Ako urobiť viac v novom roku

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Aby ste pochopili, ako zvýšiť svoju produktivitu, musíte najprv vedieť, čomu presne venujete čas. Ak to chcete urobiť, sledujte, čo robíte počas dňa. Potom večer uvidíte, čo sa nedalo urobiť a na čo sa oplatilo venovať viac času.

Samozrejme, ak je váš pracovný deň zložený najmä z rôznych stretnutí (ak ste napríklad lekár alebo právnik), tento prístup nie je pre vás obzvlášť vhodný. Dá sa však využiť aj mimo pracovnej doby, ak si všimnete, že vám večery a víkendy ubiehajú bez povšimnutia sledovaním televíznych relácií a sociálnych sietí.

Zaobchádzajte s časom ako s jedlom

Správne rozdelenie času je nám dané s takými ťažkosťami, pretože samotný čas je veľmi vágny pojem. Nemožno ho vidieť ani sa ho dotknúť, dokonca aj vedci sa stále hádajú o jeho povahe.

Skúste teda čas vnímať ako niečo konkrétnejšie, napríklad jedlo. Tendencia byť rozptýlená je podobná chuti na nezdravé jedlo. Strata času je nadváha. A riešením problému (sledovanie času) je vedenie potravinového denníka.

Aké je všeobecné využitie stravovacích denníkov? Po prvé, pre ľudí s nadváhou môže byť niekedy šokom už len vedieť, čo jedia. Zdá sa, že všetky druhy občerstvenia a dezertov sa nepočítajú, kým ich neuvidíte spočítané na papieri. Pochopenie toho, čo jete, zdravý pocit hanby a zodpovednosť, ktorá prichádza s písaním denníka, spolu vedú k tomu, že schudnete rýchlejšie.

Rovnaké úvahy platia aj pri zaznamenávaní stráveného času. Ak si teda chcete vybudovať svaly produktivity, začnite sledovať, ako trávite čas.

Výhody sledovania času

Aby ste mali prehľad o svojom čase, budete musieť starostlivo zaznamenávať hodiny a minúty strávené počas dňa, počas niekoľkých týždňov alebo dokonca mesiacov. Akokoľvek paradoxne to môže znieť, aj samotný proces si vyžaduje čas.

Najprv sa pozrime na výhody sledovania času a potom prejdime na tipy, ktoré vám pomôžu začať.

1. Toto je základ pre ďalšie techniky produktivity

Silový tréning nezačíname bez toho, aby sme si určili počiatočnú váhu, ktorú dokážeme zdvihnúť. To isté by sa malo robiť, keď sa pokúšate vytvoriť nové návyky a zvýšiť produktivitu. Ak presne nevieme, ako a na čo trávime čas, jednoducho si nebudeme vedieť správne vypočítať čas na rôzne veci a budeme zo seba neustále nespokojní.

Ak si napríklad nevšimnete, že na sociálnych sieťach trávite celú hodinu denne, ako sa môžete tohto zlozvyku zbaviť? Budete si myslieť, že ak chcete byť produktívnejší, musíte si zoznamy úloh zostaviť inak. Aj keď stačí zablokovať Facebook alebo VKontakte.

Sledovanie času, ktorý strávite, vám pomôže zistiť, ktoré stratégie produktivity skutočne potrebujete.

2. Zistíte, že ste svoje časové náklady prerátali

Teraz sa všetci sťažujú, že sú neustále zaneprázdnení a nemajú dostatok času. Ale čo ak je tento pocit problémom vnímania a nie skutočným stavom vecí? Je možné, že to vzniká tým, že nesprávne odhadnete, koľko času vám zaberie robiť rôzne veci.

Keď sa pozrieme na naše rutiny, zveličujeme množstvo času, ktoré budeme musieť venovať určitým úlohám. A to nás odrádza od toho, aby sme sa pustili do podnikania alebo začali s novými koníčkami. A niekedy dokonca trávime na akcii viac času, ako je potrebné.

Samozrejme, nie všetky prípady sa zdajú byť časovo náročné. Niektoré sú naozaj časovo náročné. Sledovaním času stráveného počas niekoľkých týždňov si však všimnete, že určité úlohy sa plnia rýchlejšie, než ste si mysleli. Týmto spôsobom môžete mať čas na niečo, na čo ste predtým nemali čas.

3…. alebo podceňovaný

Rovnako často podceňujeme skutočne strávený čas.

Tendencia preháňať čas strávený napríklad rôznymi domácimi prácami vyplýva z toho, že takéto úlohy nám viac zaťažujú.

Čas strávený aktivitami, ktoré si nevyžadujú stres, zvyčajne letí. Práve tieto úkony je potrebné vylúčiť z každodennej rutiny.

4. Rozvíja zmysel pre zodpovednosť

Keď si sedel hodinu pri internete a potom sa vrátil do práce, je dosť možné, že si to nikto iný nevšimol. Ukazuje sa, že táto hodina jednoducho upadla do zabudnutia. Áno, na chvíľu sa cítite previnilo, ale potom na to jednoducho zabudnete a premrháte ďalšiu hodinu alebo dve ďalší deň.

Ale keď sledujeme svoj čas, musíme si zapísať aj túto premárnenú hodinu. Tu bude reakcia úplne iná. Nahrávka „Bol som na internete od 12:00 do 13:00“vyvolá oveľa väčší pocit viny ako len myšlienka: „Aha, prešla ďalšia hodina.“Musíte uznať, že ste stratili hodinu.

Prirodzene, keď sa večer pozerám na svoje poznámky, chcem vidieť, že deň nebol zbytočný. Ak ste dnes premrhali čas a zapísali si to, zajtra bude jednoduchšie nenechať sa rozptyľovať.

5. Pomáha vám robiť viac

Niekedy, keď chvíľu analyzujete svoje činy, zistíte, že naozaj nemáte čo robiť. Strácate čas maličkosťami, pretože to vašej práci naozaj neubližuje.

Ak môžete robiť svoju prácu a stále máte čas, no stále máte pocit, že deň je neproduktívny, môžete sa venovať viacerým úlohám. Ak pracujete pre seba a viete si spravovať svoj vlastný rozvrh, hľadajte nových klientov alebo dodávateľov alebo rozvíjajte svoj web. Ak pracujete pre veľkú spoločnosť, opýtajte sa vedenia, či existujú nejaké nové projekty, do ktorých by ste sa mohli pustiť. Je nepravdepodobné, že vás odmietnu.

6. Tým sa naučíte nenechať sa nastriekať na viacero vecí naraz

Každý vie, že multitasking je len prekážkou produktivity. A samotná myšlienka multitaskingu je len mýtus. V skutočnosti nerobíme niekoľko vecí súčasne, ale veľmi rýchlo znova a znova prechádzame z jednej úlohy na druhú. Náš mozog nie je stavaný na multitasking, takže nám nevyhnutne niečo uniká alebo nerobíme dobre.

Keď sledujeme čas, sledujeme každú úlohu. A pre každú úlohu vyčleňujeme určité časové obdobie, aspoň preto, aby sme uľahčili vedenie záznamov. Dokonca sme akosi hrdí, keď si všimneme, že hodina či dve sme venovali jednej dôležitej úlohe.

Postupom času si vypestujete schopnosť sústrediť sa na jednu vec a už sa vám nebude chcieť spájať viacero úloh a odvádzať pozornosť od dôležitej práce. S najväčšou pravdepodobnosťou si budete vedieť vyhradiť polhodinku či hodinu denne na rôzne drobné úlohy a všetky ich zvládnete na jedno posedenie.

Ako presne a efektívne sledovať svoj čas

Tu sú tri kľúčové pravidlá, vďaka ktorým bude vaše sledovanie času najefektívnejšie:

• úprimnosť … Nikto okrem vás tieto záznamy neuvidí, tak si to neprikrášľujte. Ak nie ste k sebe úprimní, prečo sa vôbec obťažovať týmto biznisom?
• Stálosť … Získať ucelený obraz o tom, čomu venujete čas, vám zaberie minimálne dva týždne. Robte si poznámky, len keď žijete bežným tempom (nie pred prázdninami alebo prázdninami).
• pedantnosť … Nemyslite na hodiny, ale minúty. Napríklad v prvých dňoch si zapisujte všetky svoje činy od rána do večera s presnosťou na každú minútu. Potom môžete prejsť na 5-, neskôr na 15-minútové intervaly.

Existujú dva spôsoby sledovania času:

• Časové intervaly … Napríklad od 9:00 do 9:15. Nastavte si časovač na každých 15 minút (aspoň najskôr, potom môžete časový interval predĺžiť) a zapíšte si, čo ste robili.
• Úlohy … Starajte sa o svoje veci a urobte si poznámku zakaždým, keď začnete niečo iné.

Vyskúšajte obe metódy a rozhodnite sa, ktorá z nich je pre vás najlepšia. Najprv si všetko zapíšte na minútu. Pomôže vám to pochopiť, koľko času skutočne zaberá každá úloha a ako je váš deň vo všeobecnosti štruktúrovaný. Potom môžete sledovať čas v určitých intervaloch. To uľahčuje plánovanie vecí a všímanie si, kedy ste najčastejšie rozptýlení.

Do poznámok môžete pridať aj krátke poznámky. Napríklad vedľa položky „Čítanie“uveďte, ktorú knihu alebo časopis ste čítali. Vedľa položky „Na ceste“môžete označiť počasie alebo to, čo ste počúvali (podcast, audiokniha, hudba) a vedľa položky „Hrali sme sa s dieťaťom“uviesť konkrétnu hru. Z jednoduchého sledovania času sa tak stane prakticky denník. Nemusíte to robiť, ale môže sa vám to páčiť.

Po dvoch týždňoch sa sledovanie času stane zvykom. Teraz si už nemusíte tak starostlivo zapisovať všetky svoje akcie. Len si dávajte pozor na čas (aspoň počas pracovného dňa) a sledujte, či ho využijete na maximum. Ak máte pocit, že ste často rozptýlení, vráťte sa k poznámkam.

Aj keď po tomto dvojtýždňovom experimente už vôbec nesledujete čas, skúste sa približne raz za rok skontrolovať, ako sa menia vaše návyky.

Digitálne nástroje

Existuje veľa digitálnych asistentov, ktorí automaticky sledujú, ako trávite čas. A hoci môžu byť užitočné (najmä ak ste si niekoľko hodín nerobili poznámky a v tej či onej chvíli ste zabudli, čo presne ste robili), nemali by ste sa na ne úplne spoliehať. Len vy sami viete, čo ste na nejakej stránke robili – pracovali alebo motali sa. Aplikácia to za vás neurčí.

• … Tento program beží na pozadí a sleduje, koľko času strávite na rôznych stránkach a aplikáciách. Je vhodný pre rôzne operačné systémy vrátane Androidu. V programe si tiež môžete nastaviť ciele a sledovať rast svojej produktivity.
• … Hoci bol tento program pôvodne určený pre freelancerov, mal by byť vhodný pre každého. Má praktické tabuľky, ktoré vizuálne odrážajú váš pokrok.
• (iba iOS). Stačí pridať svoje obvyklé úlohy, kliknúť na ne, keď začnete, a keď skončíte, kliknite na ďalšiu. Predchádzajúca úloha sa automaticky dokončí a aplikácia sama nastaví čas.
• … Rovnako ako ATracker, je to akási kombinácia digitálneho a analógového. Používate digitálne zariadenie, ale iba na vedenie záznamov. Evernote je možné používať ako bežný papierový zápisník.

Analógové zariadenia

• … Počas týždňa (čo je vašich 168 hodín) si zaznamenávajte, čo robíte, pričom si deň rozdeľte do 15-minútových intervalov. Majte svoj kalendár po ruke, napríklad na stole alebo v kuchyni. Za pár týždňov pochopíte, čomu zvyčajne trávite čas a ako môžete upraviť svoju rutinu.
• Obyčajný poznámkový blok. Niet divu, že sa to považuje za klasiku. Stačí si zapísať, kedy skončíte jednu aktivitu a začnete inú, a ak je to potrebné, pridajte vysvetlenia. Ak si napríklad pracovne prečítate článok na internete, označte ho podľa toho, namiesto toho, aby ste jednoducho napísali: „Prečítaj si článok na internete“.

závery

Keď si večer prelistujete svoje poznámky a uvidíte dobre strávený deň, budete mať pocit, že si odpočinok a spánok naozaj zaslúžite. Sledovanie času zmení nielen to, ako trávite každú minútu a každú hodinu, ale celkovo vaše vnímanie života.

Venujte čas tomu, na čom skutočne záleží. Sledujte svoj strávený čas. Zmeň svoj život.