Ako byť najproduktívnejší zamestnanec v kancelárii a stále ísť domov o 17:30

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Niekedy sa nám zoznam úloh zdá nekonečný. Už len pri pohľade naň sa cítime vyčerpaní tvrdou prácou. Všetkých nás trápi otázka, ako byť produktívny, mať čas zvládnuť všetky pracovné úlohy, no zároveň netráviť v práci dni a noci. V tomto článku sa pokúsime na to odpovedať.

Toto je Cal Newport. A možno ho nazvať skutočne produktívnym, pretože:

• profesor na univerzite, ktorý tam trávi na plný úväzok a okrem párov organizuje rôzne aktivity pre študentov;
• píše šesť (alebo aj viac) článkov ročne do vedeckých časopisov;
• autor štyroch vynikajúcich kníh a momentálne pracuje na piatej;
• starostlivý manžel a otec;
• spravuje blog o produktivite a efektívnosti, ktorý je pravidelne aktualizovaný o nové položky.

Napriek všetkému spomenutému končí v práci o 17:30 a cez víkendy podniká len zriedka.

Nie, nie je superhrdina a nemá tím 15 pomocníkov. Prestaňme na chvíľu žiarliť na takúto organizáciu a efektivitu a zamyslime sa nad tým, ako to Cal všetko zvláda.

Nižšie nájdete tipy, ktoré vám pomôžu naučiť sa efektívne riadiť svoj čas, prestať byť lenivý, jednoducho začať robiť viac a odísť z kancelárie domov o 17:30. Takže začnime.

1. Zoznamy úloh sú zlé. Naplánujte si

Zoznamy úloh sú samé osebe zbytočné. Sú len vaším prvým krokom. Musíte si vytvoriť jasný rozvrh. Za čo? To vám pomôže naplánovať si, čo môžete skutočne urobiť. To vám umožní dokončiť konkrétnu úlohu presne vtedy, keď ju dokážete najefektívnejšie splniť, a to nielen preto, že je na zozname číslo štyri.

Pokiaľ nemáte na zozname pre každú úlohu konkrétny dátum a čas, ste len zbožným želaním.

Cal Newport

Plánovanie vás nabáda postaviť sa realite. Máte obmedzené množstvo času a konkrétny počet úloh. Nemôžete však presne určiť, ako dlho vám bude každá úloha trvať. Keď sa pozriete na celý rozsah práce, dokážete každú pracovnú hodinu stráviť produktívne, vyžmýkať z nej viac a pracovať tam, kde, kedy a kde vám to viac vyhovuje.

Odborníci sa zhodujú, že ak si presne nevypočítate čas potrebný na splnenie úloh, vopred sa odsúdite na neúspech.

Určite si mnohí z vás teraz myslia, že väčšina úloh sa objaví náhle a nemožno ich predvídať a plánovať. Áno, samozrejme, takéto náhle úlohy je veľmi ťažké zaradiť do vášho rozvrhu. Ale na to nepotrebujete mať sedem siah na čele. Všetko sa môže každú chvíľu zmeniť. Aj tak musíte mať plán, inak budete strácať svoj vlastný čas.

Chcete prestať byť prokrastinátorom? Rozvrh vám pomôže.

Cal Newport

Uvedomenie si, že máte jasne naplánovaný rozsah práce, už znižuje túžbu otáľať s robením vecí. Nemyslíte na to, či by ste mali teraz pracovať alebo nie – rozhodnutie už padlo.

Zdá sa vám to príliš usporiadané a nie príliš zábavné? Myslite zle.

Výskumy dokazujú, že rozvrhnúť si nielen pracovný čas, ale aj voľný čas je dobrý nápad. Zlepšíte si tak kvalitu svojho života: životná úroveň ľudí, ktorí si jasne plánujú aj svoj voľný čas, je oveľa vyššia ako životná úroveň tých, ktorí tak neplánujú.

Dobre, vyhodili sme zoznam úloh a zostavili konkrétny rozvrh. Teraz sa poďme naučiť, ako určiť priority, pretože nemôžete pracovať 24 hodín sedem dní v týždni, však?

2. Predpokladajme, že idete domov o 17:30, a potom si naplánujte, čo musíte urobiť predtým

Práca vám zaberie všetok čas, ktorý jej venujete. Dajte jej 24 hodín, sedem dní v týždni a buďte si istí, že práca zaberie všetkých týchto 168 hodín.

Ak chcete zosúladiť pracovný a osobný život, musíte si stanoviť hranice. Časová tieseň prispeje k vašej efektivite.

Stanovte si konečný termín: odchádzate z práce o 17:30. A potom si naplánujte množstvo úloh, ktoré do tejto doby zvládnete.

Cal tomu hovorí výkon s napätým harmonogramom.

Môžete ísť aj inou cestou: vytvorte si ideálny pracovný rozvrh pre zadara a potom urobte presný opak. Pracujte tvrdo a tvrdo bez toho, aby ste sa ľutovali. Verte mi, keď tvrdo pracujete, inteligentné a užitočné riešenia si vás nájdu samé.

Ale nezabudnite, že sa musíte chrániť pred prepracovaním. Mali by ste mať pocit, že máte svoj rozvrh pod kontrolou. Čím viac sa cítite pod kontrolou situácie, tým menej stresu zažívate.

Dobre, predstavte si ideálny deň pre vandrovku a urobte opak. To vám pomôže efektívne zvládnuť vaše súčasné úlohy. A čo dlhodobé projekty?

3. Urobte si plán na aktuálny týždeň

Myslím, že budete súhlasiť, že krátkodobé plány už nie sú cool. Ak budete myslieť iba na dnešok, nikdy nebudete vpredu.

Chcete písať knihy, zapájať sa do rôznych aktivít, bádať a byť zároveň dobrým rodičom? Potrebujete konkrétny plán na týždeň.

Cal Newport

Ľudia sa neradi pozerajú na dlhodobé plány, no zabúdajú, aký úžitok im môžu priniesť. Viem, čo robím každú hodinu, deň, týždeň, mesiac svojho života. Je to podľa vás ťažké? Ľahšie, ako si myslíte. V pondelok ráno to trvá jednu hodinu. Iba.

V pondelok ráno si robím plán na týždeň. Prechádzam si poštu, rozmýšľam nad úlohami, ktoré musím urobiť, kontrolujem si kalendár a rozmýšľam, ako si takto naplánovať čas. Keď už mám plán, pošlem si ho e-mailom a teraz ho vždy uvidím v priečinku doručenej pošty. Tu ho môžem pozorovať každý deň a tiež sa k nemu môžem mnohokrát za deň vrátiť, ak zrazu zabudnem na svoje priority.

A Cal má pravdu. Čas trávite efektívnejšie, keď budete postupovať podľa plánu.

Možno si myslíte, že si stačí v hlave premyslieť všetky nadchádzajúce úlohy na týždeň, no nie je potrebné si ich zapisovať. Nie, nie je to tak.

Ak si napíšete plán záležitostí, tým je pravdepodobnejšie, že sa ho budete držať: budete mať niečo hmatateľné, nie ideálne, pripomenie vám to vaše priority.

Takže teraz máte jasný harmonogram a týždenný plán. Ale máte pocit, že niečo iné chýba. A myslíš správne.

4. Robte menej úloh, no robte to s vášňou

Pravdepodobne si myslíte niečo ako: „Mám toho príliš veľa na práci. Nikdy sa s nimi nebudem môcť vyrovnať v určenom časovom období."

A Cal pripúšťa, že možno máš pravdu. Do 22:00 by ste sa však nemali vzdávať a pracovať v panike.

Mali by ste mať menej práce ako teraz. Pamätajte, že nie všetky vaše záležitosti sú také dôležité, ako by sa mohlo zdať. Hovoríte áno častejšie, ako by ste mali. Opýtajte sa sami seba: "Čo je pre mňa v živote skutočne cenné?" A potom odrezať čo najviac nepotrebného.

Cal Newport

Vždy nás oceňujú za to, čo robíme najlepšie. Ak teda chcete byť úspešní, nepreťažujte sa, pustite si menej úloh, no budete mať možnosť ich vykonávať lepšie. Ľudia hovoria áno príliš často. Hovorím nie mnohým a mnohým. Úlohám, ktoré ma uvoľňujú, sa nemilosrdne vyhýbam, ak mám pocit, že na nich naozaj nezáleží.

Máte pocit, že nemáte vôbec čas, ale John Robinson, špecialista na time management, s vami nesúhlasí a verí, že dnes môžeme mať oveľa viac voľného času ako kedykoľvek predtým.

Trvá na tom, že moderní ľudia nepracujú tvrdšie ako ich predchodcovia (hoci väčšina z nás si myslí opak). Výskumy ukazujú, že za posledných 40 rokov ľudia strávili oveľa menej času plnením pracovných úloh a oveľa častejšie sa zapájali do neproduktívnych rozptyľovaní. Každý má podľa Johna čas na oddych.

Aký je z toho záver? Máte pocit, že nemáte čas, pretože je roztrhaný na otravné malé úlohy, ktoré vyčerpávajú váš život aj vás.

Takže robte menej. Robte to však „menej“s vášňou a vzrušením.

Vaše plány sú štruktúrované a dokonale zapadajú do vášho harmonogramu. Jedna otázka však stále zostáva otvorená: aké úlohy by ste mali vykonávať?

5. Venujte menšiu pozornosť malým úlohám – zamerajte sa na to, čo má vyššiu prioritu

V práci robíme rôzne veci. Maličkosti ako rozoberanie e-mailov, aktuálne a ak sa nad tým zamyslíte, nie vždy potrebné stretnutia a odpočúvanie klebiet z ďalšej kancelárie, si od nás nevyžadujú žiadnu špeciálnu psychickú námahu. Svoj talent tu nevyužijete. Ak sa zaoberáte akýmkoľvek dôležitým podnikaním, vyžaduje si to aktiváciu všetkých vašich schopností a zručností. To vedie ku kvalitným výsledkom.

Aký je problém s malými úlohami? Topíme sa v „plytkej vode“.

Ľudia, ktorí často pracujú cez víkendy a po nociach, majú pocit, že robia oveľa menej ako tí, ktorí sa lúčia s prácou o piatej večer. Je to preto, že veľa pracujú, ale význam úloh, ktoré vykonávajú, nie je veľký.

Je nepravdepodobné, že by sa niekto stal generálnym riaditeľom len preto, že odpovedal na všetky e-maily alebo sa zúčastnil jedného zbytočného menšieho stretnutia. Áno, starostlivé plnenie aj malých úloh vás ochráni pred vyhodením, ale budete sa môcť rozvíjať až vtedy, keď sa veľké úlohy stanú vašou hlavnou prioritou.

Majte čas venovať sa výlučne prioritným úlohám. Ako začať tento náročný biznis?

Hlavná vec je prestať kontrolovať svoj e-mail ako prvá vec ráno.

Tim Ferris Autor bestsellerov Ako pracovať 4 hodiny týždenne

Snažte sa nekontrolovať e-mail počas prvých dvoch hodín po prebudení. Pre niektorých ľudí je to dokonca ťažké si to predstaviť, určite budú mať otázky typu: „Ako to môžem urobiť? Určite si musím skontrolovať poštu, inak sa nedostanem do práce. Budete prekvapení, keď zistíte, že vo väčšine prípadov to tak vôbec nie je.

Áno, možno by ste naozaj mali ísť do svojho e-mailu a získať informácie, ktoré vám umožnia dokončiť úlohu na 100%. Najprv to však môžete dokončiť na 80 alebo 90 % a až potom sa vliezť do písmen, kde nájdete ďalšie informácie. Ráno sa tak ušetríte od zbytočných a nadbytočných informácií, na ktoré sa vaša pozornosť určite presunie a budete sa môcť venovať výlučne práci.

Ako teda spojíme všetky vyššie uvedené? Napodiv, len aby som to zhrnul.

Cal nám dal päť dobrých tipov:

1. Zoznamy úloh sú zlé. Urobte si rozvrh pre seba.
2. Predpokladajme, že idete domov o 17:30, a potom si naplánujte, čo musíte urobiť predtým.
3. Urobte si plán na aktuálny týždeň.
4. Robte menej úloh, no robte to s vášňou.
5. Venujte menej pozornosti malým úlohám – zamerajte sa na vyššiu prioritu.

Teraz vám slová „plán“a „plány“znejú chladne a nerozumiete konkrétnym výhodám, ktoré vám prinesú. Ale akonáhle ich urobíte súčasťou svojho života, uvedomíte si, že máte voľný čas na rodinu a priateľov. Navyše budete robiť veci, na ktoré môžete byť hrdí.

Cal Newport

Intelektuálna práca je vlastne majstrovská práca. Nie je to však také ťažké, ako sa zdá: nerobíte drevorezbu, ale pracujete s informáciami. Rozvíjate nápady. Musíte oddeliť zrno od pliev a niekedy vytvárať nápady zo suroviny. Ak sa na tento proces začnete pozerať z pohľadu majstra, stanete sa šťastnejšími, spokojnejšími so svojou prácou a samozrejme úspešnejšími vo svojom profesionálnom živote.

Vyberte si, kto chcete byť: kancelária alebo úspešný tvorca?