7 tipov pre Gmail od bývalého zamestnanca Google

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Ak vám stovky prichádzajúcich e-mailov a neustále vyrušovanie pri kontrole pošty neumožňujú sústrediť sa na vašu hlavnú činnosť, potom je tento článok určený práve vám. Rudolphe Dutel, bývalý zamestnanec Google, vysvetlil, ako správne pracovať s Gmailom bez bolesti hlavy.

V roku 2011 sa Rudolf Dutel zamestnal v spoločnosti Google. „Môj prvý deň v kancelárii Google bol ako príchod Harryho Pottera do Rokfortu: máte veľké obavy, ako školák na prvom rande, a nie je jasné, čo máte robiť,“spomína Rudolph. "Preto som bol rád za akúkoľvek prácu, ktorá mi bola zverená, a za príležitosť naučiť sa niečo nové v tomto procese."

Nasledujúce dva roky bol predurčený na to, aby sa úzko zapojil do školenia zamestnancov spoločnosti pre prácu s poštovou službou Gmail, ako aj s jej firemným predajom.

Dütel už nie je členom Google, teraz je zamestnancom Buffer a zakladateľom projektu Remotive, elektronického týždenníka pre vzdialených pracovníkov. Niektoré triky, ktoré naučil svojich bývalých kolegov, však stále používa.

Ako trénovať svoj e-mail: 7 vražedných tipov pre prácu s Gmailom

Niekedy je otvorenie doručenej pošty v pondelok ráno ako zjavenie. Vytriediť nekonečný prúd písmen sa zdá byť fyzicky nemožné.

E-mail sa dnes nepoužíva s výnimkou odľahlých dedín, kde nie je elektrina ani mobilné veže. Podľa výskumu McKinsey Global Institute trávime v priemere tretinu nášho pracovného dňa odpovedaním na e-maily.

Priemerný kvalifikovaný pracovník strávi až 28 % svojho užitočného času analýzou e-mailov. To je asi 13 hodín týždenne.

Samozrejme, nechcem súhlasiť s takouto smutnou štatistikou. Navyše každý chce tráviť čas niečím užitočnejším. Za týmto účelom Dutel strávil veľa času testovaním možností Gmailu, nástrojov a služieb, pričom podľa jeho názoru vyzdvihol sedem najužitočnejších na každodenné použitie. Možno, že pracovná korešpondencia nie je taká dlhá záležitosť.

1. Použite tlačidlo „Zrušiť odoslanie“

Všimli ste si niekedy niekoľko nepríjemných preklepov v liste po kliknutí na „Odoslať“? Som si istý, že áno.

Odteraz sa už nie je čoho báť: máte funkciu zrušenia odosielania, ktorej využitie je prísnym predpokladom pre tých, ktorí sa rozhodli vážne ujať manažmentu vzácneho pracovného času.

Funkciu môžete aktivovať tak, že prejdete do ponuky a začiarknete príslušnú funkciu: „Nastavenia“→ „Všeobecné“→ „Zrušiť odosielanie“. Voliteľne je možné dobu zrušenia nastaviť na 10, 20 alebo 30 sekúnd.

Skúste to sami, mne osobne sa to páčilo!

2. Použite šablóny, aby ste ušetrili čas

Píšeme obrovské množstvo písmen rovnakého typu, podobných ako dve kvapky vody. Niekedy berieme ako základ nových listov tie, ktoré sme už napísali iným ľuďom. Napríklad pre predajcov je to pohodlné a môže to výrazne ušetriť čas.

Prečo si teda nepripraviť niekoľko šablón pre tento druh správ namiesto prepisovania toho istého znova a znova? Koniec koncov, nahradiť pár slov a fráz je oveľa jednoduchšie ako písať znova. Hlavná vec je nezabudnúť si to prečítať neskôr.

Pripravte a uložte si niekoľko odpovedí zo šablón, ktoré môžete v prípade potreby použiť neskôr.

Ak chcete povoliť funkciu „Šablóny odpovedí“, prejdite na kartu „Laboratórium“v ponuke nastavení.

Vďaka tejto neuveriteľne užitočnej funkcii sa Rudolphovi a jeho bratovi podarilo manuálne poslať svoje kontaktné údaje prvým 1 500 predplatiteľom Remotive v štandardnom poštovom liste.

3. Použite funkciu offline prístupu

Ďalší trik, ktorý sme sa naučili od Dutela, je, ako pokračovať v práci s Gmailom bez prístupu na internet.

Možno sa niektorí z vás radi na chvíľu odpoja od ostatných, aby sa mohli naplno venovať tvorivým úlohám. Vo väčšine prípadov sa však jednoducho nezaobídete bez priečinka „Doručená pošta“, kde ste napríklad vypustili technickú úlohu. Ako byť?

Pre všetky cesty vlakom, prípady s plateným alebo obmedzeným prístupom k Wi-Fi sieti a iné nepredvídané okolnosti môžete využiť funkciu „Offline“. Umožňuje vám čítať, odpovedať, vyhľadávať a archivovať e-maily bez prístupu na internet.

To je naozaj veľmi pohodlné, keďže tento režim vám umožňuje pracovať nielen s poštou, ale aj s Diskom Google a Dokumentmi Google.

4. Nemáte čas? Pauza

Občas prichádzajúce správy jednoducho padnú do škatule jedna za druhou, otravujú a odvádzajú pozornosť od práce, na ktorú sa sústredíme. Jedno, dva, štyri, desať nových písmen… Čo ak je tam niečo dôležité?

Najlepším riešením tohto problému bola podľa Dutela funkcia Inbox Pause. Význam tejto funkcie je veľmi jednoduchý: pozastavíte tok prichádzajúcej korešpondencie, ak ste zaneprázdnení niečím dôležitým, a keď sa oslobodíte od starostí a kalendára plného udalostí, vrátite sa k nim, ako keby ste ich dostali. v tej istej sekunde prejdete na stránku s kartou pošty.

5. Odhláste sa z nepotrebných zoznamov adries

Stáva sa, že je ťažké úplne sa zbaviť všemožných zásielok, ktoré sa dostanú do vašej pracovnej e-mailovej schránky. Ako sa zbavíte tých, ktoré pre vás nie sú vôbec zaujímavé?

Vyskúšajte Unroll.me, nástroj, ktorý vám pomôže usporiadať vaše e-maily najlepším možným spôsobom za pár minút. Keď sa zaregistrujete do služby, otvorte zoznam adries, na odber ktorého ste sa prihlásili. Potom sa odhláste z nepotrebných.

6. Zapnite 2-stupňové overenie

Zdá sa, že Gmail o nás vie takmer všetko: s kým komunikujeme, aké obrázky hľadáme pri vyhľadávaní, čo ukladáme do „Dokumentov“. Dá sa povedať, že ide o akési letové riadiace stredisko a hlavné veliteľstvo – sem vedú všetky prepojenia, ako cesty do Ríma. To znamená, že v prvom rade treba dbať na bezpečnosť.

Dvojstupňové overenie je najlepším riešením pre túto úlohu. „Dva-“, pretože na ochranu vašich informácií budete potrebovať nielen heslo do schránky, ale aj unikátny kód, ktorý dostanete pri každom pokuse o prístup do vašej schránky z mobilnej aplikácie alebo SMS-správy.

Rudolph tiež odporúča venovať pozornosť službe 1Password.

Mnoho ďalších populárnych služieb, ako sú Dropbox, Facebook a Twitter, tiež používa na prístup dvojstupňové overenie.

Mimochodom, pre bezpečnosť vašich údajov je dôležité zabezpečiť, aby sa váš účet Gmail nepoužíval na viacerých zariadeniach naraz, napríklad na dvoch počítačoch súčasne.

7. Používajte informatívnejšie upozornenia

Mnoho správ používa niekoľko stavov správ naraz: "Odoslané", "Doručené", "Prečítané". Na niektorých miestach, napríklad na Facebooku, sa na znázornenie týchto upozornení používajú ikony.

Pre službu Gmail existuje podobné riešenie – Sidekick. Je to dobrá aplikácia pre tých, ktorí si hľadajú prácu, alebo tých, ktorých aktivity súvisia s predajom: je veľmi výhodné získať stavy vašich odoslaných e-mailov.

Teraz viete trochu viac o bezpečnosti a úspore času pri práci s Gmailom. Dúfame, že rady skúseného odborníka vám pomôžu stať sa produktívnejšími.