Ako si vytvoriť rozvrh na každý deň a nikdy ho neporušiť

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Čas je nepochybne tým najcennejším zdrojom, ktorý máme. Preto sú zručnosti manažmentu času kritické. Ale urobiť dobrý rozvrh nestačí. Tieto rady vám ho pomôžu poskladať tak, aby ste nechceli porušiť zabehnutý poriadok.

Vaša pohoda, produktivita, dobrá nálada závisí od toho, ako si spravujete čas. Využite tieto rady a vytvorte si rozvrh, ktorý by bol takmer smrteľný hriech porušiť.

1. Potrebujete pracovať bez prerušenia

Ak sa venujete hlavne intelektuálnej práci (napríklad ste dizajnér, inžinier, spisovateľ, vedec), musíte sa sústrediť na danú úlohu a zachytiť takzvaný tok. Aby ste pracovali dobre a produktívne, nechajte si v rozvrhu jasné intervaly, počas ktorých nebudete rozptyľovaní, vyrušovaní a ani neopúšťate svoje pracovisko. Tieto časové okná používajte len na prácu.

Optimálne množstvo času sa dá ľahko vypočítať podľa pravidla, ktoré navrhol manažér Facebooku David Gillis.

Váš týždenný rozvrh by mal mať aspoň šesť prestávok v dĺžke aspoň tri a pol hodiny, vyčlenených striktne na nepretržitú prácu.

Je to ťažké, ale je potrebné sa o to snažiť. V podstate musíte pracovať tri a pol hodiny každý deň až do obeda. A nájdite si deň, kedy budete pracovať tri a pol hodiny nonstop a poobede.

Skontrolujte svoj rozvrh. Je v ňom miesto na implementáciu tohto pravidla? Ak nie je miesto, máte problém. A musíte to urgentne vyriešiť.

Čo sa stane, ak toto pravidlo nedodržíte?

• Nebudete produktívny.
• Budete musieť skončiť prácu po pracovnej dobe, v noci, alebo na nej tráviť víkendy.

V tomto stave zrejme dlho nevydržíš. Pokúste sa preto zmeniť rozvrh tak, aby vyhovoval pravidlu. Ak to chcete urobiť, môžete:

• preplánujte stretnutia tak, aby vás nerozptyľovali od práce;
• nájsť deň, počas ktorého nebudú žiadne stretnutia, žiadne stretnutia, žiadne plánovacie stretnutia;
• porozprávajte sa so svojím manažérom: určite je pripravený optimalizovať váš deň, aby ste pracovali efektívnejšie.

Keď si dáte dokopy rozvrh, ktorý presne vymedzuje tieto časové bloky, správajte sa k nemu, akoby to bol šperk od starej mamy. Svätá krava. Zberná fľaša na víno.

Aby ste si uľahčili dodržiavanie nového harmonogramu, vysvetlite si, prečo ho potrebujete. Stanovte si cieľ. Povedzte napríklad: "Chcem dokončiť projekt za týždeň."

Bude sa vám pracovať ľahko a príjemne. Nájdite si pohodlné miesto, vypnite si upozornenia na telefóne, dajte si kávu. Zachyťte tok a zapojte sa do procesu.

2. Týždenne skontrolujte svoj rozvrh

Rozhodnite sa o svojich prioritách

Váš rozvrh by mal mať na pondelok naplánované 30-minútové okno. Využite tento čas na úpravu kalendára na nasledujúci týždeň. Rozhodnite sa, aké tri hlavné ciele musíte dosiahnuť v nasledujúcich siedmich dňoch. Aké sú vaše priority?

Skontrolujte si všetky termíny na tento týždeň. Nemali by prerušovať bloky pracovného času.

• Ak ste pozvaní na akciu, o ktorej nič neviete, napíšte organizátorovi a spýtajte sa na program akcie.
• Ak máte s nejakým človekom naplánované stretnutie, no tentoraz nemáte o čom diskutovať, zrušte ho.
• Ak máte naplánované stretnutie alebo prezentáciu, naplánujte si aj čas prípravy.
• Ak nie je naplánované žiadne stretnutie, ale máte niekoľko dôležitých otázok pre osobu alebo tím, naplánujte si stretnutie, stretnutie alebo aspoň telefonát.

Aktívne plánovanie nie je jednoduché. Ale na oplátku získate príjemný pocit úplnej kontroly nad svojím časom na sedem dní.

3. Opýtajte sa sami seba, či takto musíte byť na tomto stretnutí

Stretnutia, stretnutia, prezentácie – to všetko vám zaberie veľa času. Zvyčajne sú takéto udalosti nevhodne naplánované a úplne neúčinné. Prečo sú vôbec potrebné?

Prečo sa na nich objavujeme?

• Nechceme toho druhého naštvať. Dohodol vám stretnutie, čo znamená, že potrebuje niečo prediskutovať. Neochotne súhlasíte s tým, že prídete na stretnutie a obetujete svoje dôležité záležitosti.
• Cítime sa byť súčasťou procesu. Ak sa napríklad zíde celý tím, aby diskutovali o projekte, máte pocit, že by ste určite mali prísť. V opačnom prípade si vaši spolupracovníci budú myslieť, že nie ste taký oddaný ako ostatní.
• Túžba byť informovaný. Ak sa vám stretnutie zdá dôležité (napríklad na ňom bude prítomný niekto z vedenia alebo sa plánuje osudové rozhodnutie), prirodzene chcete byť pri tom.

V skutočnosti by vaša efektivita mohla byť vyššia, ak by ste zostali na pracovisku a neodtrhli sa od procesu. Ako viete, na ktorom stretnutí sa musíte zúčastniť a ktoré môžete vynechať? Použite toto pravidlo.

Na stretnutie musíte prísť, ak:

a) ste si istý, že vaša prítomnosť ovplyvní výsledok stretnutia, b) týmto stretnutím zvýšite svoju efektivitu.

Ak chcete zistiť, či vaša prítomnosť ovplyvní výsledok stretnutia, opýtajte sa sami seba, či sa idete porozprávať o svojej práci, alebo či chcete ticho sedieť. Snáď sa v sále nájde niekto, kto dokáže sebavedomejšie a lepšie vyjadriť váš názor.

Ak chcete zistiť, či budete po tomto stretnutí efektívnejší, opýtajte sa sami seba, či sa na tomto stretnutí dozviete niečo nové. Ak sa nenaučíte nič nové, nemáte v úmysle klásť otázky, nehovoríte o svojej práci, a preto neočakávate konštruktívnu kritiku, vaša efektivita sa pravdepodobne nezvýši.

Ak si ani v prvom, ani v druhom prípade neviete vysvetliť, prečo musíte prísť na toto stretnutie, preskočte ho. Váš čas je obmedzený a každú minútu musíte využiť rozumne.

4. Urobte svoje stretnutia efektívnymi

Niektoré stretnutia a stretnutia môžu byť efektívnejšie a produktívnejšie. Skontrolujte, či vaša pracovná udalosť spĺňa tieto kritériá a odpovedzte na niekoľko otázok.

• Je tu jasný program a účel stretnutia. Ak nie, požiadajte organizátora, aby na konci stretnutia oznámil, čo presne je potrebné dosiahnuť.
• Sú na schôdzi prítomní tí, ktorí sa nezúčastňujú? Čím väčšia je plánovacia porada, tým viac to stojí každého člena tímu, tým viac zručností a schopností sa vyžaduje od lídra.
• Mohli by ste veľké stretnutie rozdeliť na niekoľko menších stretnutí? Celý tím tak bude počas stretnutia pracovať, vyjadrovať svoj názor, diskutovať o vykonanej práci.
• Ide diskusia bokom? Sledujte čas: Keď sa zmení téma konverzácie, je ľahké nechať sa rozptýliť a zabudnúť na to, koľko minút zostáva do konca stretnutia. Nedovoľte tak bezmyšlienkovite strácať svoj drahocenný čas. Pripomeňte svojim kolegom: „Máme ešte 10 minút a ešte sme sa nedotkli niekoľkých problémov.“

5. Nechajte si čas na štúdium a kreativitu

Nie všetky dôležité úlohy musia byť vykonané urgentne. Na tieto aktivity si však určite naplánujte čas.

V závislosti od toho, aký cieľ si stanovíte, nechajte priestor na štúdium, kreativitu alebo hľadanie inšpirácie. Môže to byť dosť malé - len pár hodín. Ale o pár rokov sa za tieto šťastné hodiny poďakuješ sám sebe. Aj takáto malá investícia prinesie v budúcnosti zisk.

Napríklad veľmi rád kreslím a verím, že túto zručnosť nemožno stratiť. Preto sú v mojom rozvrhu dve hodiny vyhradené len na kreslenie. Maľujem v nedeľu, čo je najmenej rušný deň v mojom programe. To stačí na zábavu a nezabudnite, ako držať kefu v rukách.

6. Pamätajte: musíte urobiť všetko, čo ste si naplánovali

Bez ohľadu na to, či to robíte radi alebo nie.

Naozaj milujem dvojitý cheeseburger, ale jem ho oveľa menej často ako šaláty, cereálie a polievky. Jednoducho preto, že neustále jedenie dvojitých cheeseburgerov nebude zdravé a silné. Niekedy je veľmi ťažké prinútiť sa jesť správne jedlo. Tieto slabosti ale treba prekonať, pretože je to dobré pre vaše zdravie.

To isté platí pre váš rozvrh. Rob čo miluješ. Robte to, čo nemáte tak radi, ale čo je dobré pre vás, vašu kariéru, zdravie, rozvoj. Položky vo vašom rozvrhu sa objavili z nejakého dôvodu: všetko nepotrebné sme už vyhodili, existuje len to, čo vám pomôže stať sa lepším.

Teraz harmonogram nemôže byť porušený.