20 efektívnych techník riadenia času

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Zorganizujte si život tak, aby ste nepremrhali ani minútu.

1. Pravidlo 1-3-5

Vaše hodiny práce počas dňa sú obmedzené a pravidlo 1-3-5 vám umožňuje stráviť ich najrozumnejšie. Jeho podstata je nasledovná: za deň môžete urobiť len jednu veľkú úlohu, tri stredné a päť malých. Celkovo ide o deväť prípadov, nič viac a nič menej. Pravidlo pomôže postupne vyčistiť sutiny, byť včas a nepreťažovať sa.

2. Pravidlo troch

Pre tých, ktorí sú rozladení s číslami alebo nedokážu urobiť deväť vecí denne, Chris Bailey, autor knihy Môj produktívny rok, prišiel s pravidlom troch. Hovorí sa, že robiť tri najdôležitejšie veci každý deň stačí na to, aby ste boli produktívni.

Namiesto toho, aby ste svoju energiu a pozornosť rozptyľovali na niekoľko desiatok položiek v kontrolnom zozname, vyberte si tri najdôležitejšie úlohy dňa a zamerajte sa na ne. Nasledujúci deň vyberte ďalšie tri atď. To vám umožní sústrediť sa. Rovnaké pravidlo možno použiť pri stanovovaní cieľov na týždeň, mesiac alebo rok.

3. Metóda 10 minút

Máte úlohu, ktorú nechcete začať? Povedzte si: "Urobím to len 10 minút a potom si pôjdem oddýchnuť." S najväčšou pravdepodobnosťou budete počas tejto doby vtiahnutí do práce a už nebudete môcť prestať.

4. Pomodoro

Tento systém vymyslel Francesco Cirillo, aby si uľahčil prípravu na skúšky. Pomáha sústrediť sa na ľudí, ktorí sa dajú ľahko rozptýliť. Je to tiež dobrý spôsob, ako kontrolovať, koľko času venujete konkrétnej práci.

Pomodoro funguje takto: vezmete si časovač a nastavíte ho na 25 minút. Potom sa zamerajte na svoju prácu. Keď uplynie 25 minút, odpočívajte 5 minút a potom to všetko zopakujte. Po štyroch cykloch budete mať veľkú prestávku na pol hodiny.

5. Metóda 90/30

Metódu 90/30 používajú spisovateľ a bloger Tony Schwartz, spoluzakladateľ Buffera Leo Widrich, literárny kritik Benjamin Che Kai Wai a podnikateľ Thomas Oppong.

Jeho podstata je nasledovná: 90 minút tvrdo pracujete, potom pol hodiny odpočívate a potom cyklus zopakujete. V tomto prípade prvých 90 minút venujete najdôležitejšej úlohe, ktorú musíte počas dňa urobiť, a ďalšie časti venujete menej dôležitým veciam.

Podľa výskumu The Enchanted World of Sleep špecialistu z Yale Peretza Lafeeho je 90 minút optimálny čas na to, aby sa človek efektívne sústredil na jednu úlohu. A na úplný oddych stačí polhodina, čo potvrdzuje aj výskum Spánku a bdenia neurofyziológa Nathana Kleitmana.

6. Metóda 52/17

Toto je súkromná verzia predchádzajúcej metódy. Nie je tomu inak, iba v číslach: pracujete 52 minút a potom 17 minút odpočívate. Podľa experimentu The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, ktorý uskutočnila služba zamestnanosti The Muse pomocou aplikácie DeskTime, vám tieto časové obdobia pomôžu zostať produktívnymi a vyhnúť sa prepracovaniu. Preto použite metódu 52/17, ak máte pocit, že nemáte silu pracovať 90 minút v kuse.

7. Jesť žaby

Metódu vynašiel motivačný rečník Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs a svojpomocný autor Brian Tracy. Za „žaby“nazýva nepríjemné a ťažké úlohy, ktoré musíte napriek vašej nevôli splniť. Urobte jednu vec hneď od začiatku dňa – zjedzte žabu. A potom vám to pôjde ľahšie: zhodíte tento kameň zo svojej duše a zabezpečíte si dobrú náladu na celý deň.

8. Časové bloky

Jedna nepríjemná vec na zoznamoch úloh je, že vám nedajú predstavu o tom, ako dlho úloha trvá. „Kúpiť chlieb“a „Dokončiť správu“zaberajú jeden riadok v zozname, ale tieto úlohy sú neporovnateľné zložitosťou a dôležitosťou.

Kalendár je oveľa lepší ako zoznam úloh: umožňuje vám vizuálne kontrolovať čas. Vidíte veľký blok a uvedomíte si, že úloha nie je jednoduchá. Skúste preto techniku „časových blokov“: dajte si ich do kalendára a každému prideľte čas podľa zložitosti úlohy. A pri vykonávaní tej či onej úlohy sa nenechajte rozptyľovať inými.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) je systém produktivity, ktorý vymyslel obchodný tréner David Allen. Jeho hlavné princípy sú nasledovné:

1. Zapisujte si všetky svoje skutky a nápady na jedno miesto, takzvanú Inbox.
2. Pravidelne triedite obsah doručenej pošty podľa priorít a načasovania úloh. Umiestnite poznámky do priečinkov podľa ich obsahu – „Práca“, „Domov“, „Nakupovanie“a pod.
3. Vykonávajte revízie – vyhoďte nepotrebné poznámky, prečiarknite dokončené prípady, presuňte materiály, ktoré stratili relevantnosť, do archívu.
4. Keď je všetko naplánované, pokračujte v realizácii. Úlohy, ktoré je možné dokončiť za pár minút, riešte okamžite. Ostatné možno delegovať alebo umiestniť do kalendára.

Všetky zložitosti GTD nájdete v našom sprievodcovi.

10. ZTD

Leo Babauta, autor blogu o produktivite Zenhabits, sa domnieva, že systém GTD Davida Allena je veľmi zložitý a vyžaduje príliš veľa úsilia. Ponúka svoj systém Zen to Done. Aby ste to dodržali, musíte si osvojiť 10 jednoduchých návykov.

1. Zhromaždite všetky informácie v priečinku Doručená pošta.
2. Spracujte všetky záznamy bez toho, aby ste ich nechali na zadnej horáku.
3. Naplánujte si svoje hlavné ciele na každý deň a najväčšie ciele na týždeň.
4. Sústreďte sa vždy len na jednu vec bez toho, aby ste rozptyľovali svoju pozornosť.
5. Vytvárajte jednoduché, krátke zoznamy úloh.
6. Usporiadajte svoje poznámky do kategórií na základe ich obsahu, rovnako ako v pôvodnom GTD.
7. Pravidelne si kontrolujte svoje poznámky a zbavujte sa nepotrebných vecí.
8. Zjednodušiť. Zredukujte zoznam svojich úloh a cieľov, píšte stručne a jasne.
9. Aby ste sa naladili na prácu, vždy dodržiavajte určitý denný režim.
10. Robte to, čo naozaj chcete.

11. Kanban

Japonská metóda produktivity, ktorá vám pomáha sledovať, čo robíte, čo ste už urobili a čo je potrebné urobiť v budúcnosti. Kanban vizuálne vizualizuje pracovný tok.

Vezmete si tabuľu s nálepkami (alebo sa zaregistrujete v správcovi úloh, ako je Trello) a nakreslíte na ňu tri stĺpce: Úloha, Robenie, Hotovo. Potom napíšte svoje záležitosti na lepiace papieriky a umiestnite ich do príslušného stĺpca podľa toho, čo robíte a čo ste už urobili.

12. Pravidlo dvoch minút

Toto pravidlo je neoddeliteľnou súčasťou GTD, no dá sa použiť aj v prípade, že nie ste fanúšikom Allenovej techniky. Ak úloha trvá menej ako dve minúty, urobte to okamžite. Takže vyložíte svoj mozog, pretože si už tento prípad nemusíte pamätať.

13. Zero Inbox

Zero Inbox vynašiel spisovateľ a odborník na výkon Merlin Mann a funguje dobre s GTD. Mann to aplikoval na e-maily, ale s prípadmi, dokumentmi, poznámkami a ďalšími informáciami môžete zaobchádzať rovnakým spôsobom. Ako už názov napovedá, cieľom tejto techniky je udržať priečinok doručenej pošty prázdny.

V pôvodnom systéme GTD Inbox neustále hromadil veľa záznamov. Musíte si nájsť čas na ich vytriedenie a je ľahké prehliadnuť niečo dôležité v preplnenej schránke doručenej pošty. Mann odporúča rozobrať obsah hneď, ako príde. Otvoríte priečinok Doručená pošta a rozhodnete sa, čo robiť s každou položkou: odstrániť, delegovať, odpovedať, odložiť alebo dokončiť. Nezatvárajte ho, kým nevykonáte jednu zo zadaných akcií so všetkými prvkami.

K úspore času vám navyše pomôžu automatické filtre v pošte, inteligentné priečinky a programy na triedenie dokumentov.

14. Čerstvé alebo vyprážané

Fresh or Fried v preklade znamená „Čerstvé alebo vyprážané“. Túto filozofiu vytvorila blogerka Stephanie Lee, ktorá vytvorila Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” Prioritization System. Keď sa ráno zobudíte, váš mozog je podľa nej „svieži“, no postupom dňa „smaží“. To znamená, že musíte určiť čas svojej vrcholnej produktivity a mať v tomto období čas urobiť všetky najdôležitejšie veci za deň. Takto to funguje.

1. Na konci dňa, keď ste už unavení, venujte 15 minút tvorbe zoznamu úloh na zajtra.
2. Najdôležitejšie úlohy presuňte na začiatok dňa, do sekcie Fresh. Posielajú sa tam veci, ktoré sa vám nepáčia – samé „žaby“. Treba ich urobiť, kým máte ešte silu.
3. Menej naliehavé, menej náročné a príjemnejšie veci chodia do časti Vyprážané – teda poobede, podľa vášho rozvrhu. Menej zaťažia váš mozog.
4. Nasledujúce ráno postupujte podľa svojho zoznamu. Večer potom zložte nový.

Stephanie odporúča FoF ľuďom, ktorí každý večer zistia, že sú úplne vyčerpaní, no nemali čas, hoci celý deň pracovali.

15. Metóda ľadovca

Ramita Sethi, autor knihy I Will Teach You to Be Rich, používa túto metódu na ukladanie informácií na neskôr. Funguje to takto: všetky e-maily, poznámky, články, zoznamy si uložíte na jedno miesto – napríklad v službe na písanie poznámok, ako je Evernote alebo Notion, alebo ako dokumenty. Potom distribuujte tieto materiály pomocou značiek, priečinkov a kategórií - ako chcete.

Každých 4-6 týždňov si tieto informácie preštudujte a zvážte, či sa dajú aplikovať v praxi. Ak je niečo zbytočné, vyhoďte to alebo archivujte. To vám umožní vytvoriť si vlastnú vedomostnú základňu.

16. Automatické zaostrovanie

Automatické zaostrovanie vynašiel The Autofocus Time Management System odborníkom na výkon Markom Forsterom. Tento plánovací systém je vhodný pre kreatívnych ľudí, ktorí majú problém sledovať GTD.

Všetky svoje aktivity si zapíšte do zošita bez akéhokoľvek poradia. Potom prejdite zoznam, vyberte tie, ktoré je potrebné urobiť čo najskôr, a roztriedte ich. Keď sú naliehavé úlohy vyriešené, pokračujte tými, ktoré sa vám najviac páčia. Ak ste niečo nedokončili - presuňte to na koniec zoznamu, k tomu sa vrátite neskôr. A tieto kroky opakujte deň čo deň.

17. Eisenhowerova matica

Túto schému vytvoril americký prezident Dwight D. Eisenhower. Matica má štyri časti pre úlohy: Nenaliehavé a nie dôležité, Naliehavé, ale nie dôležité, Dôležité a nie súrne a Naliehavé a dôležité. Rozdeľte si úlohy do sekcií a zistíte, čomu venujete najviac času a ktorým úlohám by ste mali venovať väčšiu pozornosť.

18. 4D metóda

4D vynašiel Edward Ray, motivačný spisovateľ a konzultant. Metóda má pomôcť ľuďom, ktorí sú zhrození pri pohľade na svoj zoznam úloh a nevedia, ako ku všetkým nahromadeným veciam pristupovať.

Ray tvrdí, že si stačí naučiť naspamäť štyri slová na písmeno D a potom neklesnete na duchu pred horami práce. Tu sú:

• Urobte – ak vám bola pridelená úloha, je najlepšie to urobiť hneď a odškrtnúť si ju zo zoznamu.
• Delegát - keď nemôžete alebo nemáte čas niečo vykonať, ale máte relatívne voľného asistenta, preneste úlohu na neho.
• Odstrániť – niektoré veci nie sú také dôležité. Zahoďte ich tak, že ich natrvalo odstránite zo zoznamu úloh. Ak sa na vás pokúšajú uvaliť zbytočnú zodpovednosť, naučte sa povedať „nie“zdvorilo.
• Oneskorenie – ak je úloha príliš veľká alebo nevyžaduje okamžité vykonanie, možno ju odložiť. Určite jej však musíte stanoviť jasné termíny, inak zostane mŕtvou váhou.

Vyberte úlohu, vykonajte s ňou jednu 4D akciu a potom prejdite na ďalšiu.

19. Načasovanie

Ľudia, ktorí sa snažia byť produktívni, zvyčajne sledujú čas, ktorý strávia dôležitými vecami, a úplne zabúdajú brať do úvahy obdobia, v ktorých robia nezmysly. Tento problém rieši technika „Timing“, ktorú vynašiel odborník v oblasti riadenia času Gleb Arkhangelsky. Umožňuje vám pochopiť, kde trávite svoj čas, naučí vás byť pozornejšími k tomu, čo robíte, a menej rozptyľovať.

Vezmite si poznámkový blok a zapíšte si všetky svoje akcie a koľko ste ich urobili, s presnosťou 5-10 minút. Zaznamenávajte pracovné momenty, rokovania, stretnutia a dokonca aj čas strávený na YouTube a v hrách. Vezmite si na to pár týždňov. Potom listujte v zápisníku, spoznajte svoje „chronofágy“pohľadom a vyvodzujte závery. Možno potrebujete sledovať menej vtipné videá, tráviť menej času pitím kávy alebo sú vaším nepriateľom telefonáty.

20. Metóda Tima Ferrissa

Timothy Ferriss je guru produktivity, ktorý prišiel s vlastnou metódou organizácie práce s dvoma pravidlami. Prvým je pravidlo 80/20 alebo Paretov princíp, ktorý hovorí, že 80 % našej práce môžeme urobiť za 20 % času. Zvyšných 20 % zaberie 80 % času. Druhým je Parkinsonov zákon: práca vypĺňa všetok čas, ktorý je jej pridelený.

Dôsledkom toho, hovorí Ferriss, je, že nemusíte pracovať tvrdšie, aby ste urobili všetko - musíte sa lepšie sústrediť. Nechajte pracovať s plným nasadením len 20% pracovného času, ale môžete prerobiť všetky naozaj dôležité veci. A zvyšných 80 % môžete venovať jednoduchej rutine, aby ste sa mohli sústrediť na prioritné úlohy a vyhnúť sa prepracovaniu.