Ako uprednostniť, keď ste neustále preťažení

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Definujeme to hlavné v živote a naučíme sa to klásť na prvé miesto.

Keď sa utápate v mori úloh a záväzkov, aj rozhodnutie, čo urobiť ako prvé, môže byť zložité. V takejto situácii je dôležité prijať, že stihnúť všetko je jednoducho fyzicky nemožné a vyzdvihnúť to najdôležitejšie. V opačnom prípade vás bude prenasledovať stres a pocit viny.

Čo by malo byť prioritou

Každý bude mať svoje špecifické úlohy, no existuje niekoľko oblastí života, ktorým by sme všetci mali venovať väčšiu pozornosť. Sú to tie, ktoré vám pomôžu priblížiť sa k vašim dlhodobým cieľom a urobiť život hodnotným. Napriek tomu ich mnohí ignorujú celé mesiace alebo dokonca roky. Skúste ich presunúť na začiatok zoznamu úloh.

1. Zdravie

Zdravý životný štýl ustupuje častejšie do úzadia. Vzdávame sa prechádzok v parku a tréningu, aby sme veci stihli, alebo si vyberieme rýchle občerstvenie, aby sme nestrácali čas varením.

Výsledky takýchto rozhodnutí sa hromadia a začínajú ovplyvňovať všetky oblasti života. Rýchle občerstvenie neposkytuje dostatok energie na to, aby dobre fungovalo. Stres a podráždenosť, ktoré pochádzajú z toho, že sa o seba nestaráme, v nás môžu vyvolať pocit, že sme u svojich blízkych. V dôsledku toho trpí nielen fyzická pohoda, ale aj psychická pohoda, zhoršuje sa emocionálny stav. Preto si pamätajte: zdravie je základom všetkého.

2. Spánok

Pripravte sa na skúšky, dopíšte správu, buďte dlho hore pri sledovaní seriálu – vyberáme si čokoľvek okrem spánku. Zdá sa, že jej znížením získame pár hodín navyše pre naše záležitosti. Ale cena je veľmi vysoká.

Pravdepodobne ste zažili dôsledky nedostatku spánku: únavu, podráždenosť, neschopnosť sústrediť sa a robiť niečo produktívne. Štúdie však ukazujú, že neustály nedostatok odpočinku vedie k oveľa vážnejším problémom, od chorôb kardiovaskulárneho systému až po zhoršovanie stavu mozgu. Nezanedbávajte spánok.

3. Vzťahy s blízkymi

Vo chvíľach stresu často nadväzujeme vzťahy s blízkymi v domnení, že nikam nepôjdu a ku komunikácii sa vrátime, keď budeme mať viac času. A tak kvôli pracovnej porade zmeškáme detský koncert alebo zabudneme popriať priateľovi k narodeninám, pretože myšlienky sú zaneprázdnené biznisom. Takéto maličkosti sa hromadia a kazia vzťahy a je ťažké ich neskôr obnoviť.

Nájdite si čas na upevnenie rodiny a priateľstva, aby ste nemuseli ľutovať, čo ste premeškali. Tu je niekoľko tipov, ktoré vám to pomôžu:

• Urobte prvý krok. Nečakajte, kým ostatní niečo navrhnú. Buďte tým, kto je v kontakte a niekam pozýva rodinu a priateľov.
• Určite si sami, čo vám za nič na svete nebude chýbať. V určitom okamihu sa nevyhnutne budete musieť rozhodnúť v prospech práce alebo iných povinností. Ale musia nastať situácie, ktoré nemožno zanedbať, ako napríklad výročie svadby alebo pomoc priateľovi v pre neho ťažkej chvíli.
• Buďte v kontakte. Všetci sme zaneprázdnení, ale to nie je dôvod na stratu kontaktu. Zavolajte, napíšte, zablahoželajte blízkym k víťazstvám, vyjadrite sústrasť v prípade neúspechov, poďakujte a ozvite sa len tak.

4. Produktívna práca

Tvrdo pracovať a byť produktívny nie je nevyhnutne to isté. Môžete pracovať od rána do večera, no dosahovať minimálne výsledky. Preto je dôležité konať nielen usilovne, ale aj múdro: pracovať do hĺbky, sústrediť sa na úlohy, ktoré pomáhajú rásť, a to aj profesionálne. Hľadajte a uprednostňujte príležitosti, ktoré vám umožnia učiť sa nové veci a robiť veci, ktoré vás inšpirujú.

Čo vylúčiť z priorít

Ak chcete niečo v zozname úloh posunúť vyššie, musíte sa vzdať niečoho iného. Tu je niekoľko aktivít, ktoré môžete podniknúť, aby ste uvoľnili svoj čas a energiu.

1. Sociálne médiá a absorpcia obsahu

Prezeranie noviniek na Instagrame alebo Twitteri by nemalo byť vašou prioritou. Autor digitálneho minimalizmu Cal Newport radí: „Zamerajte sa na niekoľko starostlivo vybraných online aktivít, ktoré podporujú vaše hodnoty, a zvyšok vynechajte.“

Na uľahčenie tohto procesu:

• Majte prehľad o tom, kam plynie váš čas. Na to existujú špeciálne služby. Keď vidíte, koľko míňate, je jednoduchšie presmerovať tento čas na niečo iné.
• Sťažte si prístup. Odstráňte aplikácie sociálnych médií, aby ste sa vyhli nudnému prístupu.

2. Úlohy nízkej hodnoty

Vždy sú veci, ktoré zaberú veľa času, no neposunú nás vpred:

• kontrolovať poštu a odpovedať na listy;
• čítať nahromadené správy v pracovných rozhovoroch;
• vykonávať opakujúce sa administratívne úlohy;
• splniť niečiu naliehavú žiadosť.

Takýto obrat len odvádza pozornosť od toho hlavného. Pripomeňte si, že veľké ciele nedosiahnete, ak budete neustále robiť len takéto malé veci.

3. Negatívny postoj

Často sa pozastavujeme nad nepríjemnými udalosťami a neúspechmi, pochybujeme o sebe alebo sa hneváme na druhých. To nielen kazí náladu, ale tiež zaberá čas, ktorý by sa dal venovať zmenám v živote. Aby ste sa vyhli uviaznutiu v negatívnych myšlienkach, použite nasledujúce stratégie:

• Zbierajte zbierku komplimentov. Keď vám niekto povedal niečo dobré, pochválil, poďakoval, pochválil, zapíšte si to do poznámkového bloku alebo si uložte snímku obrazovky. Keď máte zlú náladu, opätovné čítanie milých slov vám pomôže cítiť sa lepšie.
• Sledujte svoj vnútorný dialóg. Keď si všimnete negatívne myšlienky o sebe, predstavte si, že niečo také hovoríte blízkemu priateľovi alebo dieťaťu. S najväčšou pravdepodobnosťou zistíte, že ste k sebe príliš kritickí.
• Buďte láskavejší. Pamätajte, že ľudia vám mohli ublížiť, pretože sami zažívali ťažkosti. Nezabudnite však byť k sebe láskaví. Ak máte pocit, že je ten človek toxický, bráňte svoje hranice alebo prestaňte komunikovať.

Dávať to dôležité na prvé miesto

1. Spojte všetky úlohy

Určite máte zoznam pracovných úloh a osobných záležitostí a v hlave sa vám neustále točia rôzne nápady. Je také ťažké vedieť, čím začať. Prvým krokom je preto zhromaždiť všetky prípady na jednom mieste a označiť, do akého dátumu musia byť vyplnené. Na tento účel môžete použiť papier alebo služby ako Trello a Todoist.

2. Zbavte sa rušivých vplyvov

Zablokujte prístup na časovo náročné stránky. Môžete to robiť celý deň alebo určité obdobie, keď potrebujete pracovať bez rozptyľovania. Ak to nie je pre vás možnosť, vypnite si aspoň zbytočné upozornenia.

3. Odolajte nutkaniu prejsť na niečo nové

Vždy sa objaví nový nápad alebo úloha, ktorú chcete riešiť. Ale prechodom z jedného do druhého nepokročíte v tom, čo robíte. Aj keď sa budete nudiť, skúste to. Nevzdávajte sa jedného zvyku po týždni a vyskúšajte ďalší. Nepúšťajte sa do nového projektu, kým nedokončíte ten aktuálny.

4. Rozlišujte medzi dôležitými a urgentnými záležitosťami

Máme tendenciu uprednostňovať úlohy s termínmi, aj keď sú pre nás samy osebe menej dôležité. Činnosti ako zavolať babke alebo ísť na prechádzku však nie sú prioritou, hoci len vyvažujú život a prinášajú cenné spomienky.

Na určenie priorít prípadov použite Eisenhowerovu maticu. Má štyri kategórie:

• Naliehavé a dôležité: úlohy, ktoré sú pre vás cenné – je potrebné ich splniť čo najskôr.
• Nie je to naliehavé, ale dôležité: úlohy, ktoré pomáhajú rozvíjať - je potrebné ich zapísať do kalendára.
• Naliehavé, ale nedôležité: úlohy, ktoré možno delegovať na niekoho iného.
• Nenaliehavé a nedôležité: úlohy, ktoré treba opustiť.

Snažte sa robiť dôležité veci čo najviac a minimalizujte tie nedôležité.

5. Neriadte čas, ale svoju energiu

Aby ste to dosiahli, musíte určiť, kedy ste najproduktívnejší, a rozdeliť úlohy na základe úrovne energie. Napríklad:

• Ak vstávate skoro ráno, urobte dôležité veci ráno, keď ste najviac nabití energiou.
• Ak ste nočná sova, robte projekty, ktoré si vyžadujú večerné sústredenie.
• Ak máte malé deti, váš produktívny čas je, keď spia alebo sa o ne stará niekto iný. Využite tieto medzery na svoje prioritné úlohy.

6. Urobte si zoznam svojich záväzkov

Často si toho naberáme priveľa, aj keď sú naše sily a čas obmedzené. Preto je užitočné pravidelne kontrolovať svoje povinnosti:

• Urobte si čo najpodrobnejší zoznam toho, čomu trávite čas.
• Rozdeľte tieto aktivity do kategórií: kariéra, rodina, koníčky atď.
• Rozhodnite sa, koľko času v percentách by ste chceli venovať každej kategórii.
• Znížte počet menej dôležitých povinností, aby ste mali dostatok zdrojov na tie najdôležitejšie.
• Každý deň si vytvorte zoznam úloh na základe svojich hlavných kategórií.

7. Usilujte sa čo najskôr „zjesť žabu“

Žaba znamená najťažšiu alebo najnepríjemnejšiu vec dňa. Napríklad pracovať na projekte, o ktorom snívate, športovať, napísať tisíc slov do budúcej knihy. Zvyčajne chcete takéto veci odložiť na neskôr, ale je lepšie ich urobiť najskôr.

To vás posunie vpred a všetko ostatné počas dňa uľahčí. Ak budete „jesť žabu“každý deň, postupne dosiahnete väčšie výsledky.

8. Rozdeľte úlohy do blokov

Pomôže vám to zostaviť plán založený na prioritách a nestrácať čas prepínaním z jedného na druhé. Metóda funguje takto:

• Urobte si zoznam úloh na daný deň.
• Rozdeľte úlohy rovnakého typu do blokov, napríklad „Práca s poštou“, „Písanie textu“, „Stretnutia“.
• Vypočítajte, ako dlho to bude trvať pre každý blok.
• Pridajte bloky do kalendára jeden po druhom.
• Na ďalší prejdite až po dokončení predchádzajúcej.
• V prípade potreby presuňte bloky v kalendári.

Snažte sa mať aspoň jeden z blokov každý deň venovaný vašim prioritám.

Prečítajte si tiež?

• 7 efektívnych metód plánovania, ktoré vám pomôžu zostať na správnej ceste
• Ako byť produktívnejší: 7 hlavných pravidiel
• 4 spôsoby, ako usporiadať zoznam úloh, aby ste mohli pracovať inteligentnejšie