Ako spravovať poštu: 10 tipov od zamestnancov TED

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Zamestnanec TED Michael McWaters sa na svojom blogu podelil o 10 tipov, ako mať v schránke poriadok.

Kto, ak nie redaktori a manažéri TED, môžete hovoriť o metódach riešenia preťaženej pošty. Do firmy podľa nich denne prichádzajú stovky listov a počítadlo prichádzajúcich emailov u niektorých zamestnancov už dávno presiahlo tisícku.

Michael McWaters, TED UX Architect, ponúka 10 riešení tohto problému.

V budúcnosti nebudete mať viac času ako teraz

Michael si všimol, že mnohí ľudia odkladajú posielanie pošty na neskôr, pretože veria, že niekedy v budúcnosti budú mať na to viac času. Nebude. Vaša úroveň zamestnanosti pravdepodobne zostane v nasledujúcom týždni, mesiaci, roku. Môžete mať z toho dokonca radosť. Ale na poštu bude rovnaký čas. Takže začnite s ňou pracovať hneď teraz.

Skúste začať od nuly

Existujú dva spôsoby, ako to urobiť:

1. Nájdite si čas a prejdite na čistenie pošty v niekoľkých krokoch. V závislosti od toho, koľko máte e-mailov, ich vymazanie vám zaberie až desať priechodov. Ak je to ťažké, rozdeľte prácu na niekoľko 15-minútových častí.
2. Choď na mizinu. Vyhraďte si tri alebo štyri hodiny a urobte z Inboxu ideál čistoty a poriadku.

Venujte trochu času každý deň

Pre Michaela je to najťažšia časť plánu. S poštou budete musieť pracovať niekoľkokrát denne. Odporúča si každé štyri hodiny vyhradiť 15 minút a sústrediť sa len na svoju schránku.

Ak list nie je veľmi dôležitý - vymažte

Existuje pokušenie poslať každý viac či menej dôležitý list do samostatného priečinka, aby ste sa ním mohli zaoberať neskôr. Ak si však list práve teraz nezaslúži vašu pozornosť, vymažte ho.

Odhláste sa z každej nepotrebnej pošty

Často hreším jednoduchým vymazaním e-mailov z mailingov, ktoré pre mňa nie sú zaujímavé. Michael je kategorickejší:

Ak vás newsletter nezaujíma, list nielen vymažte, ale aj odhláste.

V spodnej časti každého listu sa nachádza tlačidlo „Odhlásiť sa“alebo Odhlásiť. Používajte podľa pokynov. A čím častejšie, tým lepšie. Využiť môžete aj službu Unroll.me, o ktorej sme hovorili tu. Automaticky vás odhlási z odberu nepotrebných správ.

Ak je správa stále vo vašej doručenej pošte, prečítajte si ju

Ak bol list overený a neodhlásili ste sa z odberu a okamžite ho nevymazali, prečítajte si ho. Ak je krátky, hneď si ho prečítajte. Ak je dlhý, odošlite e-mail do predtým vytvoreného priečinka Čítať a vráťte sa k nemu, keď budete mať viac voľného času. Michael verí, že ak ste k sebe úprimní, do tohto priečinka spadne minimálne percento všetkých listov.

Na krátke e-maily je lepšie odpovedať hneď

Ak e-mail, ktorý ste odoslali, vyžaduje rýchlu odpoveď, odpovedzte … okamžite. Nečakaj. Po odoslaní odpovede e-mail vymažte. Ak list obsahuje kópiu odoslanú inému príjemcovi a ten nepotrebuje poznať vašu odpoveď, odstráňte ju z príjemcov.

Prepošlite e-maily kolegom, ak môžu odpovedať kompetentnejšie

Presmerujte e-mail s malým vysvetlením a odstráňte ho z doručenej pošty.

Dajte si záležať na triedení

Každá poštová služba dáva používateľom možnosť vytvárať priečinky. Je to najlepší nástroj na riešenie preťaženej pošty. Vytvoril som si priečinok na prácu, fotky, štúdium a iné veci. Michael navrhuje vytvoriť priečinky „Projekty“, „Iné“, „Odpovedať neskôr“. Hlavná vec je, že sa cítite pohodlne.

Vyberte si správnu aplikáciu

Takouto aplikáciou sa pre mňa stala Schránka. Vybral si ho aj Michael. Možností je však veľa. Do vyhľadávania Lifehacker môžete zadať slovo „mail“a názov OS, pre ktorý hľadáte klienta. Sľubujem, že nájdete niečo vhodné.

Výsledok

Ak ste si článok nemohli prečítať (povedzte nám prečo), tu je krátky zoznam všetkých krokov:

1. Rozložte svoju doručenú poštu v niekoľkých kolách.
2. Rozhodnite sa, čo s listom urobíte hneď, ako príde.
3. Z času na čas si vyčistite poštu.
4. Odhláste sa z odberu nepotrebných správ.