15 praktických nástrojov pre vzdialenú tímovú prácu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Na pozadí situácie s koronavírusom sú tieto služby obzvlášť dôležité.

1. Pracovný posol: Telegram

• Platformy: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatívy: Slack, Skype, Flock,.

Napriek blokovaniu zostáva Telegram jedným z najpopulárnejších poslov v Rusku. Aktívne sa využíva ako na každodennú komunikáciu, tak aj na obchodnú komunikáciu medzi zamestnancami.

Telegram je rýchly, pohodlný a jednoduchý. Služba nepodporuje videokonferencie a niektoré ďalšie užitočné funkcie dostupné v podnikových messengeroch, ako je Slack, ale môžete ju používať úplne zadarmo.

Telegram →

2. Kancelársky balík: „Tabuľky Google“, „Dokumenty“a „Prezentácie“

• Platformy: web, Android, iOS.
• Alternatívy: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google ponúka multiplatformový, funkčne bohatý a bezplatný balík služieb na prácu s populárnymi kancelárskymi formátmi súborov. S ním môžete vytvárať a upravovať textové dokumenty, tabuľky a prezentácie – samostatne aj spoločne s kolegami.

Každý používateľ má k dispozícii 15 GB miesta na disku na ukladanie súborov na serveroch Google. Pre ďalšie úložisko si môžete zakúpiť platené predplatné G Suite. Zahŕňa tiež služby podpory 24/7, firemnú poštovú službu a ďalšie funkcie ochrany údajov. Ceny začínajú na 6 dolároch mesačne na osobu.

Tabuľky Google Google LLC

Aplikácia nebola nájdená

3. Služba pre poznámky: OneNote

• Platformy: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatívy: Evernote, Notion.

Dokumenty Google a podobné služby nie sú vhodné na malé poznámky. Posledné menované je vhodnejšie ukladať do cloudových notebookov, ako je OneNote. Tento produkt spoločnosti Microsoft má intuitívne rozhranie, ktoré pripomína skutočný notebook. Jednoduchá a prehľadná štruktúra služby vám a vašim kolegom umožní rýchlo nájsť potrebné poznámky medzi stovkami ďalších.

Medzi ďalšie výhody OneNotu patria rozsiahle možnosti úpravy textu a podpora všetkých druhov príloh, od zvukových komentárov až po video. Službu je navyše možné využívať bezplatne. V tomto prípade má každý používateľ k dispozícii 5 GB na ukladanie poznámok v cloude. Celý tím získa 1 TB zdieľaného priestoru pre OneNote a ďalšie služby Microsoftu, keď si zakúpi platené podnikové predplatné Office 365 Business.

Microsoft OneNote: Usporiadané nápady a poznámky Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Manažér úloh: Todoista

• Platformy: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatívy: TickTick, Notion, Any.do.

Na efektívne riadenie vzdialeného tímu potrebuje vedúci pohodlný nástroj na delegovanie úloh. Todoist je jedným z najlepších v tejto kategórii. Umožňuje vám rýchlo pridávať úlohy, organizovať ich podľa zoznamov a priorít, priraďovať časy a pripájať interpretov.

Pomocou značiek a filtrov sa dá ľahko orientovať vo veľkom množstve úloh. A história aktivít pomáha manažérovi pozorne sledovať postup práce.

Vo voľnom režime môžete pridať až 80 projektov a do každého z nich až 5 zamestnancov. Ak chcete odstrániť obmedzenia, ako aj odblokovať upozornenia, štítky a ďalšie pokročilé funkcie, budete sa musieť prihlásiť na odber plateného odberu. Náklady začínajú na 229 rubľov mesačne na osobu.

Todoist: Doist To-Do List & Tasks

Todoist: Doist Inc. Zoznam úloh a zoznam úloh

Todoista →

5. Projektový manažér: Asana

• Platformy: web, Android, iOS.
• Alternatívy: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Správcovia úloh sú skvelí na rýchle úlohy, ale nie vždy sú vhodní na riadenie zložitých pracovných postupov. Pre strategickejší prístup k podnikaniu využívajú programy ako Asana. Táto služba vám umožňuje plánovať a štruktúrovať tok úloh rôznymi spôsobmi. Každý zamestnanec jasne vidí svoje povinnosti a pracovné podmienky. A manažér môže jednoducho sledovať pokrok a sledovať celkový obraz projektu.

Bezplatná verzia Asana je určená pre tímy do 15 osôb a chýbajú jej niektoré funkcie. Nie je v ňom napríklad dostupné zobrazenie „Časová os“a rozšírené vyhľadávanie úloh. Platené predplatné začína na 11 USD mesačne na používateľa. Čím drahší je vybraný plán, tým viac funkcií poskytuje.

Asana: Váš pracovný manažér Asana, Inc.

Aplikácia nebola nájdená

6. Kanban dosky: Trello

• Platformy: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatívy: MeisterTask, Blossom.

Kanban je populárna metodika projektového manažmentu. Každá úloha v ňom prechádza určitými fázami: napríklad „V plánoch“, „Prebieha“a „Dokončené“. Zvyčajne sú zobrazené ako dosky, medzi ktorými sa presúvajú karty úloh. Ukázalo sa, že ide o veľmi vizuálne zobrazenie pracovného toku, takže mnohé služby projektového manažmentu používajú prvky kanban do tej či onej miery.

Túto metodiku možno najlepšie implementovať v Trello. Vývojári povýšili jednoduchosť a prehľadnosť na absolútnu úroveň, takže služba nemusí byť dostatočne funkčná pre komplexné projekty. Ale tok úloh v ňom vyzerá tak minimalisticky, že na to príde aj dieťa.

Navyše, bezplatná verzia Trello nemá žiadne pevné obmedzenia. Budete musieť zaplatiť iba v prípade, že potrebujete ďalšie možnosti dizajnu, viac ako 10 dosiek pre tím, ako aj nástroje na automatizovanú prácu s úlohami. Ceny predplatného začínajú na 10 dolároch mesačne na osobu.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Editor myšlienkových máp: MindMeister

• Platformy: web, Android, iOS.
• Alternatívy: Mindomo, MindMup.

Myšlienková mapa je schematické znázornenie procesov alebo myšlienok, ktoré zjednodušujú vnímanie informácií. V tejto podobe si môžete predstaviť čokoľvek: od stratégie rozvoja projektu až po výsledky brainstormingu. Na kolektívnu prácu s myšlienkovými mapami potrebujete špeciálny editor.

MindMeister je dobrá voľba. Ponúka množstvo šablón a ľahko použiteľné nástroje na vizualizáciu údajov. S jeho pomocou môžete rýchlo kresliť mentálne mapy akejkoľvek zložitosti.

Vo voľnom režime vám MindMeister umožňuje uložiť až tri myšlienkové mapy. Prepojením s tarifom PRO môžete pracovať s neobmedzeným počtom položiek, ukladať ich v obľúbených kancelárskych formátoch a získať aj funkcie pre správu tímu. Cena je 8,25 USD na používateľa mesačne.

MindMeister MeisterLabs

mapovanie mysle - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Cloudové úložisko: „Disk Google“

• Platformy: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatívy: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Je ťažké si predstaviť vzdialenú tímovú prácu bez cloudu na ukladanie zdieľaných dát. K vašim službám sú desiatky takýchto služieb, no jednou z najlepších je Disk Google. Ponúka veľkorysých 15 GB bezplatného úložiska, je integrovaný s ostatnými produktmi Google a je dostupný v užívateľsky prívetivom rozhraní.

Ak chcete rozšíriť objem, môžete si predplatiť vyššie uvedené predplatné G Suite alebo si predplatiť iba platený plán Disku Google: za 139 rubľov mesačne spoločnosť poskytuje používateľovi 100 GB cloudového priestoru.

Disk Google Google LLC

Aplikácia nebola nájdená

Disk Google →

9. Služba pre videokonferencie: Zoom

• Platformy: web, Android, iOS.
• Alternatívy: Skype for Business, Slack, Hangouts Meet.

Videostretnutia vytvárajú nielen úzky emocionálny kontakt medzi zamestnancami, ale aj efektívne podmienky na komunikáciu. Tým, že vidíte a počujete svojich kolegov, môžete s nimi komunikovať rovnako produktívne, ako keby ste boli pri jednom stole. Nie je žiadnym prekvapením, že videokonferenčné služby sú také populárne.

Zoom je jedným z lídrov na trhu. Organizuje nielen zabezpečenú video komunikáciu, ale umožňuje aj zdieľanie obrazovky s účastníkmi konferencie, prenášanie súborov a ukladanie záznamov konverzácií.

V bezplatnej verzii môžete na videostretnutie pozvať až 100 ľudí a jeho dĺžka bude maximálne 40 minút. Ak chcete odstrániť obmedzenia, musíte sa prihlásiť na odber plateného odberu - od 15 USD mesačne od organizátora.

ZOOM Cloud Meetings zoom.us

ZOOM Cloud Meetings Zoom

Priblíženie →

10. Správca snímok obrazovky: LightShot

• Platformy: Windows, macOS.
• Alternatívy: Gyazo, zajatie Nimbusu.

Pri práci na diaľku môže jedna snímka obrazovky nahradiť tisíc slov. Preto môžete použiť šikovný nástroj na vytváranie snímok obrazovky. Cloudová služba LightShot zodpovedá tomuto popisu. Je k dispozícii zadarmo a umožňuje odfotiť vybranú oblasť displeja dvoma kliknutiami.

Po vytvorení obrázka ho môžete okamžite poslať svojim kolegom - prostredníctvom odkazu cez server LightShot alebo pomocou akéhokoľvek messengeru.

LightShot →

11. Time Tracker: Včasný

• Platformy: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatívy: Toggl, RescueTime, Harvest.

Sledovače času pomáhajú sledovať, koľko času váš tím trávi určitými úlohami. Timely to robí automaticky. Najprv k nemu musíte pripojiť služby, v ktorých zamestnanci pracujú. Môžu to byť rovnaké Trello, Asana alebo Todoist. Po integrácii začne Timely analyzovať aktivity úloh a zobrazovať výsledky kolegov na časovej osi.

Služba funguje na základe predplatného od 49 dolárov mesačne.

Včas: Aplikácia na sledovanie času a pamäť na sledovanie fakturovateľných hodín AS

Včasná pamäť automatického sledovania času AS

Včas →

12. Svetové hodiny: Svetový čas Buddy

• Platformy: web, Android, iOS.
• Alternatívy: Yandex. Vremya, 24 časových pásiem.

Keď zamestnanci pracujú v rôznych časových pásmach, služby ako World Time Buddy to uľahčia. Ide o praktické hodiny, ktoré na jednej obrazovke ukazujú čas vo všetkých vybraných osadách.

Zadarmo môžete pridať až štyri miesta. Pre viac, služba vyžaduje predplatné za 3 doláre mesačne.

Time Buddy - Hodiny a prevodníky Helloka, LLC

Time Buddy - Easy Time Zones Helloka

Svetový čas Buddy →

13. Služba pre prácu s PDF: Acrobat Pro DC

• Platformy: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatívy: Soda PDF, PhantomPDF.

Ak sa váš tím veľa zaoberá PDF, spoločný editor vám môže ušetriť veľa času a úsilia. Acrobat Pro DC je na túto rolu skvelý. Ide o cloudový nástroj, ktorý umožňuje komukoľvek s prístupom k súboru prezerať a komentovať dokumenty PDF.

Acrobat Pro DC je platená služba. Cena predplatného je 1 610 rubľov mesačne alebo 11 592 rubľov ročne.

Adobe Acrobat Reader pre PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader pre PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Správca hesiel: LastPass

• Platformy: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatívy: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

Pracovný tím môže využívať desiatky rôznych služieb. V ideálnom prípade potrebuje každý silné, jedinečné heslo. Našťastie existujú špeciálne nástroje, ktoré používateľom uľahčia vytváranie a ukladanie takýchto kombinácií.

Jednou z najznámejších je služba LastPass. Generuje zložité heslá, ukladá ich do bezpečného cloudového trezoru a automaticky ich zadáva, keď sa prihlásite do príslušných účtov. Inštaláciou aplikácie LastPass na svoje zariadenia budú mať všetci členovia tímu prístup k zdieľaným heslám. Manažér si zároveň môže vybrať, ktoré prihlasovacie údaje sa každému používateľovi zobrazia.

Ak chcete používať LastPass pre tím, musíte si zakúpiť licenciu. Cena závisí od počtu účastníkov.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Automatizačná služba: Zapier

• Platformy: web.
• Alternatívy: Power Automate, IFTTT.

Platforma Zapier pomáha automatizovať rutinné operácie. Pripája sa k službám, ktoré používate na prácu, a umožňuje vám konfigurovať rôzne scenáre ich interakcie. Môžete napríklad prepojiť Gmail a Trello, takže systém automaticky premieňa prichádzajúce e-maily na nové úlohy.

Zapier podporuje tisíce služieb a ponúka širokú škálu automatizačných scenárov. Dokážu výrazne optimalizovať vašu prácu, a preto sadzby nie sú najnižšie. Predplatné Teams začína na 299 dolároch mesačne.

Zapier →

Tento materiál bol prvýkrát publikovaný v decembri 2014. V marci 2020 sme text aktualizovali.