

Zoznam úloh, zoznam úloh alebo kontrolný zoznam, akokoľvek to nazvete, môže byť niekedy frustrujúci. Koniec koncov, do stĺpca zapíšeme všetko, čo, ako sa zdá, naozaj treba urobiť. Úloh je tak veľa, začína panika. Klasický kontrolný zoznam vyzerá ako chaotická kopa úloh. A chcem tento list odtlačiť ďaleko, mimo dohľadu.

Zoznam úloh je v podstate nekonečný. Môže to skončiť iba v jednom prípade: ak zomriete.

Problém je v tom, že sa dnes sústreďujete na množstvo vecí, ktoré potrebujete včas dokončiť. Na čo nemyslíte, sú prestávky na kávu, prechádzka alebo každodenné úlohy.

Možno by ste mali venovať pozornosť týmto príjemným veciam?

Prestávky sú dobré. Sú potrebné, chránia nás pred vyhorením, nenechajú nás zblázniť sa. Na druhej strane prestávka sa môže zmeniť na prokrastináciu. Ak si neviete naložiť s voľným časom, nebudete sa vedieť prinútiť splniť zadané úlohy.

Vo všeobecnosti si spolu so zoznamom úloh začnite robiť aj zoznam prestávok.

Musíte si naplánovať niekoľko prestávok s pevným trvaním. Môžete ich použiť, keď ich budete najviac potrebovať. Keď prestávka skončí, vyškrtnite ju zo zoznamu. Plán prestávok je možné umiestniť vedľa zoznamu úloh na dnešný deň. Potom budete mať vždy pred očami funkčný, zrozumiteľný zoznam úloh a voľných chvíľ.

Prečo je potrebný ďalší zoznam

Zoznam pre zoznam – znie to trochu zvláštne. Zdá sa, prečo sa namáhať a robiť to? Po prvé, zoznamy sú úplná zábava. Po druhé, existuje niekoľko ďalších výhod.

Všímavosť = motivácia

Pamätáte si na starý dobrý pocit viny? Objaví sa, keď ste urobili málo alebo nič.

Namiesto toho, aby vás pocit viny každý deň zožral, použite ho ako motivačný nástroj.

Zoznam prestávok vám pomôže uvedomiť si, ako často vás práca rozptyľuje a čomu presne ten čas venujete. Môžete využiť všetky svoje plánované prestávky a nevyškrtnúť žiadne položky zo zoznamu úloh: nech vás to motivuje k rýchlejšej práci. Na druhej strane, ak zistíte, že žiadna z plánovaných prestávok nebola využitá, zastavte sa. Táto skutočnosť by vás mala motivovať k prestávke.

Samozrejme, nemusíte si robiť zoznam. Toto všetko si môžete uchovať v pamäti. Oveľa pôsobivejšie sú však vizuálne informácie neustále umiestnené pred očami.

Porovnaním oboch zoznamov získate úplné pochopenie toho, ako funguje váš pracovný postup a ako aktívny ste dnes.

Plánované prestávky zvyšujú efektivitu

Keď sa rozhodnete rozptýliť sledovanie Facebooku, sledovanie videí na YouTube alebo hranie hier, neexistuje žiadny konečný cieľ. Krátky oddych sa zmení na reláciu nekonečného odkladania. Ak sú všetky vaše prestávky naplánované, môžete si vybrať konkrétne aktivity, ktoré vám zaberú toľko času, koľko zamýšľate.

Môžete ísť na Facebook, ale plánujte odpovedať na 10 upozornení, nie viac. Môžete si zapnúť počítačovú hru, ale len na to, aby ste prešli iba jedným levelom. Je dobré, že máte svoje obľúbené aktivity, no treba ich obmedziť, aby ste boli produktívnejší.

Dva zoznamy sú hazardnou súťažou

Keď si z kontrolného zoznamu odškrtnete prípady, je to, samozrejme, šťastné, ale nestačí to. Žiadna poistka! Pridajme herný prvok. Preškrtávaním položiek po jednej z prvého a druhého zoznamu z toho urobíte malú súťaž. A samozrejme je oveľa krajšie, keď je počet splnených úloh o niečo vyšší ako počet strávených prestávok.

Predstavte si konfrontáciu dvoch tímov, kde hlavnou cenou je vaša vysoká produktivita. Len neobetujte vyrušovania, aby ste vyhrali zoznam úloh: udržujte rovnováhu, šetrite si nervy.

Plánované prestávky zabraňujú vyhoreniu

Možno nebudete až tak otáľať. Ale pracujete viac než dosť. Pravdepodobne viete z prvej ruky, čo je syndróm vyhorenia.

Keď človek veľa pracuje, potrebuje len niekoho, kto mu bude pripomínať jednoduché veci. Napríklad obedujte načas. Precvičte si oči. Vezmite si pár minút na prechádzku.

To isté platí pre prestávky. A zoznam, v ktorom sú a sú plánované, určite pomôže vyhnúť sa prepracovaniu.

Ako vytvoriť zoznam prestávok

Zoznam úloh vyzerá pôsobivo a môže vás znervózňovať. Zoznam prestávok bude zábavnejší: je tu toľko zaujímavých vecí, ktoré môžete robiť! Napíšte do nej veci, ktoré radi robíte.

Ako dlho môže prestávka trvať

Väčšina z nás potrebuje asi 15 minút na to, aby si oddýchla od práce. Nech je to minimálna dĺžka prestávky. Môžete to predĺžiť až na pol hodiny alebo dokonca až na hodinu: venujte toľko času, koľko potrebujete.

Čo robiť cez prestávku

Robte to, čo vás baví a zlaďte aktivitu s plánovanou dĺžkou prestávky. Napríklad portrét nenakreslíte za 15 minút, ale môžete si prečítať kapitolu z knihy. Ale za pol hodinu si môžete zacvičiť, pozrieť si sériu situačných komédií, uvariť obed.

Keď máte zoznam aktivít, ktoré by ste chceli robiť počas prestávky, napíšte si tieto aktivity do stĺpca.

Pozor: nie je potrebné sa striktne obmedzovať v prestávke, napríklad si dajte 15 minút na prečítanie jednej kapitoly knihy a už ani druhú.

Radšej si zoraďte aktivity podľa trvania a všimnite si, ako dlho budú trvať. Dokončite všetko, čo ste si naplánovali, aj keď to bude trvať trochu dlhšie, ako je plánovaný čas. Ak si budete priebežne robiť zoznam prestávok, skôr či neskôr budete presne vedieť, koľko minút konkrétnej činnosti strávite.

A ešte pár tipov:

• Keď si vytvoríte zoznam úloh a zoznam prestávok, vezmite si každý deň nový list papiera a napíšte ho znova. Dá sa to urobiť elektronicky, napríklad v aplikácii.
• Označte prioritu úlohy, napríklad hviezdičky alebo vlajky.
• Po dokončení nezabudnite prečiarknuť úlohy a prestávky.
• Na konci dňa porovnajte oba zoznamy. Zhodnoťte, koľko ste toho urobili a či ste si od práce dostatočne oddýchli.

Nástroje, ktoré si treba uvedomiť

Zoznamy môžete vytvárať na jednoduchom hárku papiera alebo elektronicky. Preto môže byť pre vás užitočné:

• Aplikácie so zoznamom úloh. Sú ich tisíce! Ak máte radi Wunderlist, Todoist alebo Asana, použite tieto programy. Pozrite si Trello. Je to jedna z najznámejších aplikácií na monitorovanie úloh. Veľmi pohodlné, zrozumiteľné, dostupné v desktopovej verzii a pre smartfóny. Neexistujú tu však žiadne jasné pravidlá, takže si to urobte tak, ako chcete.
• Papierový zápisník. Zdá sa, že to nemá cenu vysvetľovať: pre niekoho je oveľa pohodlnejšie písať na papier. Môžete vytvoriť prázdnu časť a vytlačiť niekoľko kópií na každý deň.

Na to, aby ste mohli začať plánovať svoj deň, skutočne nepotrebujete žiadne špeciálne nástroje. Pomáhajú však urobiť tento proces zábavnejším a zaujímavejším.