Ako sa necháme ovládať e-mailom a čo s tým robiť

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Toto je úryvok z knihy amerického novinára a rečníka Phila Simona. Je o tom, ako si ľudia navzájom napádajú životy prostredníctvom e-mailu a ako sa tomu brániť.

Ak sa vám pri práci s e-mailom zdá, že hráte hru, kde potrebujete kladivom „dohnať“krtka, ktorý zrazu vyliezol z jednej alebo druhej nory, nie ste sami. E-mail je štandardne hlavným kanálom obchodnej komunikácie. Podľa Radicati Group dostane priemerný kancelársky úradník asi 100 e-mailov denne. Toto číslo sa každoročne zvyšuje o 15 %. V júli 2012 zverejnila poradenská spoločnosť McKinsey Global Institute správu s názvom Sociálna ekonomika: Uvoľnenie hodnoty a produktivity prostredníctvom sociálnych technológií. Hovorí sa, že zamestnanci v prvej línii trávia 28 % svojho času spravovaním e-mailov.

Zamyslite sa nad tým. Ak máte 50-hodinový pracovný týždeň, potom 14 hodín z tohto týždňa strávite čítaním a písaním e-mailov. Sotva trávite toľko času vo Worde, Exceli alebo iných pracovných programoch.

Tieto čísla by nemuseli byť problémom, ak by bol e-mail skutočne efektívnym komunikačným kanálom. Skôr je to tak pre niektoré spoločnosti. Ale vo väčšine prípadov to tak nie je. Samozrejme, e-mail má právo na existenciu, ale nenechajte sa uniesť. Výskum ukázal, že neustála kontrola vašej doručenej pošty znižuje úroveň vášho IQ.

V posledných rokoch sa e-mail stal skutočnou metlou obchodnej komunikácie. Nemali by ste ju však obviňovať zo všetkých problémov. Technológia obviňovania je pohodlná: je to dobrá výhovorka nepozerať sa do zrkadla. Ak sa totiž pozrieme dovnútra, pochopíme, že problém nie je v emaile ako takom, ale v tom, ako ho používame.

Ide o to, aby ste sa neodhlásili z e-mailu (hoci niektorí áno). Ide o to, aby sa to využilo racionálne.

kde začať?

Pochopte e-mail ≠ konverzácia

Nemôžete viesť dialóg cez e-mail rovnakým spôsobom ako v reálnom živote. Medzi písmenami sú vždy časové medzery a textové správy neznamenajú blízke priateľské prejavy pre partnera. Justin Kruger z New York University a Nicholas Epley z University of Chicago, že nedostatok neverbálnych podnetov si ľudia nesprávne vykladajú e-maily.

Psychológovia zistili, že správne interpretovať náladu v textovej správe je možné len v polovici prípadov. Smajlíci, žiaľ, nepomôžu napríklad rozoznať humor od sarkazmu. To často vedie k nedorozumeniam. Ste pripravení hodiť si mincou zakaždým, keď sa pokúšate uhádnuť, či váš partner rozumie vašej správe?

Dodržujte pravidlo troch písmen

Keď prijmete fakt, že e-mail nie je tým najlepším miestom na rozhovory od srdca k srdcu, prejdite na akciu.

Použite pravidlo troch písmen: ak sa problém nevyrieši do troch e-mailov, je potrebné osobné stretnutie.

Je použiteľný pre administratívne úlohy (ako je plánovanie stretnutia) aj osobné. Ušetrí vám to veľa času a veľa frustrácie. Nie každému sa to však páči, pripravte sa na nevôľu niektorých súdruhov. S primeranou dávkou predpokladov, ale je čas zbaviť sa postoja „pošta pre všetky otázky“.

Neriešte urgentné záležitosti emailom

Ak je problém skutočne dôležitý a vyžaduje si okamžitú akciu, neriešte ho v e-mailoch. Na to je tu telefón. Urobte z toho pravidlo vo vašej spoločnosti.

Na spravovanie úloh nepoužívajte e-mail

E-mail nie je správcom úloh. Ale veľa ľudí používa e-mail ako taký. Nie je prekvapením, že sú neustále rozptýlení. Otvoril som si doručenú poštu, aby som si skontroloval svoje úlohy a padol na teba prúd pracovných a osobných správ. Je ľahké sa na ne prepnúť a zabudnúť, prečo ste otvorili poštového klienta.

Na správu úloh existujú samostatné aplikácie: DropTask a ďalšie. Nenahrádzajú e-mail, sú zamerané na ciele, ktoré sa snažíte dosiahnuť.

Rovnako je to aj s projektovým manažmentom., alebo Basecamp - pohodlné a cenovo dostupné nástroje, ktoré vás ušetria od kilometrov reťazcov správ.

Neberte komunikáciu ako ťažbu uhlia v bani

Málokto je slobodný v pracovných vzťahoch. Mnohí aj preto, že si nemôžu vybrať svojich kolegov, klientov a partnerov. Niektorí z nich sú príliš „zaneprázdnení“na to, aby mohli telefonovať – radšej napíšu tucet správ namiesto toho, aby všetko verbálne rozoberali za dve minúty.

V tomto prípade musíte venovať pozornosť spôsobu ich komunikácie (slová, frázy atď.). Opýtajte sa sami seba, či naozaj chcete komunikovať s ľuďmi, ktorí sa vyhýbajú telefónu a hovoria. Pozrite sa bližšie na uchádzačov o prácu na voľnú pozíciu vo vašej spoločnosti, potenciálnych klientov alebo potenciálnych budúcich dodávateľov. Ak spočiatku komunikujú, ako keby ťažili rudu v bani, aká je potom šanca, že sa zmenia?

Pamätajte na život mimo e-mailu

Ona je! Nebojte sa zavrieť poštovú schránku. Svet sa nezrúti. To je zrejmé, no pre mnohých to môže byť zjavenie. Napríklad v Klick Health zamestnanci používajú e-mail. E-mail je podľa jeho generálneho riaditeľa nástrojom, ktorý dáva kontrolu nad sebou samým iným ľuďom.

Co si myslis: e-mail skutočne vládne ľuďomukladaním úloh a poradím ich plnenia?