7 chýb v zozname úloh, ktoré bránia vašej produktivite

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Podľa odborníkov sa týmto činnostiam treba vyhýbať, aby ste zo zoznamu úloh vyťažili maximum.

1. Ráno si urobte zoznam

Zdá sa prirodzené zapísať si plány na deň hneď ráno. Už je však neskoro. Tak hovorí Eileen Roth, autorka knihy Organization for Dummies. „Ak si ráno urobíte zoznam úloh a o 8:00 máte stretnutie na druhej strane mesta, je nepravdepodobné, že na to budete mať čas,“hovorí.

Na konci dňa si urobte zoznam. To vám umožní nechať svoje pracovné záležitosti za sebou a odpočívať v pokoji. „Idete domov z práce a už nemyslíte na zoznam úloh, pretože ste si ho už zostavili a viete, čo musíte zajtra splniť. Vaša myseľ si môže konečne oddýchnuť, “hovorí Eileen.

2. Príliš veľa úloh na vypísanie

Ak dokončenie vášho zoznamu úloh môže trvať týždne alebo mesiace, vopred sa pripravujete na zlyhanie. Vďaka tomu sa budete cítiť ohromení.

Podľa Kyry Bobinet, autorky knihy Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking pre vedomý, zdravý a zmysluplný život, sú tri úlohy ideálnym počtom na zoznam. "Náš mozog vníma informácie, ktoré sú zoskupené do troch častí," hovorí. "Tak začnite vymenovaním troch najlepších vecí, ktoré treba urobiť."

Väčšina ľudí si ani neuvedomuje, koľko skutočne produktívnych hodín má jeden deň.

„Naša duševná sila je oveľa obmedzenejší zdroj ako čas. Každý deň máme len 3 až 6 hodín, kedy môžeme tvrdo pracovať, “hovorí Christina Willner, tvorkyňa zoznamu úloh Amazing Marvin, aplikácií na zvýšenie produktivity.

Navyše si mnohí neuvedomujú, ako dlho môže trvať splnenie určitých úloh. To je dôvod, prečo sú príliš dlhé zoznamy úloh neúčinné. Vilner radí zapísať si pri každej úlohe odhadovaný čas na jej splnenie. Sledujte tento čas, aby ste v budúcnosti mohli robiť presnejšie výpočty.

3. Zahrňte sny alebo veľmi veľké ciele do svojho zoznamu úloh

Ambiciózne ciele ako napísanie knihy alebo výstup na Mount Everest by nemali byť na vašom zozname úloh. Namiesto toho si ich dajte na samostatný zoznam želaní.

Zoznam úloh by mal obsahovať jasné plány.

Ak potrebujete dokončiť veľký projekt, musíte si ho rozdeliť na niekoľko malých a dosiahnuteľných úloh a až potom si ich zapísať do zoznamu. To radí Paula Rizzo, autorka knihy List Thinking: How to Use Lists to be more Productive, Successful and Menej úzkosti.

Pri pohľade na rozsiahly zoznam všetkých vašich cieľov sa budete cítiť ohromení. Navyše budete nespokojní s tým, že nemôžete dokončiť všetky napísané plány. Niektoré z nich si skutočne vyžadujú pomerne veľa času a úsilia.

4. Každú úlohu zhodnoťte rovnako

Trénerka produktivity Nancy Gaines tvrdí, že zoznam úloh by mal byť prioritným zoznamom. „Prinášajte len tie veci, ktoré posúvajú vašu kariéru alebo podnikanie vpred,“hovorí Gaines. - Ak to nie je priorita, potom by to nemalo byť na zozname. Len vás to rozptýli."

Pri zostavovaní zoznamu odporúča postupovať podľa systému „3-3-3“: Vyčiarknite zo zoznamu tri najmenej dôležité úlohy, delegujte tri úlohy, ktoré nestoja za váš čas, a dokončite tri najdôležitejšie úlohy.

5. Stanovte si nejasné ciele

Ak sú úlohy na zozname nejasne formulované, potom v budúcnosti budete musieť premýšľať o tom, ako ich vykonať, a dokonca si pamätať, čo znamenajú. Vypracovaniu zoznamu by sa preto mala venovať náležitá pozornosť.

„Strávte trochu viac času na plánovanie a urobte si zoznam úloh čo najkonkrétnejší,“radí Maura Thomas, autorka knihy Tajomstvo osobnej produktivity. Napríklad namiesto písania „výkazu o výdavkoch“napíšte „zadajte údaje do tabuľky“.

Vyhnite sa vágnym slovám ako „plánovať“, „realizovať“alebo „rozvíjať“. „Ak máte málo času, keď sa pozriete na slovo „rozvinúť“v zozname, pravdepodobne budete chcieť tento bod preskočiť,“hovorí Mora. "Uložte si tieto slová pre svoj veľký zoznam projektov."

6. Použite rovnaký zoznam, kým nebudú dokončené všetky úlohy

„Problém je v tom, že každý deň prináša niečo nové. Preto to, čo ste robili dnes, nebude nevyhnutne potrebné urobiť zajtra. A vaše plány na zajtra sa môžu zmeniť ešte skôr, ako sa tento skončí, “hovorí Eileen Roth. Každý deň si teda musíte vytvoriť nový zoznam úloh.

7. Nezväzujte zoznam s kalendárom

Ak zoznam a kalendár nie sú na seba naviazané a obsahujú rôzne úlohy, tak ich všetky len ťažko zvládnete. „V tomto prípade nebudete mať čas dokončiť úlohy zo zoznamu. Pokiaľ nemusíte obetovať spánok, víkendy, dovolenky alebo čas, ktorý by ste chceli stráviť so svojou rodinou, “upozorňuje Katie Mazzocco, autorka knihy Revolučná produktivita: Ako maximalizovať čas, vplyv a príjem pri prevádzkovaní malého podniku.

Skúste si v kalendári vždy vyhradiť čas na dokončenie úloh zo zoznamu.