Ganttov diagram je nástroj pre tých, ktorí neradi zmeškajú termíny

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-15 16:49

Uvidíte, čo máte robiť a prečo, a na nič nezabudnete.

Čo je Ganttov diagram

Ganttov diagram je nástroj na plánovanie a riadenie úloh, ktorý vynašiel americký inžinier Henry Gantt. Vyzerá to ako vodorovné pruhy umiestnené medzi dvoma osami: zoznam úloh vertikálne a dátumy horizontálne.

Diagram zobrazuje nielen samotné úlohy, ale aj ich postupnosť. To vám umožní nezabudnúť na nič a urobiť všetko včas.

Kto potrebuje schému

Ak ste fanatik do plánovania a milujete krásne grafy, Ganttov diagram je pre vás. Pomôže ako so spustením internetového obchodu, tak aj s prípravou na rozsiahlu akciu. V každodennom živote je diagram užitočný pri plánovaní svadby, renovácii alebo stavbe domu, cestovaní alebo príprave na stretnutie.

Napríklad nezávislý pracovník s Ganttovým diagramom si bude istý, že sa môže chopiť ďalšieho projektu. A nevesta sa pri pohľade na rozvrh nebude báť, že nič nerobí.

V podnikaní Ganttov diagram pomáha každému. Dodávateľ presne vie, čo treba urobiť, na čo a kedy, jeho šéf kontroluje termíny a klient je pokojný, ak vidí, v akom štádiu sa proces nachádza.

Nástroj sa vám bude hodiť aj pri prezentácii projektu. Zákazník alebo šéf uvidí objem a načasovanie práce a pochopí, prečo napríklad návrh webu trvá tri mesiace a nie týždeň.

Ako začať s Ganttovým diagramom

Najprv musíte vytvoriť tabuľku so zdrojovými údajmi. Môžete to urobiť kdekoľvek: dokonca aj na kuse papiera, aspoň okamžite v programe na zostavenie diagramu.

Tabuľka potrebuje tri typy údajov: názov úlohy, dátum začiatku a trvanie alebo predpokladaný dátum ukončenia úlohy. Zvážte časovú os, zdroje a rozpočet projektu, aby ste poskytli reálny dátum dokončenia.

Povedzme napríklad, že sa vy dvaja rozhodnete prerobiť si spálňu. Tabuľka bude vyzerať takto:

Ak opravu vykonáva pracovný tím, načasovanie každej úlohy bude iné.

Kde a ako vytvoriť Ganttov diagram

Existujú programy, v ktorých musíte zostaviť diagram v niekoľkých fázach. A existujú špecializované nástroje, v ktorých stačí kliknúť na pár ikon.

Výber nástroja závisí od rozsahu a hodnoty projektu. Ak si vytvárate diagram pre seba, môžete použiť bezplatné riešenia alebo skúšobné verzie programov. Pre veľké spoločnosti pracujúce s drahými projektmi sú vhodnejšie profesionálne programy.

1. Microsoft Excel

• Cena: 5 199 rubľov za jeden počítač alebo licencované predplatné od 269 rubľov mesačne.
• Voľné obdobie: 1 mesiac.

Jeden z najpopulárnejších programov na prácu s tabuľkami a grafmi. Šablónu môžete použiť na vytváranie grafov znova a znova.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Cena: je zadarmo.

Obdoba MS Excel od The Document Foundation, neziskovej spoločnosti.

Ak chcete vytvoriť Ganttov diagram, vytvorte tabuľku so zdrojovými údajmi. Do troch stĺpcov zadajte názvy úloh, dátumy ich začiatku a trvanie v dňoch.

Potom vyberte rozsah s hodnotami (nemusíte vyberať názvy stĺpcov) a spustite sprievodcu grafom pomocou príslušnej ikony alebo cez ponuku „Vložiť“→ „Graf“.

Vyberte skladaný pruhový graf. Skončíte s diagramom opačného poradia.

Ak chcete otočiť zvislú os, kliknite na ňu a vyberte možnosť „Formátovať os …“. Potom na karte "Mierka" kliknite na "Obrátiť".

Ak chcete zobraziť dátumy na vodorovnej osi, kliknite na ňu a vyberte "Formátovať os …". Na karte Čísla nájdite požadovaný formát dátumu. Potom na karte "Scaling" zrušte začiarknutie políčok "Automaticky" pri položkách "Maximum", "Minimum" a "Hlavný interval".

V zobrazených poliach vyplňte hodnoty:

1. Minimum je dátum začiatku prvej úlohy.
2. Maximum je dátum ukončenia poslednej úlohy.
3. Hlavný interval. Ak sú úlohy krátkodobé, potom je potrebný malý interval (1), aby boli na grafe viditeľné presné dátumy začiatku a konca. A ak sú úlohy a samotný projekt dlhodobé, potom je lepšie zvoliť väčší interval, aby sa harmonogram neukázal príliš dlhý.

Kvôli čitateľnosti na karte Titulok v možnostiach osi Y nastavte Orientáciu textu na 90 stupňov.

Ak chcete zachovať iba zobrazenie údajov o trvaní, kliknite pravým tlačidlom myši na farbu nepotrebných čiar a vyberte položku Formátovať rad údajov. Na karte Oblasti vyberte z rozbaľovacej ponuky možnosť Žiadne. Budete mať veľmi základný Ganttov diagram.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Cena: od 1 875 rubľov mesačne.
• Voľné obdobie: 1 mesiac.

Špecializovaný produkt od spoločnosti Microsoft na riadenie projektov. Je zabudovaný do známych nástrojov spoločnosti Microsoft, ako sú Excel, PowerPoint a dokonca aj Skype for Business. Existujú ďalšie doplnky.

Vhodné pre stredné a veľké spoločnosti, ktoré chcú nielen vizualizovať dáta, ale aj plnohodnotne riadiť projekty, projektové portfóliá a zdroje.

Šablóna diagramu je zabudovaná do programu, takže potrebujete minimálne úsilie.

Microsoft Project →

4. Iba Office

• Cena: od 60 rubľov mesačne.
• Voľné obdobie: 1 mesiac.

Softvér na riadenie projektov. Pri registrácii sú dostupné funkcie CRM, mail server, práca s dokumentmi, firemný chat a blog.

Diagram sa zostavuje automaticky po zadaní všetkých úloh do štruktúry projektu. Závislosti a termíny je možné nastaviť priamo na grafe pretiahnutím úloh myšou. Rozhranie je intuitívne, existujú tipy.

OnlyOffice →

5. Smartsheet

• Cena: od 14 dolárov mesačne.
• Voľné obdobie: 1 mesiac.

Nástroj je prispôsobený na riadenie spolupráce. Môžete použiť šablóny pre projekty a opakujúce sa úlohy. Nechýba integrácia s kancelárskymi aplikáciami od Microsoftu, Google a ďalších.

Vhodné pre veľké spoločnosti s rozsiahlymi projektmi a freelancerov, ktorí sú pripravení zapojiť sa do projektov iných ľudí.

Vytváranie projektu je ako vytváranie zoznamu úloh v tabuľkách. Tabuľky môžete importovať zo svojich dokumentov. Ganttov diagram sa vytvára kliknutím na príslušnú ikonu v sekcii „Zobrazenia“.

Rozhranie je rusifikované, ale video pokyny sú v angličtine.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Cena: od 6,5 dolára mesačne.
• Voľné obdobie: 14 dní.

Môžete vytvoriť viacero pracovných priestorov a spravovať rôzne projektové tímy. Úlohy, ich termíny a závislosti môžete upravovať priamo v diagrame pretiahnutím prvkov myšou.

Je tu riadenie zdrojov, harmonogram práce účinkujúcich, hodinové sadzby a náklady na projekt. Môžete poskytnúť prístup odkazom alebo exportovať diagram na prezentáciu zákazníkovi.

Pri vytváraní projektu vám program ponúkne vyplnenie krátkeho dotazníka o vašej firme s cieľom nájsť vhodnú šablónu. Potom môžete šablónu upraviť alebo vytvoriť vlastnú.

GanttPRO →

7. Comindware

• Cena: od 300 rubľov mesačne.
• Voľné obdobie: na žiadosť manažéra.

Comindware je vhodný pre stredné až veľké spoločnosti. Program vám umožňuje riadiť projekty, zdroje, obchodné procesy. Obchodné procesy môžu byť integrované priamo do projektov. Má vlastnú firemnú sociálnu sieť. Môžete importovať súbory z tabuliek, prenášať projekty a úlohy z MS Project.

Comindware →

8. "Tabuľky Google"

Cena: je zadarmo.

Sprievodca grafom v Tabuľkách Google tu nepomôže. Existuje však riešenie - podmienené formátovanie.

Po zadaní počiatočných údajov do tabuľky napravo umiestnite dátumy projektu.

Vyberte oblasť buniek medzi pôvodnými údajmi a dátumami. Vytvorí sa tam schéma. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte Podmienené formátovanie.

Z ponuky Formát buniek vyberte Váš vzorec a zadajte = AND (E $ 1 = $ B2). E1 je prvá bunka dátumov projektu. C2 - bunka s koncom prvej úlohy. B2 - bunka so začiatkom prvej úlohy.

Ganttov diagram je pripravený. Môžete meniť dátumy a pridávať nové úlohy. Len nezabudnite upraviť oblasť podmieneného formátovania podľa potreby.