5 alternatív ku klasickému zoznamu úloh

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Udržiavate si zoznam úloh, no stále nič nerobíte? Potom je tento článok pre vás! Ukáže vám päť alternatívnych spôsobov, ako udržiavať zoznamy úloh.

Zoznam úloh je nevyhnutným prvkom efektívnej práce. Teoreticky. V praxi zoznamy úloh často nevedú k produktivite. prečo? Dôvodov je veľa.

Niekedy sedíme a váhame s dokončením jednoduchých úloh, niekedy otáľame a riešenie náročných odkladáme na neskôr. To-do list by mal motivovať, no často nás naopak skľučuje. Najmä ak na konci dňa uvidíte, že väčšina naplánovaných sa nesplnila.

Keď sa toto všetko navrství na seba, zdá sa, že vytváranie zoznamov trvá dlhšie ako realizácia úloh v nich uvedených. V článku o systéme zoznamov Benjamina Franklina sme hovorili o niektorých tajomstvách vytvárania efektívnych zoznamov úloh (dokončenie vecí, stanovenie priorít, prispôsobenie zoznamov úloh meniacim sa okolnostiam atď.). Lifehacker vám v tomto článku predstaví päť nových a originálnych spôsobov udržiavania zoznamov.

1–3–5

Čo je to bežný zoznam úloh? Správne, toto je očíslovaný zoznam úloh na daný deň (alebo mesiac/rok, ak hovoríme o dlhodobom plánovaní). Zabudni na to.

Pokúste sa zostaviť svoj zoznam úloh podľa princípu 1-3-5.

Ako to funguje?

Napíšte si jednu hlavnú úlohu, tri stredne veľké a dôležité úlohy a päť malých, ktoré v prípade nedostatku času možno odložiť na zajtra. Urobte to večer, aby ste mali ráno jasnú predstavu o tom, čo máte dnes na programe.

Ak je vaše pole pôsobnosti také dynamické, že nedokážete predvídať (ne)vznik nových urgentných prípadov, potom nechajte pár trojok či päťiek voľných. To vám umožní, aby bol váš zoznam úloh čo najflexibilnejší.

Pripravte sa na to, že pri zostavovaní zoznamu úloh podľa princípu 1-3-5 sa vám nemusí vždy podariť vyškrtnúť z neho všetky položky. Napríklad okolnosti sa môžu zmeniť a hlavná úloha v aktuálny deň bude nemožná. Môžete si však vytvoriť súbor troch úloh strednej dôležitosti alebo piatich - malých.

Hlavnou výhodou tohto prístupu je, že nie je potrebné uprednostňovať. A priori uvádzate, čo si myslíte, že je relevantné pre nasledujúci deň.

Bullet Journal

Aký je hlavný problém papierového plánovania? Keď si úlohu zo zoznamu preškrtnete, zabudnete na ňu a už nikdy neuhádnete, kedy budú opäť potrebné detaily jej realizácie (telefónne čísla, dátumy, poznámky atď.). Elektronické plánovače tento problém čiastočne vyriešili – väčšina vám umožňuje odkazovať na minulé úlohy, zoskupovať ich atď. Ale čo tí, ktorí uprednostňujú príjemné šuchotanie papiera pred dotykovou obrazovkou? Webový dizajnér prišiel so systémom, ktorý zjednodušuje papierové plánovanie. Volá sa Bullet Journal.

Ako to funguje?

Lifehacker už hovoril o systéme rýchlych poznámok, ktoré vymyslel Carroll v jednej zo svojich minulých publikácií. Pripomeňme si základné princípy.

V prvom rade si očíslujte strany diára. Na prvej strane vytvorte obsah – pomôže vám nájsť potrebné informácie. Potom vytvorte kalendár na mesiac: dni a dni v týždni, ale naopak - úlohy a udalosti, ktoré sa určite nezmenia. Na inej stránke vytvorte zoznam úloh na týchto 30 dní. V tomto prípade je dôležité používať poznámky (zaškrtávacie políčka, krúžky atď.), aby sa informácie vizuálne ľahšie čítali. Týmto spôsobom si môžete vytvoriť zoznam úloh na deň aj týždeň. Hlavnou vecou je nezabudnúť do obsahu zahrnúť čísla strán.

Anti-to-do

Zoznam úloh by mal byť motiváciou, ktorá vám zdvihne náladu: „Mám toľko vecí na práci a aké pekné je preškrtnúť ďalší výstrelok!“. V skutočnosti však mnohí, keď si na konci dňa otvoria svoj zoznam úloh, upadnú do skľúčenosti: „Som lenivý človek! 6 úloh z 10! Nesplnené úlohy ťahajú dušu ako kameň ku dnu.

Existuje však východisko - súbežne so zoznamom úloh si držte pásku proti úlohám.

Ako to funguje?

Podľa spoluzakladateľa Netscape Marca Andreessena je anti-to-do proces, pri ktorom si nezapisujete to, čo musíte urobiť, ale to, čo ste už urobili, svoje úspechy.

Zakaždým, keď počas dňa robíte niečo užitočné, zapíšte si to do zoznamu anti-to-do na druhú stranu karty. Zakaždým, keď si zapíšete svoj úspech, dostanete dávku endorfínov, ako napríklad myš, ktorá stlačí tlačidlo v klietke a dostane za to kúsok jedla. A na konci dňa, skôr ako si pripravíte novú kartu na zajtrajšok, pozrite sa na dnešnú kartu, na váš anti-to-do list a radujte sa, koľko vecí ste v ten deň skutočne urobili. Potom kartu roztrhnite a zahoďte. Ďalší deň nie je stratený.

Týmto spôsobom sa môžete ďalej motivovať k dokončeniu tohto zoznamu úloh.

Mimochodom, aplikácia iDoneThis funguje podobným spôsobom. Pomáha tiež pochopiť, čomu venujete čas a aké užitočné veci ste urobili za deň, týždeň, mesiac.

Zenový systém produktivity

GTD je skvelý spôsob, ako zlepšiť osobný výkon. Metóda Davida Allena však nie je vhodná pre každého. A tak sa ďalší slávny guru produktivity, Leo Babauta, rozhodol tento systém zjednodušiť a prišiel s Zen to Done (ZTD).

Ako to funguje?

ZTD je o jednoduchosti a zameraní na robenie a robenie tu a teraz. Babauta identifikoval päť hlavných problémov GTD a navrhol riešenia. Pre zoznamy úloh to znamená nasledovné:

1. Vytvorte jednoduché tematické zoznamy. Napríklad na kartu s názvom „Job“si zapíšte iba úlohy súvisiace s vašou profesionálnou činnosťou.

2. Udržujte zoznam aktuálny. Noste vždy so sebou miniaplikáciu alebo zápisník, kam si môžete náhle zapisovať nápady alebo úlohy.

3. Buďte relevantní. Uveďte iba úlohy, ktoré sú skutočne dôležité pre zoznam úloh.

Zoznamy zastávok

Pojem „stop doing list“na prvý pohľad úplne odporuje plánovaniu úloh. Ale len na začiatku.

Ako to funguje?

Do stop doing listu si zapisujete aj svoje záležitosti, no nie tie, ktoré potrebujete a musíte urobiť, ale tie, ktorých sa chcete zbaviť. Napríklad chcete prestať fajčiť, prestať používať sociálne siete a prestať jesť sladkosti v noci. Toto sú body vášho hárku prestať robiť. V skutočnosti je to jeden zo spôsobov boja proti chronofágom.

Chris Guillebeau vo svojej knihe The Art of Non-Conformity píše:

Najlepší spôsob, ako prestať strácať čas hlúposťami, je vytvoriť si stoplist. Stop list je zoznam vecí, ktoré už nechcete robiť. Je to ešte lepšie ako zoznam úloh, pretože vám umožní pochopiť, čo vás ťahá dole.

Chris sám robí stop-listy každý rok na novoročné sviatky. To mu umožňuje posúdiť, aký pokrok urobil za posledných 12 mesiacov.

Aby prestal fungovať list, je dôležité pamätať na načasovanie. Spočítajte si, ako dlho je zlozvyk, ktorého sa chcete zbaviť, prejedanie. Potom si naň nastavte časový limit (na YouTube nie viac ako 20 minút denne) a postupne ho znižujte.

Zhrnutie

Ak vám teda klasické plánovanie úloh nefunguje, vyskúšajte jednu z vyššie uvedených alternatív. Je lepšie ich kombinovať: nerobte dlhé zoznamy, ale krátke zoznamy s jednou hlavnou a niekoľkými vedľajšími úlohami; viesť pohodlné a zrozumiteľné záznamy; motivujte sa zoznamom svojich úspechov a nájdite si čas na vytvorenie zoznamu návykov, ktorých sa musíte zbaviť.

Ak máte svoje vlastné prístupy k vytváraniu zoznamov úloh, podeľte sa o ne v komentároch.